Файл: Пособие Базы данных Microsoft Access.pdf

6 

2. Создание таблиц в Microsoft Access (МА). 
 

2.1 Структура таблиц. 
 
Рассмотрим задачу построения базы данных в туристическом бизнесе. Охватить все сферы, 

связанные с этим бизнесом очень трудно, поэтому остановимся на самых очевидных аспектах. 
 

Для  создания  базы  данных,  необходимо  наличие  информации,  характеризующей  работу 

туристических  агентств.  Требуется  учесть  все  предлагаемые  услуги  и  те  контракты,  которые 
туристические агентства заключают с отелями и транспортными фирмами по доставке клиентов в  
места отдыха. 

Для хранения информации В МА используются таблицы.  

Таблица  –  объект,  который  определяется  и  используется  для  хранения  данных.  Каждая 

таблица  содержит  информацию  о  субъектах  определённого  типа  –  например,  турфирмах.  Поля 
(столбцы  таблицы)  служат  для  хранения  различных  характеристик  субъектов  –  например, 
название и адрес турфирмы – а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте 
– например, турфирме «Айвенго». 

 В рассматриваемой базе данных будем использовать следующие таблицы: 

1.  Турфирмы. Данная таблица описывает само туристическое агентство в целом, предоставляя 

информацию  о  названии,  №  лицензии,  стаже  работы  на  туристическом  рынке,  адресе  и 
телефоне  агентства,  а  также  фамилии  директора,  количестве  сотрудников,  средней 
заработной  плате  и  годовом  обороте  данной  фирмы.  Все  эти  сведения  нужны  для  того, 
чтобы  представить,  насколько  продуктивна  работа  агентства  и  при  необходимости 
установить контакты с выбранной турфирмой (приложение 1, таблица 1). 

2.   Маршруты.  Данная  таблица  предоставляет  информацию  о  различных  турах,  которые 

предлагаются  на  рынке  тем  или  иным  агентством.  Задача  данной  таблицы  состоит  в  том, 
чтобы  ознакомить  клиента  с  программой,  стоимостью  тура,  а  также  сроками  оформления 
заказа  и  возможными  скидками,  поэтому  в  таблице  «Маршруты»  и  были  использованы 
соответствующие  поля,  с  помощью  которых  можно  получить  данную  информацию 
(приложение 1, таблица 2). 

3.  Отели.  Таблица  «Отели»  предназначена  для  предоставления  информации  о  контрактах, 

заключённых между турфирмами и отелями разных стран, и о характеристике самих отелей 
следующего  содержания:  название  отеля;  страна,  в  которой  данный  отель  расположен; 
количество  звёзд;  питание  и  срок  проживания,  предоставляемые  в  данном  отеле  в 
соответствии  с  оплаченным  туром;  стоимость  проживания  в  одноместном  (SGL)  и 
двухместном  (DBL)  номерах;  наличие  страховки,  входящей  в  стоимость  тура,  и  факс,  с 
помощью  которого  можно  при  желании  связаться  с  выбранным  отелем  и  получить 
справочную  информацию.  В  примечаниях  указана  информация,  касающаяся  либо  услуг, 
имеющихся  в  наличии  в  самом  отеле,  либо  размещения  и  доставки  клиентов  в  отель 
(приложение 1, таблица 2). 

4.  Визы.  Данная  таблица  содержит  информацию  об  одной  из  услуг,  предоставляемых 

турфирмами,  а  именно:  оформлении  виз  и  загранпаспортов  в  различные  страны.  Здесь 
можно  найти  информацию  о  стоимости  различного  рода  виз,  сроках  оформления 
документов, консультациях и возможных скидках (приложение 1, таблица 4). 

5.  Развлечения.  Данная  таблица  характеризует  другой  вид  услуг,  предлагаемых  на 

туристическом рынке: развлечения в разных странах мира. Для того чтобы более наглядно и 
компактно  разместить  информацию,  были  использованы  следующие  поля:  название 

7  

развлечения;  страна,  в  которой  проходит  данное  мероприятие;  фамилия  инструктора, 
который будет помогать клиенту в случае необходимости; количество дней, выделенных на 
мероприятие;  график  отправлений;  стоимость  самого  развлечения;  примечания, 
касающиеся  самого  развлечения;  информация  о  сроках  оформления  заказа,  с  помощью 
которой клиент может определить дату, когда ему необходимо оформить заказ в турфирме; 
факс,  с  помощью  которого  можно  связаться  со  справочной  службой  и  получить 
дополнительную информацию; информация о скидках, необходимая для  каждого клиента, 
собравшегося воспользоваться услугами туристического агентства (приложении 1, таблица 
5). 

6.  Экскурсии.  С  помощью  информации,  содержащейся  в  данной  таблице,  клиент  турфирмы 

может ознакомиться с программой экскурсии. Этому посвящены следующие поля: название 
экскурсии, места посещения, рабочие дни, время экскурсии, наличие гида, свободное время 
на индивидуальный осмотр и детали), её стоимостью в зависимости от количества человек, 
заказывающих данный вид услуг, и скидками, предоставляемыми той или иной турфирмой 
(приложение 1, таблица 6). 

7.  Транспорт. Данная таблица характеризует как саму транспортную фирму, так и контракты, 

заключённые  с  тем  или  иным  туристическим  агентством.  Здесь  были  использованы  поля 
«Название фирмы», «№ лицензии ТД», «Фамилия директора», «Адрес в СПб» и «Телефон в 
СПб»  для  того,  чтобы  при  возникшей  необходимости  можно  было  связаться  сданной 
транспортной  фирмой.  Поля  «Вид  транспорта»,  «Количество  техники»  и  «Страховка» 
описывают  саму  транспортную  фирму,  и  с  помощью  информации,  представленной  в 
данных  полях,  клиент  может  решить,  насколько  та  или  иная  фирма  надёжна  и  солидна  и 
стоит  ли  иметь  дело  с  ней.  А  в  полях  «Отправление»  и  «Базовая  стоимость»  наглядно 
представлена информация, касающаяся непосредственно перевозки клиентов (приложение 
1, таблица 7). 

2.2 Режим конструктора. 
 
Для построения таблиц можно использовать режим конструктора и режим мастера. Режим 

мастера позволяет строить таблицы, на основе имеющихся структур в базе данных, но решить все 
вопросы,  связанные  с  построением  данный  режим  не  может.  Основное  достоинство  данного 
режима простота использования. 

Основным  режимом  построения  таблиц  является  режим  конструктора,  который  позволяет 

построить таблицу с нуля любого вида и любой степени сложности, поэтому рассмотрим данный 
режим. 

Для создания базы данных в МА необходимо открыть новую базу данных Файл/создать и 

выбрать  вкладку  Новая  база  данных.  Задать  ей  имя,  подходящее  по  смыслу  (в  данном  случае 
«Турбизнес») и войти в режим создания базы данных (рис.1). 

8 

 
Рис.1 Режим создания базы данных. 
 
После этого переходим в режим создания таблицы в режиме конструктора (рис.2). 
 

 
Рис.2 Режим конструктора. 

9  

В  режиме конструктора заданы три столбца: имя поля, в котором можно задавать названия 

полей,  входящих  в  поля  таблицы;  тип  данных  –  позволяет  задавать  тип  данных  для  выбранного 
поля; описание – в нем можно давать комментарии к выбранному полю. При выборе типов данных 
для  полей  необходимо  внимательно  соотносить  соответствующий  тип  с  полем,  т.е.  если  поле 
Зарплата,  то  тип  данных  должен  быть  денежный,  а  не  текстовый.  Правильность  выбора 
обеспечивает  правильную  работу  базы  данных  в  дальнейшем  и  не  приведет  к  необходимости 
трансформации данных, в результате которой они могут быть потеряны. 

При  создании  таблицы  в  режиме  конструктора  необходимо  задать  первичный  ключ, 

который должен однозначно определять каждую запись в таблице. Проще всего ввести в качестве 
первичного  ключа  поле  с  названием,  например  код  турфирмы,  представляющее  совокупность 
слова код и название соответствующей таблицы. Задать первичному ключу тип данных счетчик и с 
помощью команды Правка/ключевое поле установить поле в статусе первичного ключа (напротив 
поля появится знак ключа). После создания всех полей и первичног ключа необходимо задать имя 
таблице, описывающей определенного субъекта, например Турфирмы. 

На рис.3 представлена таблица Турфирмы в режиме конструктора. 
Аналогично создаются структуры всех остальных таблиц входящих в базу данных. 
В  режиме  конструктора  существует  возможность  задания  свойств  для  каждого  поля. 

Существует  два  вида  свойств:  общие  и  подстановка.  Свойства  подстановка  используются  для 
создания  связей  между  таблицами  и  задания  чужих  ключей.  Их  мы  рассмотрим  более  подробно 
дальше.  Свойства  общие  в  зависимости  от  типа  данных  могут  задавать  разные  свойства 
выбранным полям, например формат вывода, размер поля, маску.  
ввода  и  т.д.  Данные  свойства  выставляют,  когда  требуется  облегчить  ввод  информации  в  поля 
таблицы и улучшить ее внешний вид.   

После задания структуры таблицы и ее сохранения, полученную таблицу можно увидеть на 

вкладке таблицы. Выделив таблицы и щелкнув один раз мышкой по ней, переходим в режим ввода 
данных в таблицу. В данном режиме таблица представляет собой обычную электронную таблицу, 
с  указанными полями. Заполнение полей в ней не представляет  труда, новые строки появляются 
автоматически вместе со значениями первичного ключа. 

Заполненную таблицу Турфирмы можно посмотреть в приложении 1, таблица 1. 
 

10 

 
Рис. 3 Таблица турфирмы в режиме конструктора. 
 
 
2.3 Задание чужих ключей. 
 
2.3.1 Создание чужих ключей в режиме конструктора. 
 
В базах данных, создаваемых в МА все таблицы связаны между собой, для того чтобы все 

субъекты,  описываемые  в  базе  данных  можно  было  рассматривать  как  единое  целое.  Для  того 
чтобы  объединить  таблицы  друг  с  другом,  необходимо  задать  чужие  ключи.  Чужие  ключи  это 
поля,  которые  участвуют  в  установлении  связей  между  таблицами.  Проще  всего  задавать  чужие 
ключи используя название полей соответствующих первичных ключей, с которыми будет связана 
данная  таблица.  В  этом  случае  поле  первичного  ключа  для  данной  таблицы  будет  чужим. 
Например, таблица Турфирмы имеет первичный ключ код турфирмы, поле с таким же названием 
мы  помещаем  в  таблицу  Отели,  потому  что  между  ними  должна  быть  связь,  так  как  турфирмы 
должны заказывать места для туристов в соответствующих отелях. Для чужих ключей такого рода 
всегда используется тип данных числовой (рис.4).