Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление заказами». . Основные понятия процессного подхода.pdf

Работа с документами в рамках оборота готовой продукции и закупки сырья для её производства заключает в себе функции оформления сопроводительных докуме6тов и формирования сводной отчетности.

Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.

В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела реализации готовой продукции.

Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации готовой продукции обобщают эти сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.

Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:

• учет продаж и формирование сопроводительных документов;
• формирование отчетности по продажам продукции.

Работа с документами по реализации готовой продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.

Таким образом, при учете реализации готовой продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.

Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации готовой продукции швейного производства необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.

Для данного способа характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

2. Слабый контроль работы бухгалтера.

3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления швейным производством.

2.4. Разработка регламента процесса «Управления документооборотом»

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

Объектом автоматизации является отдел по регистрации и исполнения заказов швейной фабрики. Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию указанного отдела.

Структура объекта автоматизации в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

На рисунке 2.7 приведена информационная модель базы данных.

Рисунок 2.7 - Информационная модель базы данных

Входной информацией для разрабатываемой в проекте автоматизированной системы является:

• для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.
• для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

Все данные по оперативной входной информации заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

Основным входным документом, на основании которого формируются отчеты, является приходная накладная. Данный документ содержит все необходимые данные для формирования выходных документов.

Для составления справочников по поставщикам и клиентам информация поступает из различных источников, таких, как журналы, газеты, справочные материалы.

Для проектирования базы данных воспользуемся методом «сущность-связь». Данный метод называют также методом «ER-диаграмм». ER-диаграмма представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - ER-диаграмма.

Проектирование БД начинается с определения всех объектов, сведения о которых будут включены в базу.

Выделим следующие сущности:

- ПОСТАВЩИК (Ключ — Наименование поставщика),

- ПОЛУЧАТЕЛЬ (Ключ — Наименование получателя),

- ТОВАР (Ключ — Название товара).

Выделим связи между сущностями:

- ПОСТАВЩИК ПОСТАВЛЯЕТ ТОВАР,

- ПОЛУЧАТЕЛЬ ЗАКАЗЫВАЕТ ТОВАР.

Сущность ТОВАР имеет следующие атрибуты:

- Название;

- ед.изм.;

- цена последней закупки.

Связь ПОСТАВИЛ является связью типа М:М, т.к. товар может быть поставлен несколькими поставщиками, а поставщик может поставить несколько товаров. Сущность ТОВАР имеет обязательный класс предпочтения, поскольку каждый товар имеет своего поставщика. Сущность ПОСТАВЩИК имеет необязательный класс предпочтения, т.к. имеются такие поставщики, которые не поставили ни одного товара.

Сущность ПОСТАВЩИК имеет следующие атрибуты:

- Код;

- наименование;

- ИНН;

- юридический адрес;

- телефон.

Таблица “Заказанный товар” имеет следующие реквизиты:

- код

- наименование;

- единица измерения;

- количество;

- Сумма.

Связь ЗАКАЗЫВАЕТ является связью типа М:М, т.к. организация продает несколько видов товаров (смол), которые могут быть заказаны несколькими клиентами. Сущность КЛИЕНТ имеет необязательный класс предпочтения, т.к. могут быть клиенты, которые не заказали ни одного товара.

Сущность КЛИЕНТ имеет следующие атрибуты:

- Код;

- наименование;

- ИНН;

- юридический адрес;

- телефон.

Таблица РАСХОД_ТОВАР имеет следующие реквизиты:

- Код:

- Наименование товара;

- цена продажи;

- количество;

- Сумма.

2.5. Программное обеспечение задачи

Требования к программному обеспечению включают необходимость использования операционной системы Windows 2003 Server, поддержку СУБД SQL.

В процессе эксплуатации программного продукта, зачастую возникают задачи, которые невозможно решить уже имеющимися средствами. Интеграция средств, сторонних разработчиков для решения этих задач, приводит к значительному увеличению цены разработки. Поэтому автоматизированная система должна иметь интерфейсы для обмена информацией с наиболее распространенными приложениями для хранения и обработки информации: MS Word, MS Excel.

Требования к аппаратному обеспечению автоматизированной системы управления торговой деятельностью предприятия вытекают из текущего состояния технической оснащенности предприятий, поэтому, на сегодняшний день, эти требования соответствуют аппаратному обеспечению, находящемуся на предприятии.

Система должна отвечать ряду требований:

а) обеспечения контроля ввода недопустимой информации в базу данных;

б) возможности реконфигурации системы под требования заказчика на этапе разработки;

в) отвечать требованиям клиент-серверного приложения;

г) хранения информации с возможностью администрирования, создания архивных копий базы данных и т.п.;

д) ведения необходимых оперативных журналов и выдачу отчетов;

е) обеспечения контроля доступа к информации.

Требования к приспособляемости (к изменению условий эксплуатации), масштабности Системы.

В случае изменения условий эксплуатации системы, должны выполняться следующие требования:

а) система должна адаптироваться к увеличению нагрузочной способности без необходимости изменения архитектуры или установки дополнительного программного обеспечения;

б) в процессе адаптации защищенность не должна становиться хуже существующей на момент начала адаптации.

Дизайн системы должен удовлетворять следующим требованиям:

а) занесение информации из справочников реализовано в режиме иерархических меню в целях сокращения времени поиска;

б) обеспечивать минимум усилий и временных затрат пользователя для навигации;

в) обладать развитой системой поиска информации;

г) корректно отображаться при всех возможных разрешениях и количестве одновременно отображаемых цветов монитора;

д) сохранять идентичность отображения на большинстве современных ОС;

е) меню должно отражать лаконичные справки по каждой из возможных задач;

ж) предусматривать возможность поддержки мультиязычного контента.

Должны выполняться следующие требования:

а) взаимодействие вычислительных средств со скоростью обмена данными между конечными узлами сети не менее 100 Мбит / сек по каждому из каналов связи (основному и резервным);

б) электропитание технических средств от сети напряжением 380 / 220В с частотой 50 Гц с глухо–заземленной нейтральностью. По основным показателям качества электроэнергии системы первичного электропитания должны соответствовать требованиям ГОСТ 13109–87, а по электромагнитной совместимости и устойчивости к электромагнитным помехам – ГОСТ Р50628–93 и МЭК–555–2;

в) физическая защита аппаратных компонентов системы, носителей данных, резервирование ресурсов и текущее обслуживание реализуется техническими и организационными средствами, предусмотренными в структуре площадки, предоставленной заказчиком;

г) техническое обслуживание, ремонт и хранение компонентов системы осуществляется штатными специалистами, предусмотренными в структуре площадки, предоставляемой предприятием.

Для конечных пользователей интерфейс и работа программы являются одним и тем же. Это обусловлено тем, что пользователи взаимодействуют с программой только через интерфейс. Поэтому при создании конечного программного продукта разработчик должен большое внимание уделять созданию простого и понятного для пользователя интерфейса.

Разработка интерфейса программы является одной из важнейших задач проектирования базы данных. Интерфейс должен быть простым для восприятия и понимания пользователем. Цвета окон не должны быть яркими, но в то же время они не должны быть тусклыми. При разработке интерфейса необходимо обеспечить доступ пользователя для просмотра информации, необходимой для работы, если она находится в другом окне.