Міністерство освіти і науки, молоді та спорту україни

Білоцерківський коледж сервісу та дизайну

Матеріали Для самостійних РОБІТ

з дисципліни

„Організаційна техніка”

для освітньо – кваліфікаційного рівня молодшого спеціаліста

галузі знань 0201 Культура

за напрямом підготовки 020105 Документознавство

та інформаційна діяльність

із спеціальності 5.02010501 Діловодство

Розробка викладача

Метельської Н.М.

Біла Церква 2011

Метельська Н.М. Матеріали для самостійних робіт з дисципліни «Організаційна техніка». – Біла Церква: БКСД, 2011. – 40 с.

Рекомендовано до друку цикловою комісією Документознавство та комп’ютерні технології

Протокол № 1 від « 30» серпня 2011р.

Рецензенти:

Степура А.О – директор Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну, викладач-методист, заслужений працівник освіти України.

Тимченко С.В. – заступник директора Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну, викладач вищої категорії.

Матеріали до самостійних робіт з дисципліни «Організаційна техніка» розроблено відповідно до навчальної програми з дисципліни «Організаційна техніка».

Посібник містить матеріали до 5 (10 год.) самостійних робіт (тема, план, теоретичний матеріал для самопідготовки, питання для самоконтролю, список рекомендованих джерел).

Призначений для студентів ІІ курсу відділення інформаційно-комунікаційних технологій, що навчаються за спеціальністю „Діловодство ”.

БКСД 2011

Методичні рекомендації

щодо опрацювання матеріалу самостійних робіт.

Перед підготовкою до заняття студенти повинні ознайомитися з планом самостійного заняття, а також з учбовою програмою по цій темі. Що допоможе студентові зорієнтуватися при опрацюванні питання і правильно скласти план відповіді. Наступний етап – ознайомлення з додатковою літературою, рекомендованою до заняття. Студенти повинні готувати короткий конспект відповідей на усі питання, знати визначення основних понять.

Список джерел і літератури допоможе зорієнтуватися студентові в ході самостійної підготовки до практичних занять і до заліку.

В процесі організації самостійної роботи велике значення мають консультації викладача, в ході яких, можна вирішити багато проблем курсу, зрозуміти найбільш складні питання.

Форма звітності про результати самостійної роботи з дисципліни - участь в тестуванні, підсумкових та практичних заняттях.

---

ЗМІСТ

Самостійна робота №1. Технічні засоби та технологія опрацювання інформації ……….........................................................................................	5
1. Сучасні системи обробки інформації ………………………………….	5
2. Проблеми, пов’язані з комп’ютерними методами опрацювання інформації………………………………………………………………..	6
3. Відмінності комп’ютерної обробки інформації від неавтоматизованої обробки …………………………………………………………………..	7
Самостійна робота №2. Технічні засоби та технологія опрацювання інформації ……….......................................................................................	9
1. Засоби зберігання та транспортування документів…………………….	9
Самостійна робота №3. Сучасні методи копіювання документів………….	16
1. Тенденції розвитку сучасних копіювальних пристроїв ……….............	16
2. Плотери: призначення, класифікація та принцип роботи ………….. ...	19
Самостійна робота №4. Автоматизоване робоче місце…………………..….	27
1. Загальні принципи побудови систем електронного документообігу ...	27
2. Автоматизація робочого місця …………………………………………	29
Самостійна робота №5. Перспектива розвитку засобів та систем передачі інформації, документів; локальні конторські мережі ……………….	32
1. Система глобального позиціонування GPS …………………………….	33

---

Самостійна робота №1 (2 год.).

Технічні засоби та технологія опрацювання інформації.

План:

1. Сучасні системи обробки інформації.

2. Проблеми, пов’язані з комп’ютерними методами опрацювання інформації.

3. Відмінності комп’ютерної обробки інформації від неавтоматизованої обробки.

Література:

1. Артемов А.П. Технические средства информатизации: Уч. пособие. из-во Тамбов гос. техн. университета, 2002, 80 с.

2. Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. Учебник “Информатика” М.: «Финансы и статистика» 1997 г.

3. Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.В. Технические средства инофрматизации: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2005. – 576 с.

4. Рагулин П.Г. Информационные технологии. Электронный учебник. – Владивосток: ТИДОТ Дальневост. ун-та, 2004, 208 с.

5. Тихомирова В.П., Хорошилова А.В.“Введение в информационный бизнес”: Учебное пособие — М.: Финансы и статистика, 1996.

1. Сучасні системи обробки інформації.

У сучасних системах обробки інформації використовуються цифрові технології, які виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі, дозволяють одночасну групову роботу над рішенням якої-небудь задачі, обмін інформацією в режимі реального часу, оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т. п.

Такі системи, що охоплюють роботу підприємства в цілому, називаються "корпоративні системи управління бізнес – процесами". Для подібних систем характерне використання технології "клієнт – сервер", у тому числі і підключення віддалених користувачів через глобальну мережу Internet. Не рідко такі системи об'єднують в загальний інформаційний простір велику кількість користувачів, що розміщуються по різних країнах і континентах. Одним з таких прикладів може служити компанія McDonalds, що має свої підрозділи по всьому світу і містить більше 40 тис. користувачів.

Сучасні системи обробки інформації мають дві складові: апаратну складову та програмну. В свою чергу апаратні засоби обробки інформації діляться на дві великі групи – це основні і допоміжні засоби обробки.

Допоміжні засоби – це устаткування, що забезпечує працездатність основних засобів, а також устаткування, що полегшує і робить управлінську працю комфортнішою. До допоміжних засобів обробки інформації відносяться засоби зберігання та транспортування, спеціальні та ремонтно-профілактичні засоби.

Основні засоби – це знаряддя праці по автоматизованій обробці інформації. До основних технічних засобів відносяться: засоби реєстрації і збору інформації, засоби прийому і передачі даних, засоби підготовки даних, засоби введення, засоби обробки інформації і засоби відображення інформації.

2. Проблеми, пов’язані з комп’ютерними методами опрацювання інформації.

Просто розставляння на робочих місцях персональних комп'ютерів і з'єднання їх в локальну мережу навряд чи дасть позитивний ефект, якщо докорінно не переглянути існуючу інформаційну структуру. Не можна автоматизувати застарілі способи роботи, персональний комп'ютер може перетворитися на засіб для високошвидкісного виробництва нових паперів.

---

Так, за результатами аналізу роботи підприємств в США описаний випадок, коли для включення тимчасового службовця до облікового складу підприємства було оформлено 43 різні документи, всього 113 сторінки, включаючи необхідні копії. Це відбувається тому, що в інформаційній системі існують зайві зв'язки між підрозділами і окремими службовцями. При цьому для нормального функціонування підприємства вимагається не більше 20-30 внутрішніх комунікацій, на справді їх в 3-4 рази більше. Причому практика автоматизації управління підприємством показує, що установка продуктивного комп'ютерного устаткування може привести до збільшення кількості комунікацій за рахунок друкування "про всяк випадок" зайвих копій, і їх розсилки. Тому етапу впровадження на підприємстві комп'ютерної техніки повинне передувати скорочення зайвих комунікацій (співробітників) до оптимального рівня.

Одна з поширених небезпек: приписування уявної могутності комп'ютеру. Персональний комп'ютер, яким би дорогим і продуктивним він не був, це усього лише машина, яка не в змозі вирішити економічні проблеми, якщо користувач не в змозі правильно сформулювати завдання.

Велике значення мають також соціально – психологічні проблеми, що виникають в колективі при впровадженні комп'ютерної техніки: скорочення числа співробітників, поліпшення (а значить, і посилення) контролю за діяльністю інших співробітників і тому подібне.

Комп'ютеризація істотно змінює технологію бухгалтерського обліку і аналізу господарської діяльності. У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку, обробка даних про господарські операції легко простежується і зазвичай супроводжується документами на паперовій основі – розпорядженнями, дорученнями, рахунками і т.д. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але у багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більше того, основними обліковими документами в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку є файли, прочитати або змінити які без комп'ютера неможливо.

Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю.

3. Відмінності комп’ютерної обробки інформації від неавтоматизованої обробки.

Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих же команд при виконанні ідентичних операцій, що практично виключає появу випадкових помилок, звичайно властивих ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (чи інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) призводять до неправильної обробки усіх ідентичних операцій за однакових умов.

Розподіл функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У результаті комп'ютерні системи можуть вимагати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, які в неавтоматизованих системах досягається простим розподілом функцій. До подібних заходів може відноситися система паролів, яка запобігатиме діям, недопустимих з боку фахівців.

---

Потенційні можливості появи помилок і неточностей. В порівнянні з неавтоматизованими системами, комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого або непрямого отримання інформації. Помилки, допущені при розробці або коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими упродовж тривалого періоду.

Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають в руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати в цілях контролю фактичного ходу обробки інформації.

Ініціація виконання операцій в комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їх санкціонування не обов’язково документується, як це робиться в неавтоматизованих системах, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію має на увазі в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Таким чином, спосіб обробки інформації робить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Якісно змінюється праця робітника і його взаємодія з адміністрацією. Проте автоматизації праці заважають специфічні умови роботи в сучасних умовах, наприклад велика кількість документів, що суперечать один одному.

Питання для самоперевірки:

1. Охарактеризуйте сучасні системи обробки інформації.

2. Що входить до основних засобів комп’ютерної техніки?

3. Які засоби відносять до допоміжних засобів комп’ютерної техніки?

4. Розкажіть про переваги використання сучасних систем обробки інформації.

5. Які виникають проблеми при використанні комп’ютерної обробки інформації?

6. Опишіть відмінності комп’ютерної обробки інформації від неавтоматизованої обробки.

7. Що ви розумієте під поняттям «розподіл функцій».

8. Яким чином в комп’ютерних системах може реалізовуватись ця функція?

Самостійна робота №2 (2 год.).

Технічні засоби та технологія опрацювання інформації.

План:

1. Засоби зберігання та транспортування документів:

• різновиди засобів зберігання та транспортування;

• файли, папки, бокси;

• шафи, стелажі;

• сейфи;

• картотеки;

• транспортери;

• пневматична пошта.

Література:

1. Артемов А.П. Технические средства информатизации: Уч. пособие. из-во Тамбов гос. техн. университета, 2002, 80 с.

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1998. – 424 с.

3. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда: Теория и практика офиса будущего. - М.: Наука, 1985.

4. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

5. Сэлтон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М.: Советское радио, 1973. - 560 с.

6. Руденко Н., Говоров Ф. Пневмотранспорт документов и мелких предметов в патронах (пневмопочта) - М, 1963.

---

Смотрите также файлы

• Программа НШ обработанная.doc

• UMK_antikrizisnoe_GP1.doc

• travma_ozhogi.docx

• Психодиагностика Вар 9.doc

• 114_Titulnyi_list_N.doc