Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса, характеристика существующих бизнес-процессов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современное развитие информационных технологий коснулось всех сфер деятельности. Уже невозможно найти предприятие, на котором бы не использовались информационные технологии. Уровень информатизации предприятия оказывает значительное влияние на конкурентоспособность предприятия.

Любая фирма должна иметь в штате квалифицированных сотрудников с высшим образованием, опытом работы, но также необходимо иметь и технический персонал – уборщика служебных помещений и дворника для наведения порядка на прилежащей к офису территории. Информация о бывших практикантах и их возможностях также нужно хранить в фирме. Данная информация требуется руководству фирмы постоянно. Поэтому в любой фирме автоматизация работы отдела кадров имеет свои ньюансы. Разработка автоматизированного рабочего места менеджера фирмы по работе с кадрами проведена в данной работе. Главной задачей создания АРМ является повышение эффективности функционирования отдела кадров фирмы на основе улучшения использования имеющихся ресурсов и рациональной организации работы, возможных в результате внедрения в деятельность сотрудников средств ВТ и современных информационных технологий. При создании АРМ предусматривается решение многих задач, среди них :

• ведение личных дел сотрудников;
• поиск информации по работникам;
• формирование справок;
• составление штатного расписания;
• автоматическая подготовка и печать приказов по персоналу;
• ведение статистики по предприятию;
• составление статистических отчётов;
• учёт командировок, отпусков и поощрений;

Это позволит повысить эффективность работы, а также предоставит обрабатываемую ими информацию всем пользователям информационной системы внутри фирмы. Вся веденная информация будет циркулировать в рамках единого информационного пространства т.е. информация введенная одним из сотрудников будет доступна всем, у кого есть доступ к ней.

1 Глава. Выбор комплекса задач автоматизации

В любой фирме качество оказываемых услуг напрямую зависит от знаний и опыта сотрудников, эффективное управление персоналом должно быть одним из приоритетных направлений деятельности. Планирование потребностей организации в персонале; его привлечение, отбор и оценка; повышение квалификации и переподготовка; управление карьерой; построение и организация работы на основе функциональных связей; стимулирование персонала; его социально-экономическая и правовая защита; управление затратами на персонал - таков далеко не полный перечень задач, которые необходимо решать в рамках кадрового обеспечения деятельности фирмы.

Управление персоналом постепенно перестает быть чисто административной функцией. В настоящее время все больше фирм придерживается концепции, в соответствии с которой функция управления персоналом является важнейшим компонентом стратегии развития бизнеса.

Любая фирма должна иметь в штате квалифицированных сотрудников с высшим образованием, опытом работы/

Но понятно, что содержать большой штат высококвалифицированных работников не всем под силу. Так что уместно будет взять на работу нескольких студентов-практикантов в помощь основным сотрудникам. Можно также приглашать студентов вузов на стажировку.

Необходим также секретарь-администратор, который будет принимать звонки и переводить их на нужного специалиста, обеспечивать жизнедеятельность офиса, регистрировать документы и заниматься архивной.

Кроме специалистов придется нанять еще и технический персонал – уборщика служебных помещений и дворника для наведения порядка на прилежащей к офису территории (если она, конечно, есть).

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Модель деятельности предприятия разработана с помощью программы BPwin 4.0, используя методологию IDEF0.

В целом технологию работы по можно описать следующим образом:

Сначала предприятие принимает на работу сотрудников. Для этого принимает анкеты от соискателей на работу. Анкеты рассматриваются, после чего подписывается приказ на прием на работу и данные сотрудника добавляются в базу данных предприятия.

От всех сотрудников предприятия принимаются заявки на желаемое время отпуска. После сбора всех заявок график редактируется и утверждается руководством.

Перед отпуском за 14 дней сотрудники подписывают приказ об отпуске. Если им необходим отпуск в другое время, то пишут заявление на перенос отпуска. После этого учитывается время реально отгулянного отпуска.

На рисунке 1.1 приведена контекстная диаграмма, раскрывающая бизнес-процесс «Управление персоналом фирмы».

Рис. 1.1 - Бизнес-процесс «Управление персоналом фирмы»

В состав бизнес-процесса «Управление персоналом фирмы» входят подпроцессы «Прием на работу», «Учет отпусков», «Учет приказов по сотруднику» рис. 1.2.

Рис. 1.2 - Декомпозиция бизнес-процесс «Управление персоналом фирмы»

Вначале предприятию необходимо найти сотрудников. Для этого принимаются и рассматриваются анкеты от соискателей. Те соискатели, кто подходит для работы на предприятие, подписывают приказ о приеме на работу и становятся сотрудниками предприятия.

Таким образом, процесс приема на работу включает в себя четыре основные стадии: прием заявлений на работу, рассмотрение анкет соискателей, подписание приказа но приеме на работу и внесение данных сотрудника в БД(рис. 1.3.).

Рис. 1.3 - Декомпозиция бизнес-процесса «Прием на работу»

Бизнес-процесс «Учет отпусков» включает: «Сбор заявок на желаемый график отпуска», «Редактирование графика отпусков», «Утверждение графика отпусков».

Собираются заявки на желаемое время отпуска, после этого график редактируется и утверждается руководством.

Декомпозиция бизнес-процесса «Формирование графика отпусков» представлена на рис. 1.4.

Рис. 1.4 - Декомпозиция бизнес-процесса «Учет отпусков».

Бизнес-процесс «Учет приказов по сотруднику» включает : «Оформление приказа на сотрудника», «Подписание приказа», «Ознакомление с приказом сотрудника», «Добавление данных приказа в БД».

Создается и подписывается приказ на сотрудника, сотрудник знакомится с данным приказом, данные приказа заносятся в БД.

Декомпозиция бизнес-процесса «Учет приказов по сотруднику» показан на рис. 1.5.

Рис. 1.5 - Декомпозиция бизнес-процесса «Учет приказов по сотруднику»

В данный момент времени учет отпусков производится без применения информационных систем в виде бумажного документооборота.

Такое положение дел недопустимо в современном бизнесе. Работа фирмы требует информатизации на основе баз данных.

Для повышения автоматизации предприятия необходимо снижение бумажных документов. Поэтому необходимо использование программных средств, которые будут не только создавать необходимые бумажные копии документов, но также будут хранить всю информацию на сервере в базе данных. Из базы данных вся информация будет доступна в любой момент времени всем необходимым отделам для выполнения своих функций. Электронный документооборот уменьшает целый ряд накладных расходов, снижает непроизводственные затраты, связанные, например, с архивным поиском документов, передачей документов в дело, отслеживанием документов и имеет следующие преимущества:

• простота получения копии документа;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• более высокая компактность архивов;
• большая скорость поиска и извлечения информации;

С учетом вышеуказанных причин необходимо разработать информационную систему. Данная информационная система будет подключаться к серверу базы данных, и позволит сотрудникам предприятия заносить в нее данные и получать необходимые данные, что позволит вести базу данных сотрудников, графиков отпусков и автоматически создавать бумажные копии документов и многое другое.

1.3 Характеристика документооборотов, возникающего при решении задачи

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации (НСИ).

Самое главное требование к информационному обеспечению - это достоверность (правильность) данных информационной базы. Требуемая подлинность сведений в информационных базах реализуется за счет высокой степени контролирования абсолютно на всех стадиях работы с данными.

Характерные черты технологического процесса обработки данных сопряжены с такими факторами, как: работа в режиме диалога с конечным пользователем, наличие различных накопителей информации, полное исключение всех бумажных технологий для обработки информации.

Благодаря интерактивному режиму отсутствует отчетливо установленная и предварительно согласованная заранее последовательность операций по обработке всех данных.

Имеется несколько методов регистрации первичной входной информации:

• документальный;
• документальный с регистрацией на машинном носителе;
• автоматический.

В проекте подготовки документов будет использоваться как первый, так и второй способы регистрации информации. Введение, обрабатывание и предоставление информации производятся в интерактивном режиме.

В основе диалогового (интерактивного) режима лежит динамическое взаимодействие машины и пользователя с помощью приема и передачи данных посредством устройств ввода/вывода. При интерактивном режиме поддерживается отбор требуемой информации, оперативная обработка команд, уведомлений, активное влияние пользователя в процесс обработки данных.

Осуществление диалога осуществляется с помощью установки взаимосвязей между данными, которые представляют собой информационные модели.

По методу установления взаимосвязей между данными различают реляционную, иерархическую и сетевую модели. Реляционная модель считается самой простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической модели такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, в сетевой возможны связи «всех со всеми».

В данное время реляционные системы наиболее лучше отвечают технологическим возможностям персональных компьютеров. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации - индексирование баз данных.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Под программным обеспечением необходимо понимать комплекс программ, которые обеспечивают работы вычислительной системы (системное программное обеспечение), а также программ, специализированных для решения определенных задач пользователя (прикладное программное обеспечение).

К выбираемому программному обеспечению в этом случае относятся операционная система (ОС) и среда программирования.

Все ОС подразделяются на:

• однопользовательские и многопользовательские;
• однозадачные и многозадачные.

Современные средства разработки ПО характеризуются огромным многообразием критериев, применяя которые разработчик имеет возможность автоматизировать ход разработки приложений.