Добавлен: 19.06.2023
Просмотров: 221
Скачиваний: 3
Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот — это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив.[14]
С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов.[15] В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов в организациях составляется в подразделениях (цехах, участках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.[16]
Внедрение в практику учетной работы организаций персональных ЭВМ вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Документооборот в условиях применения ПЭВМ позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность. Обработанные первичные документы после записи в регистры бухгалтерского учета подшиваются в папки.[17]
Регистры бухгалтерского учета подшивают отдельно от первичных документов. В течение года подшитые документы хранятся в текущем архиве предприятия, а затем передаются в архив предприятия. При сдаче в архив предприятия документы подразделяют на: документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет, и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения.
В соответствии со ст. 17 Федерального закона[18] «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
1.3 Понятие инвентаризации и цели проведения
Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов, и финансовых обязательств организации.[19]
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.[20]
С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что в отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.[21]
Если вследствие проведения инвентаризации не выявлены отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел, то это, как правило, свидетельствует о неэффективности проведения инвентаризации. В реальной жизни всегда имеются факты как небрежности ведения учета, так и не нашедшие отражения в его системе (хищения, пересортица, порча ценностей и т.д.).
Инвентаризация часто воспринимается как побочная, выдуманная работа. Поэтому многие бухгалтеры прибегают к обману: они составляют инвентаризационную опись со слов материально ответственных лиц или заполняют в сличительной ведомости графу «факт» числами из графы «по данным бухгалтерского учета».[22]
Попытки скрыть материально ответственными лицами недостачу ценностей были во все времена. Об интересном и поучительном для настоящего времени случае выявления растраты денег в кассе банка повествует М.И. Пыляев (1842-1899). Описываемые события происходили в XVIII в., во времена правления Екатерины II. В течение долгого времени кассир Санкт-Петербургского заемного банка по фамилии Кельберг присваивал казенные деньги, хранящиеся в кассе. Для того чтобы скрыть недостачу, он клал в сундуки, в которых хранились деньги, запечатанные мешки с бумагой (т.е. с «куклой») с надписью на каждом, которая указывала, что в мешке хранится 10000 руб., и штамповал их поддельной печатью банка. Данная операция позволяла скрывать недостачу при инвентаризациях кассы банка. Однако со временем стали возникать подозрения в честности кассира, вызванные его чрезмерно роскошной жизнью. Было решено провести инвентаризацию, в ходе которой были вскрыты запечатанные пакеты с деньгами. Так и была выявлена недостача 600 000 руб. Масштаб хищения был впечатляющим.[23]
По этому случаю была создана Следственная комиссия, в состав которой входили весьма уважаемые люди: великий поэт Г.Р. Державин (1743-1816), состоящий в то время на государственной службе и возглавивший следствие, петербургский генерал-губернатор Н.П. Архаров (1740-1814) и другие титулованные особы.[24] Следственной комиссией были установлены и другие нарушения в банке. Так, директор банка, фаворит Екатерины II, П.В. Завадовский (1713-1816) менял ассигнации на серебро без уплаты комиссионных, а для сокрытия убытка от этих операций он брал с заемщиков — клиентов банка «непомерные проценты». Прочитав доклад Следственной комиссии, Екатерина II назвала Державина «следователем жестокосердным». По велению императрицы доклад был передан в сенат, где приверженцы Завадовского дали делу такой оборот, что произведенное следствие было признано недостаточным и поэтому был назначен пересмотр, результатом которого было полное оправдание лиц высшего управления банка. Осужден был только кассир Кельберг с женой и несколько человек, признанных его сообщниками. Присуждено было: Кельберга лишить чинов и сослать с женою в тяжкую работу, других же сообщников наказать кнутом, сослать или присудить к денежным взысканиям. На этот приговор 4 декабря 1796 г. последовала высочайшая резолюция: Кельберга выводить по три дня на площадь и ставить у столба с привешенною на груди таблицею: «вор государственной казны», сообщников его от наказания кнутом освободить «из единственного человеколюбия и милосердия нашего».
Признавая свое бессилие искоренить воровство, Екатерина II придумала следующее изящное объяснение сложившемуся положению дел: «Меня обворовывают точно так же, как и других, но это хороший знак и показывает, что есть что воровать». Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учете».[25] Для обеспечения достоверности данных бухучета и бух. отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.[26]
Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.[27]
Инвентаризация представляет собой проверку объектов бухгалтерского учета в натуре органолептическим путем, т.е. способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета.
Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и перерасчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторские и кредиторские задолженности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.[28]
Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому, инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные капиталы других организаций и др.[29]
Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу — сотруднику организации, несущему материальную ответственность за учет и сохранность имущества.[30]
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такие случаи определены Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.[31]
Таким образом исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что документирование и инвентаризация являются одними из наиболее важных элементов метода бухгалтерского учета. Документируя каждую хозяйственную операции бухгалтер тем самым осуществляет документальный учет на предприятии, а проводя инвентаризацию можно сверить фактическое наличие имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета.
2 Основные правила проведения инвентаризации
2.1 Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация имущества и обязательств – это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки.[32] Имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. Например, материальные ценности подвергаются естественным природным воздействиям – испарению, усушке, порче и т.д. В результате их количество и стоимость существенно уменьшаются. На предприятии могут быть выявлены злоупотребления, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д. Инвентаризация, таким образом, позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками предприятия.[33]
Кроме того, при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете допускаются различные ошибки, описки, неточности и исправления. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно – только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации[34].
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Федеральным законом № 129-ФЗ[35], а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[36] установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:
– когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);