Файл: Основы проектирования работы в организации в РФ.pdf

В табл. 3.2 использованы такие условные обозначения:

"П" – планирование работы; "В" – выполнение работы;

"К" – контроль выполнения работы;

"С" – согласование со всеми участниками работы;

"У" – утверждение конечных результатов; "Н" – не принимает участия.

Координация является следующей по значимости функцией организации управления. Координация достигается за счет соотношения распределения функций и подотчетности персонала внутри предприятия. Если предприятие функционирует достаточно долго на рынке, то, как правило, процессы подчинения уже сформированы и регламентированы, но насколько они соответствуют нормам и правилам организации управленческой деятельности – это другой вопрос. Для предприятий, которые только созданы – данный вопрос не актуален, так как современный руководитель отчетливо понимает, что лучше сразу потратить ресурсы и время и создать эффективную структуру управления предприятием, чем потом тратить большие суммы денег на консалтинг и реорганизацию управленческих процессов.

Распорядительство, накопление и обобщение информации, а также планирование в организации управления достигается за счет разработки и использования управленческих продуктов – управленческих решений, управленческой информации и управленческого воздействия. Данные продукты позволяют руководителю предприятия полностью держать под контролем весь управленческий процесс. Для оценки уровня организации управления предлагается использование паутинную диаграмму (рис. 3.3).

1

2

3

4

Содержание

Управленческое воздействие

Координация

Обеспечение

Контроль

— нормативный контур;

- - фактический контур

Рис. 3.3. Паутинная диаграмма оценки уровня организации управления компании Древоград

На рис. 3.3 использована такая шкала оценки уровня выполняемых функций управления: 0 – функция не выполняется; 1 – функция выполняется стихийно, не регулярно; 2 – функция частично, в зависимости от ситуации; 3 – функция выполняется постоянно, имеет системность; 4 – функция выполняется максимально эффективно.

Теперь необходимо сложить полученные значения функций управления и сделать необходимые выводы об уровне на предприятии. Всего можно выделить четыре уровня организации управления на предприятии:

1 уровень – управление не системное, хаотичное, требует пересмотра выделенных объектов управленческой деятельности (сумма значений функций находится в пределах 0-5 баллов);

2 уровень – управление есть на предприятии, но в зачаточном состоянии и требует большего внимания со стороны руководителя путем постановки конкретных задач его повышения (сумма значений функций находится в пределах 6-10 баллов);

3 уровень – организация управления на предприятии сформировалось в отдельный центр ответственности – выделены подотчетные должности, в обязанности которых входят реализация функций управления, но не хватает целостности подхода к организации управленческой деятельности на предприятии (сумма значений функций находится в пределах 11-15 баллов);

4 уровень – достигнутые максимальные результаты по всем направлениям управленческой деятельности, организационный уровень находится на эталонном значении (сумма значений функций находится в пределах 16-20 баллов).

Как видно с рис. 3.3 в компании Древоград на минимальном уровне находится выполнение функции организации управления «обеспечение». Значение показателя критическое и требует переработки процессов планирования в данной области путем пересмотра регламентационных документов деятельности, а также повышения уровня координации и всех видов контроля.

3.2. Повышение исполнительской дисциплины внутри организации

Достаточно большой процент задач, поставленных перед исполнителями, не выполняются. Система электронного документооборота (СЭД) предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, что обеспечивает повышение уровня исполнительской дисциплины. Руководство может быть уверено, что поставленные задачи не канут в лету и будут отработаны. Так как есть возможность автоматически уведомлять о постановке, изменении и выполнении задач. Каждый сотрудник видит свой список задач, срок их исполнения и приоритетность.

Проблема заключается в том, что нет возможности своевременно получать информацию о выполнении поручении сотрудниками. Нет чёткой постановки задач и эффективного контроля их выполнения. Значительное потеря времени сотрудников на формирование отчета по результатам выполненных сотрудниками работ.

В работе рекомендуется внедрить путем организации электронного документооборота.

Контроль исполнительской дисциплины, реализованный в системе электронного документооборота, обеспечивает:

• быструю постановку задач одному или нескольким исполнителям;
• постановку автоматически генерируемых периодических и зависимых задач;
• автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;
• объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;
• прозрачность рабочих процессов;
• исполнение протоколов совещаний;
• учет трудоемкости задач, загрузки персонала;
• мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;
• возможность прикрепления файлов при постановке задач;
• возможность постановки и обсуждения задач в электронной почте.

Система электронного документооборота является мощным организующим инструментом управления для любой организации. Она позволяет руководящему составу организовать структуру кадровой подчинённости пользователей, контролировать своевременное исполнение задач и поручений, создавать для решения отдельных задач рабочие группы с организацией дополнительных связей подчинённости.

Подсистема отчётов позволяет составить полную картину деятельности отдельных сотрудников, подразделения или компании в целом. Накопление статистики по выполняемым действиям для каждого сотрудника компании позволяет руководству оперативно реагировать на возникающие трудности в решении поставленных задач. Тем самым достигается высокий уровень управления и тактического планирования, который необходим для получения производственной прибыли и дальнейшего развития компании.

На сегодняшний день такие системы представлены такими программными продуктами как: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), система «МОТИВ».

Сравнительная характеристика продуктов представлена в табл. 3.4.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Таблица 3.4

Сравнительная характеристика продуктов СЭД

Таким образом система «МОТИВ» является самой оптимальной и позволит учесть все нюансы любой компании не зависимо от сферы деятельности.

Выводы и предложения

В курсовой работе была достигнута цель путем решения таких практических задач. В работе была изучена сущность планирования работы в организации, рассмотрены методы планирования работы в организации, описан алгоритм проектирования работы в организации.

В курсовой работе была выбрана за объект исследования компания Древоград – приведена ее краткая история создания, проанализированы недостатки планирования работы в компании, а также рассчитаны экономические показатели компании Древоград.

В проектном разделе курсовой работы предложены мероприятия по повышению эффективности организации работы в компании Древоград.

По результатам можно сделать такие выводы.

Понятие «работа» в дополнение к понятию «функция» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. дает ответ на вопрос: как делать и кому следует (права и ответственность) делать? Все вместе это позволяет достаточно четко выделить и описать тот или участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех ее деятельности – определенная работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо задачи.

Для достижения стратегических целей организации и реализации выбранной ею стратегии, необходимо такое проектирование организации, которое будет соответствовать выбранной стратегии, а это и есть реализация функции организации, связанной с распределением работы по уровням и подразделениям организации и с распределением ответственности за выполнение этой работы. Другими словами необходимо создать или изменить структуру организации.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задания формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному критерию оптимальности. Эта проблема имеет многокритериальный характер. Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценивания, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов из выбора и оценивания наилучших вариантов организационных решений.

Компания Древоград занимается строительством деревянных домов и бань более 7 лет. Для производства срубов домов и бань используется экологически чистая древесина хвойных пород. Компания предлагает как традиционные срубы ручной рубки, так и дома, и бани, изготовленные из профилированного бруса.

Миссия компании Древоград сформулирована следующим образом: «Все для нашего клиента: лучшие цены, большой ассортимент, самые известные производители, стопроцентное качество»!

К основным конкурентам можно отнести такие компании как ООО «Глулам», компания «Fin-House», компания «GOOD WOOD», строительная компания «Домакс», ООО «Евлашевский ДОК» и компания «Сдб-строй».

На конец текущего периода в структуре активов компании подавляющий удельный вес имеют оборонные активы – это повышает ликвидность капитала и является залогом устойчивости деятельности. В структуре пассивов самый весомый удельный вес занимают краткосрочные обязательства, что является признаком того, что организация имеет трудности с ликвидностью основных средств и постоянно кредитует свой бизнес. Это характеризует компанию как таковую, что имеет проблемы с платежеспособностью, то есть компания ощущает значительные финансовые трудности. В компании существуют определенные трудности с эффективностью проектирования работы, что потребовало разработки соответствующих мероприятий.

Планирование охватывает все управленческие блоки и является связующим звеном.

Если выполнение всех этих функций обеспечено на предприятии, то можно считать, что качественное управление присутствует в полной мере на данном хозяйствующем субъекте.

Даже если все функции управления можно выделить среди управленческой деятельности, то необходим инструмент, который определил бы, насколько эффективно они выполняются, то есть определил бы уровень организационного управления на конкретном предприятии.

В компании Древоград на минимальном уровне находится выполнение функции организации управления «обеспечение». Значение показателя критическое и требует переработки процессов планирования в данной области путем пересмотра регламентационных документов деятельности, а также повышения уровня координации и всех видов контроля.

Достаточно большой процент задач, поставленных перед исполнителями, не выполняются. Система электронного документооборота (СЭД) предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, что обеспечивает повышение уровня исполнительской дисциплины. Руководство может быть уверено, что поставленные задачи не канут в лету и будут отработаны. Так как есть возможность автоматически уведомлять о постановке, изменении и выполнении задач. Каждый сотрудник видит свой список задач, срок их исполнения и приоритетность.