Файл: ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ.pdf

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, то есть управлять, можно только с помощью коммуникаций.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Рисунок 1. Основные элементы коммуникации

Взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи

Зарождение идеи - очень важный, так как часты случаи, когда процесс обмена информацией прерывается именно на этом этапе (в основном это из-за того что, отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи). Начало обмена информацией - выбор информации и формулирование идеи. Отправитель выбирает нужную информацию, он должен сделать свою идею интересной и притягательной для получателя.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, отправитель должен принять в расчет множество факторов^[14].

1. Кодирование и выбор канала

При кодировании и выборе канала идея превращается в обращение, которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма, видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений, язык жестов и прочие. Результат кодирования - сообщение, которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.

1. Передача

На третьем этапе - отправитель посылает информацию с помощью канала передачи сообщения. Зачастую многие путают этап передачи информации с самим процессом коммуникации. Но ведь передача является лишь одним из этапов коммуникации. А чтобы процесс коммуникации был эффективен, необходимо пройти все этапы коммуникации.

1. Декодирование

Декодирование - последний этап происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Разные получатели могут раскодировать информацию по-разному, зависит это от их опыта и представлений. Процесс коммуникации будет более эффективным, если информация будет тщательно раскодирована.

Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности^[15].

1.2 Виды коммуникаций

Коммуникации классифицируют по:

1. По субъекту и средствам коммуникации:

• Межличностные;
• Организационные;

Организационные коммуникации делятся на:

• Внешние;
• Внутренние;

1. По каналам общения:

• Формальные;
• Неформальные;

1. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

• Вертикальные;
• Горизонтальные;

1. По направленности общения:

• Нисходящие;
• Восходящие коммуникации^[16].

Межличностные коммуникации - коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют большую значимость для изучения организационного поведения.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами^[17].

Организационные коммуникации подразделяются на две большие группы:

• Внешние коммуникации - коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой многообразны: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.
• Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями^[18].

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

• коммуникации «руководитель - подчиненный». Связаны c прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;
• коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы^[19].

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации - это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Канал неформальных коммуникаций - это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем пo каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами»^[20].

Вертикальные коммуникации - это обмен информацией между иерархическими уровнями организации. Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие (сообщение подчиненным уровням o принятом управленческом решении) и на восходящие (отчёты, предложения, объяснительные записки).

Нисходящий поток коммуникаций используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимание, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными^[21].

Восходящие коммуникации представляют собой систему каналов движения «снизу вверх», другими словами, восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителя мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить интегрированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других - происходит спонтанно^[22].

Вертикальные и коммуникации играют роль в организации. Обычно считать, что направление коммуникаций значимо, поскольку реализует основной построения организации - . С другой , он всегда с координационным , связанным с направленностью коммуникаций. сочетание этих принципов и типов обеспечивается функция организации целом. Данное образует своего «каркас» всей сети организации^[23].

по главе 1

- социально обусловленный передачи и информации в межличностного и общения по каналам с разных коммуникативных .

Общение людей с помощью и невербальных .

Коммуникации в - это сложная, система, охватывающая саму организацию ее элементы, и ее окружение .

Коммуникации организации выполняют значимых функций: ; мотивационная; контрольная; ; коммуникативная.

Коммуникационный - это процесс информацией между и более . Его цель - передачу и информации, являющейся обмена. Если понимания не , то коммуникация состоялась, из следует, что стороны играют ней активную .

При обмене отправитель и проходят несколько этапов. Их - составить сообщение использовать канал его передачи образом, чтобы стороны поняли разделили исходную .

Таким образом, выступают как условие для группы и жизнедеятельности .

Коммуникации по: по и средствам , по каналам , по организационному (по пространственному каналов), по общения.

Глава 2. коммуникаций в

2.1 Проблемы структурных

Наличие четко коммуникаций в способствует решению важнейших организационных , в частности деятельности отдельных единиц в относительно общей , обеспечению устойчивых с внешней , предоставлению подразделениям необходимой рабочей и целевых и др.

создание коммуникационных , формирование устойчивых каналов сопряжены рядом трудностей, как дефектами каналах информации, и дефектным или декодированием сообщений^[24].

Проблемы, с созданием действующих коммуникаций, разделить на основные группы^[25]:

• структурных коммуникаций
• , возникающие в межличностного общения.

проблема между организационной структуры неопределенностью во между отдельными единицами организации. этом распоряжения директивы руководящего организации могут соответствовать ситуации, пониматься подчиненными, , последующее сообщение противоречить ранее . Кроме того, случае неопределенности горизонтальные связи отдельными подразделениями членами организации ненадежными, информация подразделениям поступает , что вызывает голод или, , избыток противоречивой .

Барьеры коммуникации - , мешающие осуществлению и взаимодействию коммуникатором и . Они препятствуют приему, пониманию усвоению сообщений процессе осуществления связей. Барьеры как в системе, так в механизме ^[26].

В условиях могут усиливаться основные виды в коммуникационных :

1. Искажение сообщений - , при котором структурные единицы поступает информация, адекватная реальной . Искажения в сетях приводят значительному замедлению работ в . Принятие решения его реализация начинаться одновременно: , как следует работу, не важно, чем решение о , что следует . Но искажение не позволяет к немедленной решения, поскольку основано на предпосылках. В с этим возвращаться к ситуации, повторять . Кроме того, информации приводят неправильной постановке , что немедленно на остальных организации.

Все в организационных разделяются на группы:

• непреднамеренные , которые возникают силу недостатка , неясности ситуации затруднений в контактах;
• сознательные , которые представляют опасность при решений в и постановке : в данном промежуточное звено коммуникационной цепочке с содержанием (например, несогласно распоряжением вышестоящего управления) и изменить характер воздействия;
• фильтрация в сообщении, отсекается ненужная данный момент , остается только . Эта операция коммуникационном процессе привести к информации, вредным , которые препятствуют эффективных управленческих . Отрицательный эффект наблюдается, когда руководителей пытаются только информацией содержания, не до их наиболее острые ; когда существует перед наказанием, бесполезность информации -за ее оценки^[27].