Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Описание требований, процессов, методов работы).pdf

Сортовой метод складского учета

При сортовом методе продукция хранится на складе по наименованиям. Для ведения учета используются специальные карты или товарные книги сортового учета, при этом на каждое наименование и сорт ценностей открывается отдельная карта или страница в книге. Каждый поступивший товар присоединяется к товарам того же наименования.

Учет ведется в натуральном выражении, на основе приходных и расходных товарных документов. В заголовке карты (страницы книги) указывается наименования товара, его артикула и другая необходимая информация, а в остальной части карты (страницы) отражается приход, расход и остатки товара.

Сортовой метод учета целесообразно применять при организации хранения ценностей по наименованию и сортам, когда не учитывается время поступления и цена приобретения (поскольку вновь поступившие товары хранятся и учитываются вместе со старыми).

Преимущества данного метода – экономичное использование складской площади и возможность более оперативного управления остатками товара, недостаток – сложность выделения товаров одного сорта, поступивших по разным ценам.

Партионно-сортовой способ учета

Данный способ предусматривает отдельное хранение каждой партии поступивших на склад товаров, причем внутри партии поступившие товары разбираются по сортам. Партионно-сортовой способ учета используется при широком ассортименте хранящихся товаров.

Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»

Раздел 1. «Общие положения»

Раздел 1.1. «Назначение»

Настоящий Регламент определяет порядок выполнения процесса «Складской учет»

Раздел 1.2. «Область применения»

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на предприятия, занимающихся предоставлением услуг в сфере хранения и отпуска товаров.

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на следующие процессы

• Прием товара;
• Проверка соответствия качества товара;
• Определение места хранения товара
• Отпуск товара;
• Отчет о поступлении и отгрузке товара .

Раздел 1.3. «Нормативные ссылки»

1. Инструкция по хранению продукции на складах с приложениями
2. ГОСТ 12.2.003-74. ССБТ. Оборудование производственное. Общие требования безопасности
3. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н(ред. от 24.12.2010)"Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов"(Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 N 3245)
4. РД 92-0256-89 Методические указания. Организация складского хозяйства (с Изменением N 1)
5. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
6. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
7. Товарная книга.
8. Заказ-заявка.
9. Договор поставки.
10. Журнал регистрации заказов покупателей.
11. Карточка неудовлетворенного спроса.
12. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.
13. Счет-фактура.
14. Упаковочный ярлык.
15. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.
16. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.
17. Товарно-транспортная накладная.
18. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.
19. Заявка на автотранспортные перевозки.
20. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.
21. Карточка учета инвентарной тары.
22. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.
23. Карточка учета исполнения договоров поставки.
24. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Раздел 2. «Термины, определения и сокращения»

Склад: Специальные здания, строения, сооружения, помещения, открытые площадки или их части, обустроенные для целей хранения товаров и выполнения складских операций.

Примечание - К складским операциям относят операции по приему, сортировке, комплектации, упаковке, отпуску, отгрузке.

товар: Объект гражданских прав (работа, услуга), предназначенный для продажи, обмена или иного введения в оборот.

Заведующий Складом -Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно - материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно - расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Кладовщик – выполняет прием на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей (топлива, сырья), полуфабрикатов, готовой продукции, деталей, инструментов и т.д.).

Бухгалтер- это работник, который учитывает доходы и расходы, оформляет бухгалтерскую документацию, готовит и сдает отчеты в налоговую инспекцию и другие проверяющие организации. Он также составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), производит начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов во внебюджетные фонды, заработной платы сотрудников, налогов и т.д.

Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учета. Ее удобно оформлять при оприходовании на склад большого количества материальных ценностей. 

Расходная накладная применяется для учета расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учета. Ее удобно оформлять при расходе/продаже со склада большого количества материальных ценностей.

Сертификат соответствия - документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.

Договор – соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ), разновидность сделки. 

Раздел 3. «Описание требований, процессов, методов работы»

Цель процесса: Обеспечить выполнение складского учета

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Учет работы склада»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов («Приходная накладная», «Расходная накладная», «Договор» и «Сертификаты соответствия»), выходов («Отгрузка продукции», «Возврат» и «Отчетность по отгрузкам»), управления («Инструкция по хранению на складах продукции с Приложениями » и «ГОСТ 12.2») и ресурсов («Заведующий складом», «Кладовщик» и «Бухгалтер»).

Исполнителями процесса являются («Заведующий складом», «Кладовщик» и «Бухгалтер».

Выполним декомпозицию данного процесса

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции «Учет работы склада»

Как видно из диаграммы, весь процесс функционирования Склада разбивается на четыре: [4]

• Принять товар – осуществить прием товара на хранение;
• Оприходовать товар – оформить документы на поступление товара;
• Отгрузить товар – выполнить отгрузку товара
• Оформить отчетность – оформить отчеты для бухгалтерского и налогового учета [5].

Выполним декомпозицию процесса Принять товар

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции «Принять товар»

В процессе приема товара мы сначала определяем место на складе для его хранения с учетом требований товарного соседства, затем проверяем соответствие товара сертификатам и сверяем количество товара по документам и фактически. Если качество товара на соответствует требованиям, оформляем возврат товара.

Документирование процесса.

Основными документами в работе предприятия являются:

• Приходная накладная
• Расходная накладная
• Акт на возврат товара
• Сертификаты соответствия
• Договора
• Счета на оплату
• отчет о прибылях и убытках

Раздел 4. Ответственность

4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. КОНТРОЛЬ

5.1. Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на Заведующего складом.

Должностная инструкция заведующего складом

1. Общие положения

1.1. Заведующий складом относится к категории руководителей.

1.2. Заведующий складом назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Заведующий складом подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения.

1.4. На время отсутствия заведующего складом его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность заведующего складом назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее 2 лет.

1.6. Заведующий складом должен знать:

- законодательство, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы и материалы, касающиеся организации складского хозяйства;

- правила учета, хранения, движения материальных ценностей на складе, а также правила оформления сопроводительных документов на них;

- правила проведения инвентаризации;

- правила организации погрузочно-разгрузочных работ;

- правила и порядок хранения и складирования товаров, положения и инструкции по их учету.

- условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;

- правила противопожарной безопасности по хранению материалов и содержанию служебных помещений;

- правила техники безопасности при хранении и перемещении токсичных, пожаро- и взрывоопасных материалов, топлива и смазки.

1.7. Заведующий складом руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности заведующего складом

Заведующий складом выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров.

2.2. Обеспечивает сохранность складируемых товаров.

2.3. Обеспечивает соблюдение режимов хранения.

2.4. Готовит места для принятия поступивших грузов.

2.5. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.6. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары.

2.7. Обеспечивает комплектацию партий товаров по заявкам покупателей / менеджеров компании.

2.8. Ведет учет складских операций.

2.9. Обеспечивает выполнение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

2.10. Составляет установленную отчетность.

2.11. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

2.12. Организует проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей.

2.13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.