Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса “Продажи”.pdf

1.4 Описание программного продукта

Данная инструкция предназначена для ускорения работы пользователя с информационной системой. ИС обладает простым, удобным интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для его работы функции.

Чтобы пользователь мог перейти к необходимым формам для заполнения документов существует главная форма, на которой расположены кнопки «Формы для заполнения документов», «Бланки документов», «Документы».

Рисунок 1. Главная форма

Нажав на кнопку «Формы для заполнения документов», переходим к списку форм, с помощью которых можно заносить данные о клиентах, предоставляемых услугах, а также данные о совершенных сделках, принятых заказах и т. д.

Рисунок 2. «Формы для заполнения документов»

Чтобы перейти обратно к главной форме – нужно нажать кнопку «Назад».

Принцип работы рассматривается на примере формы «Журнал заявок».

Рисунок 3. Форма «Журнал заявок»

На форме находятся кнопки, с помощью которых пользователь может добавлять новые данные, которые автоматически заносятся в таблицу. Также пользователь может посмотреть форму заявки представленную на рис.10

Рисунок 4. Форма «Заявка»

Аналогично проходит работа с другими формами:

1). «Сводка о количестве заявок»,

2). «Прайс-лист»,

3). «Гарантийный талон»,

4). «Счёт».

Чтобы перейти форме с бланками документов, нужно нажать кнопку «Бланки» на главной форме, а перейти обратно к главной форме – нажать кнопку «Назад». Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Бланки документов».

Рисунок 5. Форма «Бланки документов»

На форме «Бланки документов» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка»;

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт;

Чтобы перейти к необходимому бланку документа, нужно нажать кнопку, соответствующую названию бланка документа.

Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Документы».

Рисунок 6. Форма «Документы»

На форме «Документы» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка»;

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт;

Выводы по главе 1

Таким образом, программные продукты, имеющиеся на рынке являются скорее всего конструктором, чем готовым решением. Они предъявляют высокие требования к ИТ специалистам, которые ответственны за их внедрение, также требуют чёткой формулировки целей, средств, методов достижения этих целей. Строгое описание требований, глубокое понимание процессов, строгое определения требований к корпоративному стилю работы менеджеров является той путью, который и приведёт к успеху.

ГЛАВА 2. Построение функциональной модели бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

1. Менеджер отдела продаж оформляет ежедневно заявки клиентов на покупку бытовой техники в соответствии с прайс-листом. Заявка регистрируется в журнале заявок.

2. Оформляя заявки менеджер отдела продаж выставляет счёт клиенту. Счёт регистрируется в реестре счетов.

3. Бухгалтер получает ежедневно и обрабатывает приходные кассовые ордера и выписки банка. На основании этих документов бухгалтер определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж контролирует поступление платежей от клиентов.

5 Менеджер отправляет данные в виде счёта о покупке продавцу консультанту.

6. Продавец консультант на основании счета выписывает товарную накладную на оплаченный товар, затем проверяет товар на качество и комплектность, выписывает гарантийный талон на приобретенный товар и выдает товар покупателю.

7. В конце месяца менеджер на основании журнала заявок формирует сводку о количестве поступивших заявок на каждую модель бытовой техники.

2.1 Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Менеджер отдела продаж Бухгалтер Продавец-консультант

Оформление заявки клиентов

Обработка приходных

Кассовых ордеров и выписок банка

Заявка

Регистрация заявки

Журнал заявок

Определение оплаченных счетов

Выставление счета

Счет

Реестр счетов

Отметка об оплате

Регистрация счета

Реестр счетов

Оформление товарной накладной на оплаченный товар

Товарная накладная

Контроль поступивших платежей

Счет не оплачен

(срок истек)

Счет оплачен

Выдача товара

Отметка о недействительности заявки

Отметка об оплате

Гарантийный талон

Журнал заявок

Формирование сводки о количестве заявок

Сводка

2.2 Операции бизнес-процесса и документы

Таблица 9. Операции бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Таблица 10. Документы бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

2.3. Модель IDEF0 бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Специалисты многие предприятия используют IDEF0 стандарт и его вспомогательные программные продукты для моделирования деятельности. Эти модели используются для анализа, управления презентации, использование нормативных и методических документов для документирования деятельности в рамках подготовки к внедрению информационных систем и т.д. Несмотря на высокую распространенность и относительной простоте стандарта IDEF0, многие компании испытывают значительные трудности в профессионалы строительство и последующее использование моделей.

Довольно часто владельцы или руководители высшего звена стремятся иметь дело с текущей ситуацией и выяснить целесообразность существующего предприятия организационной структуры четко определить функции отделов, чтобы понять, кто несет ответственность за них, с которой эффективность работы и и т.д. Такая постановка задачи означает, что необходимо проанализировать деятельность предприятия, особенно руководители крупнейших бизнес-подразделений. Модель IDEF0 может помочь в этом случае четко расписать функции, выполняемые, структурировать их единицы. Построение моделей может быть подвергнуто обзор и предложить изменения как в структуре подразделений, а состав их функций. Модель может быть использована, чтобы обсудить с собственниками и принятия последующих решений о реорганизации компании.

Преимущества IDEF0 – показывает взаимодействие процессов в общем виде, без лишних подробностей.

Недостатки IDF0 –  нельзя увидеть алгоритма выполнения бизнес-процессов. Требует определенной подготовки для разработки и чтения нотации.

Основными потребителями нотации IDEF0 являются руководители, которым необходимо видеть и понимать взаимосвязь процессов, не вникая в мелочи (Приложение 1).

Модель IDEF0 может быть основана на организационной структуре. В этом случае, иерархия объектов в модели должна соответствовать иерархии структурных подразделений

.

Рисунок 7.Контекстная диаграмма.

Рисунок 8. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Рисунок 9. Второй уровень детализации контекстной диаграммы

2.4 Модель DFD бизнес-процесса «Продаж бытовой техники»

Цель такого представления — продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные. Может отражать не только информационные, но и материальные потоки.

Также, как и в других моделях, поддерживается декомпозиция.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

• внешние сущности (материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приёмником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад);
• системы и подсистемы (например, подсистема по работе с физическими лицами);
• процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом; физически это может быть, например, подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.);
• накопители данных (абстрактные устройства для хранения информации);
• потоки данных.

Необходимо размещать на каждой диаграмме от 3 (меньше нет смысла) до 7 процессов, не загромождая диаграммы несущественными на данном уровне деталями.

Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простая система построена только контекстную диаграмму с звездообразной топологии, центром которой является так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации. Для сложных систем (десять или более внешних субъектов, распределенный характер и универсальность системы) строится иерархия контекстных диаграмм. В этом контексте диаграмма верхнего уровня включает в себя не только главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных.