Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Выбор комплекса задач).pdf

Введение

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности ООО "Евросеть-Ретейл" является обеспечение эффективности его управления. Для компании характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений и различием выполняемых функций. Как правило, это такие проблемы, как:

1. Отсутствие организационного единства среди подразделений компаний, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии процесса управления продажами, расчета сумм поставок и унификации нормативно-справочной информации.

2. Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управления, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

3. Недостаточная оперативность обработки данных о деятельности подразделений.

4. Отсутствие актуальной информации о реальном сотрудничестве с покупателями.

При этом одно из важных задач является управление продажами. Автоматизировать процесс управления продажами – это значит упростить процесс ввода и обработки данных и, при этом, сэкономить большое количество времени. В настоящее время данная задача трудоемка и требует постоянной взаимосвязи менеджеров и специалистов по планированию, учету и анализу, с целью принятия управленческих решений по обеспечению соответствующего уровня продаж.

Использование автоматизированной информационной системы делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет:

• повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

• улучшить управление при помощи автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы;

• обеспечить надежный учет и контроль за продажей продукции;

• руководителям анализировать деятельность своего подразделения и оперативно получать сводные и аналитические отчеты.

Объект: объектом является деятельность ООО «Евросеть-Ретейл», вид деятельности – продажа сотовых телефонов и аксессуаров.

Предмет: предметной областью дипломного проекта яв автоматизированная информационная система управления продажами.

Цель целью дипломного проекта является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач

В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия — малого, среднего или большого — оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.

Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис. 1.1)

Рисунок 1.1 - Бизнес процесс продажи товаров.

Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно-суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 – Обобщенная модель управления продажами на предприятии

В ООО «Евросеть-Ретейл» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета.

Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.

Автоматизация управления торговыми процессами в ООО "Евросеть-Ретейл» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Управление торговыми процессами в ООО "Евросеть-Ретейл» филиал основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между ООО "Евросеть-Ретейл» филиал и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных «1С: Предприятие 8. Управление торговлей» входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Структура системы и варианты поставки.

Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей:
• Анализ товародвижения.
• Анализ работы с покупателями.
• Финансовый калькулятор директора.
• Загрузка данных из файлов.

Основные возможности системы по анализу и построению прогнозов.
Анализ основных показателей хозяйственной деятельности

Система представляет в графическом виде следующие параметры хозяйственной деятельности:

• выручка от продажи на каждый день учетного периода;
Система также может представлять их в разрезе товара, товарной группы, покупателя, точки продажи.

• остаток товара на складе на каждый день учетного периода;
• диаграммы распределения выручки и прибыли по отдельным магазинам за учетный период.

Графическая оценка ситуации

Синхронизация работы подразделений

Упрощение работы менеджеров

Новый уровень контроля над работой менеджеров со стороны руководства

Организация быстрого анализа процесса обслуживания продаж

Снижение рисков связанных с недопоставками продукции

Рисунок 1.3 - Преимущества АИС управление продажами

Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия.

Информационно система предназначена для автоматизации деятельности управления продаж службы коммерческого предприятия ООО «Евросеть-Ретейл».

Система позволяет организовывать сбор текстовой информации из открытых источников (электронные СМИ, аналитические отчеты экспертов), осуществлять их автоматизированную обработку, эффективное хранение, проведение анализа и генерацию отчетов.

Информационно-аналитическая система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.

Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет - заказов:

1)Создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;

2)Предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности аналитика при решении аналитических задач;

3)Автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.

4)Осуществление графической оценки ситуации;

5)Обновление промежуточной информации в процессе работы системы.

Характеристика существующих бизнес –процессов

Рисунок 1.4 - Диаграмма взаимодействия

Рисунок 1.5 - Декомпозиция процесса загрузки системы

Рисунок 1.6 - Комплекс задач системы

Рисунок 1.7 - Процесс формирования отчётов

Определение, характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В настоящее время ИС и остальные связанные с ним действия производятся менеджером без использования каких-либо средств автоматизации, то есть отчет заполняется вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок [2].

В связи с обнаруженными недостатками в работе, в частности при учете, руководством принято решение об автоматизации процессов риэлтэрского агенства.

Как ожидается, в этом случае затрачиваемое работником время на подготовку отчетов значительно снизится за счет того, что он будет формироваться автоматически.

Сравнение основных операций при приеме заказа без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.1 и таблице 1.2.(с учетом средней заработной платы менеджера 25000 в месяц).

Таблица 1.1

Временные и стоимостные затраты при существующем варианте

Таблица 1.2

Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте