Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».pdf

Склад – специальное помещение для хранения чего-нибудь; запасы товаров, материалов, сложенных в одном месте. Для того что бы знать что на складируется на складе ведется учет товаров.
Складской учет включает в себя отслеживание прихода и расхода товаров на складе и перемещение товаров между складами и в магазины.
Движение товаров на складе от момента их приемки до момента выбытия со склада должно детально документироваться и находить отражение в учете. Одним из ключевых моментов в эффективной организации процесса производства на предприятии является четко и корректно организованная система учета.

Организованная на предприятии система учета товаров на складе в первую очередь должна обеспечивать своевременное, достоверное и полное отображение процессов поступления, движения, перемещения, списания и использования в производстве или управлении всех имеющихся у предприятия материалов с момента их поступления на склад до момента их фактического выбытия.

Поскольку склады работают с большими потоками товаров, учёт этих потоков требует немало усилий, рутинных операций. При помощи автоматизированных информационных систем работа бухгалтера по ведению складского учета может быть облегчена. Автоматизация складского учета призвана повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера по складскому учёту и улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению информации и доступу к ней. На основе ранее введенных данных впоследствии можно получить информацию о товарах, имеющихся на складе, и провести анализ по какому-либо признаку.

Цель и задачи КР: Целью данного курсового проекта является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет», для достижения поставленной цели нужно выполнить следующие:

Выбор комплекса задач автоматизации;
Характеристика существующих бизнес – процессов;
Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи;
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению;
Обоснование проектных решений по программному обеспечению;
Информационная модель и её описание;
Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации;
Характеристика результатной информации;
Общие положения (дерево функций и сценарий диалога);
Характеристика базы данных;
Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей);
Описание программных модулей;
Контрольный пример реализации проекта и его описание.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Работа склада заключается в хранении товара на длительный и короткий срок. Для полноценной работы склада требуется учет и контроль движения товаров, находящийся на нем. Что бы достичь этой цели предусмотрен ряд документаций в бумажном виде, что является не самым быстрым способом добычи информации. В настоящее время на складах для учета и контроля движения используются компьютерные технологии, что позволяет ускорить процесс работы склада, увеличивая тем самым его пропускную способность.

Склады работают с поставщиками и оптовиками. С которыми ведутся переговоры и заключаются сделки, которые нужно оформлять по ГОСТ стандарту. Для заключения сделок нужно знать точное количество товара, приходящего или хранящегося.

Сделка — действия физических и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Поэтому для складского учета актуальна роль компьютерных технологий в их деятельности.

На складах проходит большой документооборот. Для ознакомления с какими документами работает склад приведен пример на схеме 1.

Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.

Документооборот состоит из операций:

Поступления товаров на склад
Отпуск со клада в производство
Отпуск со склада в обособленное подразделение
Списание товаров со склада
Сверкой наличия товаров с данными бухгалтерского учета

Схема 1. Документооборот на складе

На «схеме 1. Документооборот на складе» представлено наглядное распределение документов и операций, проходящих на складе.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Для представления движения на складе товаров приведем сначала схему процесса движения товаров.

Схема 2. Движение товара от производителя к продавцу

Производитель производит товар, который ему нужно продать, он договаривается со складом о поставки товара на склад. После при помощи поставщика доставляет товар на склад, где он будит хранится до продажи или дальнейшего распределения партии. После нахождения точки доставки поставщик доставляет товар в назначенный пункт.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Схема 3. Подробное описания бизнес процесса «Складской учет»

На схеме 3 представлено доставка товара на склад и дальнейшие возможные действия с ним, а также сопровождающие документы во время каждой стадии.

Во время приема товара от поставщика поступают документы на поставку товара по форме М-2, М-2а – доверенности на получение. Составляется приходный ордер М-4, карточка складского учета М-17, акт о приемке М-7. После товар отправляется на склад. После товар может быть распределен на четыре направления:

Производство

Продажа

Списание

Учет

При движении товара на производство, требуются документы: Распоряжение на отпуск со склада М-11 накладная; Лимитно-заборная карта М-8; Карточка складского учета М-17.

При движении товара на продажу оформляется накладная на отпуск М-15 товара со склада.

При списании товара со склада оформляется акт о списании.

При учете товаров на складе задействуются документы: отчеты о передвижении товаров на складе и карточки складского учета М-17.

Возможные проблемы учета товара и документооборота во время работы:

Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках

Последствиями такой проблемы являются дублирование позиций и пересортица. «Дубли» возникают в последствии не формализованного процесса введения данных, которые описывают свойства товара в наименовании. Эта проблема особенно часто встречается, когда данные базу вносят несколько операторов.

Решение: конкретизация процесса ввода данных в базу, с про писание иерархии свойств товара, то есть жесткая последовательность формирования названия, отражающего свойства товара, например, сначала вводим группу товара, потом марку производителя, далее модель товара и дополнительную характеристику (цвет, объем).

Применение штрихкодирования в учете ТМЦ

Современный рынок располагает огромным количеством наименований единиц товара, и почти всем присвоен штрих-код. По идее штрих-код не должен встречаться дважды, но на самом деле — очень часто через склад проходит товар с повторяющимися штрих-кодами, и мы опять сталкиваемся с «за двоением», но уже кодов ТМЦ с различными наименованиями. Пути решения – применение дополнительного программного обеспечения и ТСД для работы со штрих кодами.

Проблема приема товара при расхождениях в названиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем получателя и поставщика

При вводе документа в базу данных и проведений прихода в учетной системе после приема товара на основании полученных со склада накладных ошибка внесения данных будет обнаружена постфактум. Это произойдет при инвентаризации или при включении в накладную товара, который отсутствует на складе. Решение проблемы: внедрение практики приема товара по наперед созданным в собственной учетной системе приходным накладным, а не по документам поставщика.

Проблема пере проведения документов задним числом и пере проведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ

Простым и эффективным решением проблемы положительных и отрицательных остатков является запрет на любые изменения остатков перед инвентаризацией. Обеспечить проведение всех документов только текущим временем и текущей датой. Если всё же возникает необходимость «исправить» движение по товару, то нужно создать отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

Проблема работы в распределенной базе

При распределенной учетной базе возникают проблемы с «накладыванием» одних проводок на другие, что приводит к замещению корректных документов на некорректные. Решение проблемы: присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы, которые создаются в системе учета имеют такие статусы:

запланирован – документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например, менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

выполняется – начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа – корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

завершен – задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

Проблема партионного учета при резервировании

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO – в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает по серийная пересортица. Или – склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считается, что решением данной проблемы является «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке или перемещению товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара – данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Выбор операционной системы объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.