Файл: Проектный офис принципы и этапы формирования..pdf

Алгоритм необходимых действий на этапах процесса подготовки и внедрения методических инструментов из схемы на рисунке 7 состоит из:

- создания шаблонных документов (концепция проекта, устав проекта, статус проекта и т.п.);

- адаптации стандартов управления проектами для данного внедрения ОУП; - подготовка изменений, вносимых в организационные положения (служит обеспечением прозрачности взаимодействия компании и ее структурных подразделений с офисом проектного управления);

- практическое использование системы управления проектами.

Организация офиса управления проектами позволит формализовать всю проектную деятельность путем методического обеспечения. Его задачами являются:

1. Оценка и приоритезация проектов;

2. Систематизация инициации проектов;

3. Систематизация планирования проектов;

4. Систематизация отчетности по проектам;

5. Обеспечение шаблонами документов (концепция, устав, отчет о статусе проекта и т.п.);

6. Обеспечение шаблонами и процедурами для разных типов проектов.

Также создание данного структурного подразделение обязует команду проекта использовать различные инструменты и системы управления проектами, что положительно отразится на качестве, времени реализации проектов, а также на их результате.

К системам управления проектами относятся:

1. Система календарного планирования;

2. Система актуализации фактических данных по ходу реализации проекта;

3. Система по работе с проектной документацией;

4. Система для управления записями по процессам;

5. База знаний (типовые проекты, характеристика инструментов управления проектами, шаблоны документов).

Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО «ТРК Прима-ТВ» добиться ряда весомых преимуществ:

Исходя из отчетов по исследованиям PMI, внедрение проектного офиса и системы управления проектами в компанию позволит:

- сократить бюджеты на реализацию проектов на 20-25%;

- сократить сроки реализации проектов на 25-30%;

- снизить трудозатраты функциональных руководителей на управление проектами на 25-75%;

- сократить время составления отчетов по проектам на 50-85%;

- сократить время планирования проектов на 25-75%;

- повысить эффективность управления рисками на 20-25%.

Рассмотрим эффект от внедрения изменений на примере проекта «Белой Ярмарки».

В расходы проекта включались: закуп и брендирование сувенирной продукции от телеканала, закуп почтовых открыток и марок для локации «Почта Деда Мороза», оснащение места проведения фестиваля необходимой мебелью и контейнерами, гирлянда, сцена, работа подрядчиков по монтажу и демонтажу локаций, а также заработная плата участников команды проекта и сотрудников компании, привлекаемых на отдельные работы.

Всего расходы по проекту составили 1263000 рублей. Далее расчет экономии проведен в таблице 4.

Таблица 4

Расчет экономии от внедрения рекомендаций

Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО «ТРК Прима-ТВ» добиться ряда весомых преимуществ:

1. Деятельность по реализации проектов привлечёт то внимание и ресурсы, которых ей не хватало;

2. Снизятся бюджеты на реализацию проектов;

2. Возврат рабочей нагрузки участников команды проекта в оптимальные пределы положительно отразится на их психологическом и физическом состоянии, что увеличит их работоспособность и поможет реализовывать проекты эффективнее;

3. Ведение документации позволит оценить актуальную общую картину проектной деятельности в компании;

4. Применение командой проекта приобретенных методологических знаний в позволит снизить временные задержки проектов, а также различные превышения бюджетов.

В результате, благодаря реализации вышеизложенных предложений, можно решить проблемы организации, связанные с формализацией и эффективностью проектной деятельности, а также с рабочей нагрузкой участников проекта. Выделение проектного офиса в структуре организации будет логичным шагом её развития и позволит повысить эффективность реализации проектов, а также даст возможность для дальнейшего расширения проектной деятельности в рамках организации.

Заключение

Офис управления проектами — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности.

На первом этапе, необходимо однозначно сформировать целевое назначение проектного офиса, а также определить вид создаваемого проектного офиса в зависимости от установленных целей.

В зависимости от вида проектного офиса в начальной стадии его функционирования необходимо разработать внутреннюю методологию его деятельности, которая будет впоследствии покрывать все этапы реализации проектов. В связи с этим второй этап должен предполагать выбор методологии управления проектным офисом.

Третий этап организации проектного офиса предполагает внедрение системы контроля проектами и определение критериев эффективности реализации проекта.

При выборе подхода к созданию проектного офиса следует учитывать, что модель, которая будет развернута в организации, может включать в себя, как единственный проектных офисов, так и множество различных проектных офисов на разных уровнях управления и по разным направлениям деятельности.

Во второй главе курсовой работы мы провели анализ проектного управления в ООО «ТРК Прима-ТВ».

Однако проектная деятельность в организации является «непризнанной». Отсутствует формализация процесса управления проектами, а также не созданы условия для комфортного участия сотрудников в команде проекта (участники значительно перерабатывают), что доказал расчет матрицы распределения административных задач управления.

В связи с этим, организации ООО «ТРК Прима-ТВ» было предложено выделить офис управления проектами со стабильно участвующими сотрудниками в отдельную структуру. Данное предложение решило бы вопрос переработок сотрудников и формализации проектного управления. За счет признания проектной деятельности в организации, весь процесс стал бы сопровождаться необходимой документацией, финансовые операции по зарплатным расчетам также стали бы проводится официально через расчетный счет компании.

Повышение уровня комфорта работы в команде проекта, полная занятость и четкое регламентирование всех процессов существенно упростит работу и скажется на результатах реализуемых проектов.

Список литературы

Бутин Д.А., Бурмистров А.Н. Модель жизненных циклов проекта: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2016. С. 310-312.

Волков, И. М. Проектный анализ : учебник для вузов / И. М. Волков, М. В. Грачев. – Москва : ЮНИТИ, 2014. – 412 с.

Емельянов, Ю.А. Управление инновационными проектами в компании : учебник Ю.А. Емельянов. - Москва : Интро. 2016. - 39 с.

Крель М. Что такое продуктивный проектный офис и как получать от удовольствие от работы в нем? // Управление проектами, 2014, № 1-2 (29).

Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления: экономический анализ: теория и практика / Ю.Н. Лапыгин . – 2014, с. 50-53.

Мазур, И. И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход : руководство / под ред. И. И. Мазура, В. Д. Шапиро. – Москва : Аввалон, 2014. – 514 с.

Матвеева Л. Г. Управление проектами : учебник / Л.Г. Матвеева. - Ростов на Дону : Феникс, 2015. - 423 с.

Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента [Электронный ресурс] : комплекс управления организацией // интернет-журнал «Простой бизнес». – Режим доступа: http://www.prostoy.ru. (дата обращения: 10.11.2018)

Потеев П., Горюнов Г. Практика управления рисками // IT-менеджмент, 2014, №02.

Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015. – http://www.pmservices.ru/projectmanagement-news/proektnyj-ofis-novoe-issledovanie-global-state-of-pmo-2015.

Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления / М.Л. Разу. – Моска : КНОРУС, 2014. – 760 с.

Решке, Х. Мир управления проектами : пер. с англ. / под. ред Х. Решке, И. Хшеме. – Москва : Аланс, 2014. – 312с.

Руководство к своду знаний по управлению проектами. [Электронный ресурс] : Руководство PMBOK // интернет-ресурс. – Режим доступа: http://www.pmbok/4e.ru.

Статьи о системах управления проектами // Ресурс для IT специалистов. URL: https://habrahabr.ru. (дата обращения: 10.11.2018)

Характеристика систем управления проектами // Поиск и подбор сервисов для бизнеса. URL: https://startpack.ru/category/projectmanagement (дата обращения: 10.11.2018)

1. Источник: www.p3o-officialsite.com.

1. Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления: экономический анализ: теория и практика / Ю.Н. Лапыгин . – 2014, с. 50-53. ↑

2. Руководство к своду знаний по управлению проектами. [Электронный ресурс] : Руководство PMBOK // интернет-ресурс. – Режим доступа: http://www.pmbok/4e.ru. ↑

3. Бутин Д.А., Бурмистров А.Н. Модель жизненных циклов проекта: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2016. С. 310-312. ↑

4. Характеристика систем управления проектами // Поиск и подбор сервисов для бизнеса. URL: https://startpack.ru/category/projectmanagement (дата обращения: 10.11.2018) ↑

5. Источник: www.p3o-officialsite.com. ↑

6. Статьи о системах управления проектами // Ресурс для IT специалистов. URL: https://habrahabr.ru. (дата обращения: 10.11.2018) ↑

7. Решке, Х. Мир управления проектами : пер. с англ. / под. ред Х. Решке, И. Хшеме. – Москва : Аланс, 2014. – 312с. ↑

8. Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления / М.Л. Разу. – Моска : КНОРУС, 2014. – 760 с. ↑

9. Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента [Электронный ресурс] : комплекс управления организацией // интернет-журнал «Простой бизнес». – Режим доступа: http://www.prostoy.ru. (дата обращения: 10.11.2018) ↑

10. Волков, И. М. Проектный анализ : учебник для вузов / И. М. Волков, М. В. Грачев. – Москва : ЮНИТИ, 2014. – 412 с. ↑

11. Матвеева Л. Г. Управление проектами : учебник / Л.Г. Матвеева. - Ростов на Дону : Феникс, 2015. - 423 с. ↑

12. Мазур, И. И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход : руководство / под ред. И. И. Мазура, В. Д. Шапиро. – Москва : Аввалон, 2014. – 514 с. ↑

13. Емельянов, Ю.А. Управление инновационными проектами в компании : учебник Ю.А. Емельянов. - Москва : Интро. 2016. - 39 с. ↑

14. Потеев П., Горюнов Г. Практика управления рисками // IT-менеджмент, 2014, №02. ↑

15. Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015. – http://www.pmservices.ru/projectmanagement-news/proektnyj-ofis-novoe-issledovanie-global-state-of-pmo-2015. ↑

16. Крель М. Что такое продуктивный проектный офис и как получать от удовольствие от работы в нем? // Управление проектами, 2014, № 1-2 (29). ↑

17. Устав ООО «ТРК Прима-ТВ». – Введ. 30.07. 2008. – Красноярск : ООО «ТРК Прима-ТВ» ↑

18. Приказ о создании рабочей группы в ООО «ТРК Прима-ТВ. – Введ. 01.12. 2017. – Красноярск : ООО «ТРК Прима-ТВ», 2017. ↑