Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление заказами». . Основные понятия процессного подхода.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время на рынке существует большое количество решений для автоматизации практически любой деятельности организаций.

Информационные технологии дают жизнь новым технологиям торговли и наоборот. Потребности торговых компаний высоки: управление широким ассортиментом продукции, территориально-распределенной складской и торговой сетью, обеспечение гибкого и оперативного обслуживания потребителей, управление логистикой централизованных и децентрализованных поставок, принятие обоснованных управленческих решений. В современном конкурентом мире востребованы программные продукты, поддерживающие самые разнообразные подходы к организации торговли с помощью всех доступных каналов, централизованное управление и контроль.

Любое из этих решений не может идеально вписаться в рамки бизнес процессов каждой конкретной организации. Стандартные решения автоматизации способны удовлетворить многие, но не все требования предприятий.

Для принятия решений нужна информация, наиболее удобным образом обобщающая учетные данные, т.е. требуются разнообразные аналитические отчеты. Традиционная учетная система предлагает Вам стандартные регламентированные отчеты, но полного объема данных увидеть не позволяет. При этом в используемых программных решениях используется одинаково структурированная основная информация с очень малым количеством различий. В большинстве случаев использование такого подхода продиктовано необходимостью в кратчайшие сроки развернуть полностью работоспособную систему, выполнив при этом минимальный объем доработок.

Поэтому обосновано утверждают, что в жесткой конкурентной борьбе большие шансы на победу имеет предприятие, использующее в управлении современные информационные технологии^[1].

Целью выполнения курсовой работы является описание бизнес-процесса для регистрации и исполнению заказов швейной фабрики ООО «Ариадна» однозначно актуальна, учет и регистрация заказов несет в себе большую бумажную работу по составлению различных отчетов, работу с товарооборотом, с клиентами и т.д. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной информации, предоставления ее пользователям в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы, которая сократит время обработки информации и увеличит объем продаваемых товаров. Это и является целью реализации работы.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- изучить основные понятия процессного подхода и этапы создания регламента;

- разработать регламент процесса управления для регистрации и исполнению заказов швейной фабрики ООО «Ариадна».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1.1. Основные понятия процессного подхода

Процессный подход к управлению - основа всех современных систем управления, как регулярной деятельностью, так и развитием. Отсутствие понятного и структурированного описания системы «Процессный подход к управлению» приводит к наличию большого количества заблуждений в среде российских менеджеров и даже консультантов и, как следствие, разочарованию в процессном подходе после неудачных попыток его внедрения.

Давайте сначала определимся, что будем подразумевать под термином «подход к управлению». Подход к управлению - это способ (метод) делегирования полномочий и ответственности. В менеджменте существует три подхода к управлению: функциональный, проектный, процессный. Реально в практической работе менеджера, почти всегда, используется суперпозиция этих трех подходов к управлению. Например, широко используемым инструментом для реализации функционального подхода к управлению является система бюджетирования (делегирование полномочий и ответственности через вложенную систему центров финансовой ответственности (ЦФО)). В свою очередь, управление бюджетированием требует применения процессного подхода к управлению. А для внедрения бюджетирования необходимо применение проектного подхода к управлению. Опишем все три подхода к управлению.

Функциональный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через функции. Функция – подсистема организации, выделенная по принципу схожести работ, выполняемых сотрудниками. Существует четыре основных функции в организации (вариант): маркетинг, производство, персонал, финансы. Кроме этого, можно выделить некоторое количество вспомогательных функций, например, безопасность, юридическое сопровождение. Соответственно, в рамках функционального подхода к управлению система (организация) делится на функции, во главу которых ставятся функциональные руководители, наделяемые полномочиями и ответственностью по их управлению. Затем функции делятся на подсистемы - подфункции (подразделения), во главе которых находятся руководители, наделенные полномочиями и ответственностью по управлению вверенных им подразделений, и так далее. Таким образом, создается система делегирования полномочий и ответственности, пронизывающая всю организацию в целом. Функциональный руководитель отвечает за максимально результативную и эффективную деятельность вверенного ему подразделения. Данный подход к управлению применяется для управления регулярной (многократно повторяющейся) деятельностью.

Проектный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через проекты, где проект это «разовая» деятельность, для реализации которой создается кросс функциональная команда, один из участников которой назначается руководителем проекта, другой - главным инженер проекта (при необходимости). Полномочия и ответственность, связанные с достижением целей проекта (результативность и эффективность), делегируются руководителю проекта. В этом случае участники проектной команды попадают под двойное управление: руководителя проекта (проектная, «разовая» деятельность) и функционального руководителя (регулярная деятельность), создается матричная организационная структура, связанная с реализацией двух подходов к управлению одновременно^[2].

Для проектных организаций все немного сложнее, у них существует «стабильный» функционал руководителей проектов и главных инженеров проектов, хотя общий подход не меняется.

Процессный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через Бизнес процессы, где Бизнес процесс это устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (ВХОДЫ) в результаты (ВЫХОДЫ). В рамках Процессного подхода предполагается выделение проблемного Бизнес-процесса и его участников, назначение одного из участников Бизнес-процесса Владельцем и делегирование полномочий и ответственности по управлению данным Бизнес процессом ему. Возникает матричная структура при управлении регулярной деятельностью. Участник Бизнес процесса подчиняется функциональному руководителю и владельцу Бизнес-процесса, что связано с применением одновременно двух подходов к управлению регулярной деятельностью: функционального и процессного. Что, кстати, не исключает и тройного подчинения, если он (сотрудник) так же является членом проектной команды (не регулярная деятельность). Создание оптимальных условий взаимодействия трех подходов к управлению это отдельная тема, находящаяся за границами данного материала.

В средине прошлого века в менеджменте стали активно применять принципы системного подхода, который рассматривает окружающий нас мир как совокупность взаимодействующих компонент. Один из основных законов системного подхода: точка «оптимальной работы всей системы» не соответствует «сумме точек оптимальных работ подсистем». Функциональный подход к управлению предполагает максимизацию результативности и эффективности всех отдельных участников Бизнес процесса. В такой ситуации совокупный Бизнес процесс будет далек от максимальной результативности и эффективности. Рассмотрим компанию, производящую и продающую фломастеры^[3]. Для максимальной результативности и эффективности продавцам компании необходимо иметь очень большое количество производимых и продаваемых цветов фломастеров и чем больше, тем лучше (удовлетворение самого широкого спроса). А для производственного подразделения максимальная результативность и эффективность достигается при выпуске фломастеров одного цвета (отсутствие потерь на перенастройку и мойку оборудования, более простые учет и хранение сырья). А наилучший совокупный результат работы всего предприятия скорей всего будет находиться в точке семи цветов. Получается, что если производственники и продавцы будут работать «немного» не оптимально, то совокупный результат от этого выиграет. Процессный подход предполагает настройку неоптимальности подпроцессов для достижения максимальной оптимальности Бизнес процесса в целом.

Система процессного подхода к управлению предполагает наличие следующих подсистем:

• Выделенный Бизнес процесс – объект управления с определением границ системы (контекст – внешнее окружение; подсистемы и компоненты, входящие в систему; потребляемые ресурсы и получаемые результаты и т.д.)
• Ключевые Показатели Эффективности (KPI/ КПЭ), включая систему их планирования и контроля – система измеримых показателей, отражающих результативность и эффективность Бизнес процесса, используемых для управления Бизнес процессом (планирование, контроль, мотивация)
• Владелец Бизнес процесса – участник Бизнес процесса, которому делегированы полномочия и ответственность по управлению Бизнес процессом
• Регламент Бизнес процесса – описание объекта управления в объеме, необходимом для всех заинтересованных лиц. В первую очередь для участников Бизнес процесса, его Владельца и контролеров
• Система мотивации участников Бизнес процесса на достижения его результатов^[4].

1.2. Описание предметной области

Объектом исследования в данной работе является швейная фабрика «Ариадна», расположенная 610017, РФ, г. Киров (обл.), ул. Горького, 5, офис 304.

Швейная фабрика «Ариадна» оказывает полный комплекс услуг по пошиву одежды из высококачественных материалов, построении лекал и разработке дизайна одежды, подбору тканей и пошиву одежды на заказ любой сложности как для крупных корпоративных заказов, государственных заказов так и небольших компаний.

Материал для производства закупаются у поставщиков. Предприятие поставляет свою продукцию в магазины, ориентируясь на потребителей, для которых важно качество покупаемого товара, его внешний вид и уникальность.

В настоящее время фабрика выделяет следующие виды продукции:

• пошив трикотажа;
• пошив корпоративной одежды;
• пошив одежды для промо-акций;
• текстиль;
• пошив униформы;
• нанесение логотипа;
• пошив верхней одежды;
• пошив других категорий;
• пошив чехлов.

Организационно-правовая форма предприятия – Общество с ограниченной ответственностью. Предприятие частной формы собственности. Швейная фабрика «Ариадна» основана в 2008 году.

В Уставе предприятия отражены следующие основные виды деятельности: швейное производство и продажа швейных изделий.

Организационная структура предприятия является линейной.

Организационная структура швейной фабрики ООО «Ариадна» приведена на рис.1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура швейной фабрики «Ариадна»

Структура предприятия является трехступенчатой.

Первая ступень – это руководители подразделений, которые осуществляют обслуживание подразделений, ряд руководителей подразделениями.

Вторая ступень – это заведующие подразделениями.

Третья ступень – это заместители во главе с директором ООО «Ариадна», главные специалисты предприятия.

ООО «Ариадна» самостоятельно устанавливает размер оборотных средств, их прирост производится за счет повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности, кредитов банка.

Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник производства, главный бухгалтер, начальник АХО (административно-хозяйственный отдел) и заведующие складами.

Начальник производства занимается вопросами производства. Главный экономист несет ответственность и пользуется правами, установленными законодательством РФ для главных бухгалтеров предприятия, которому подчиняется бухгалтерия, отвечает за осуществление бухгалтерского учета.

В рамках данной работы рассматривается деятельность подразделений отдела реализации готовой продукции и отдела снабжения в части оборота сырья и готовой продукции, формирования аналитической отчетности.

Производственный процесс на фабрике «Ариадна» организован следующим образом. Мастера закройно-подготовительного участка (технолог, закройщик) изготавливают экспериментальный образец будущей продукции в соответствии с заданным артикулом. Лекальщики, резчики готовят сырье для швейного цеха. Работники швейного цеха изготавливают продукцию по операциям. Сырье для производства (ткани, фурнитура) поступают на фабрику в последнюю декаду месяца на следующий месяц. Продукция отгружается по мере изготовления

Предметом исследования в данной работе является деятельность по учету закупок сырья и реализации продукции. Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела реализации готовой продукции.

Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии закупки сырья и реализации готовой продукции ООО «Ариадна»