Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление заказами». . Основные понятия процессного подхода.pdf

создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью.

Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;

максимальная простота в использовании;
минимальные затраты на разработку;
простое обновление и развитие;
легкое тиражирование;
автоматизация всей деятельности учета техники на предприятии на предприятии;
максимальное снижение ручной работы для учета техники на предприятии;
наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
наличие сертифицированных программных систем;
возможности инструментальных средств;
обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;

работа в локальной сети^[5].

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ»

2.1. Характеристика процесса управления документооборотом

Работа менеджера по закупкам представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Ариадна» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Ариадна» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по закупкам позволит:

наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;
снизить трудовые затраты;
сократить время обработки информации;
повысить скорость работы с документами;
устранить многократное дублирование информации;
максимально сократить количество бумажных документов;
облегчить получение различных аналитических отчетов.

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Главным недостатком существующей системы на предприятии является не автоматизированная работа менеджера по закупкам товаров. Имеющаяся система не только снижает производительность работы, но и создает множество дополнительной рутинной бумажной работы в отделах. Такая схема работы является не гибкой в плане отслеживания динамического корректирования заказов. Не существует возможности массовой корректировки заказов поставщикам.

В результате проведенного исследования объекта АРМ менеджера по закупкам была выявлена цель автоматизированного варианта решения задачи. Ей является повышение производительности труда менеджера по закупкам, рациональное и эффективное использование ПК, повышение достоверности вводимой, хранимой и результатной информации, обеспечение экономической эффективности автоматизированного решения задачи.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия того или иного товара на складе.
Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.
Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.
Сложность поиска товара. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товар, который есть на складе.
Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующей схеме

Рисунок 2.1 - Схема информационных потоков предприятия

При учете реализации готовой продукции следующие два момента могут считаться продажей:

факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;
факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков;
факт поступления оплаты от покупателей в кассу.

Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товар является собственностью ООО «Ариадна».

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике.

Фактически в ООО «Ариадна» при продаже продукции применяется кассовый метод «по оплате», но иногда бывают исключения, и используется метод начисления «по отгрузке».

Учет реализации готовой продукции неразрывно связан с такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов на поставку готовой продукции, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности^[6].

2.2. Обоснование выбора инструментальных средств

Описание, Этим анализ и моделирование хватает бизнес-процессов без эффективную применения специальных организации инструментов возможно индивидуальными только в самых обеспечения простейших случаях. нормативно Для решения диаграмму задач компании применении используется программный предопределяемый продукт BPwin, характерны который включает без следующие методологии: руководителям IDEF0, DFD и входным IDEF3, позволяющие рынок анализировать бизнес-процессы с фрагменты трех ключевых актуальные точек зрения:

Диаграмма IDEF0 - это проектной функциональная модель, называемой предназначенная для сдача описания бизнес-процессов производства на предприятии. справочник Она позволяет действующими понять, какие снижению объекты или Контекстная информация служат него сырьем для заинтересованным процессов, какие сценарий результаты производят технической работы, что порядок является управляющими провели факторами и какие личность ресурсы для перечисляются этого необходимы. рынок BPwin автоматически позволяя синхронизирует изменения ним объектов диаграмм вытекающей на всех свести уровнях детализации, учетные тем самым, выполняемым освобождая пользователя AS от ручного субъекта ведения словаря Вариантов объектов модели. Внедрить Так если инструментальных мы исправим мере на верхнем приемников уровне название становится объекта, то несёт получим изменение документов на всех потребителя уровнях, где широком данный объект проанализировать встречается. Также взаимодействия невозможным является производиться случайное дублирование места наименований работ. характера При появлении пять такой ситуации наличию BPwin генерирует структурированного предупреждающее сообщение.
систем Диаграммы DFD (Data свою flow diagramming) уделяли переводится на Lane русский как «схемы управленческий потоков данных». С данный их помощью определяется описываются документооборот и взаимосвязанная обработка информации. вызывает Подобно IDEF0, документ DFD представляет выполняемые модельную систему ролей как сеть срок связанных между образом собой работ. ролевой DFD можно На использовать как должность дополнение к модели содержанию IDEF0, когда Diagramming требуется более достигнуты наглядное отображение будут текущих операций материалы документооборота, описания другими функций обработки натуральных информации, документов, храниться объектов, а также этапы сотрудников или принятия отделов, которые слово участвуют в обработке регламента информационных потоков. назначают Синтаксис DFD, проблемного помимо работ и частью стрелок, включает производящая дополнительно два пакета типа объектов. определенный Первый, внешняя BPwin сущность, служит регламентов для отображения организация внешних по результаты отношению к проектируемой CASE системе объектов. название Это может дополнить быть клиент, средств отдел кадров, рассчитывается справочник и т.п. Второй, межфункциональном хранилище данных, — стандарту это «склад» информационных контекстной объектов. Им минимизации может быть акцент база данных, самый файл или обеспечивает архив бумажных помогает документов. Хранилище инструкций данных как Контекстная бы «замораживает» данные, областях позволяя отобразить свою отсрочку в передаче соответствуют объектов и информации уровнем от одной принципы работы к другой. дюжина Причем элементы описано для описания Этап источников, приемников и несёт хранилищ данных развитию позволяют более БИЗНЕС эффективно и наглядно аналогии представить процесс снизит документооборота.
Для систем описания логики рис взаимодействия информационных подразделения потоков более Словарь подходит IDEF3. структурная Иногда ее гораздо называют workflow другими diagramming - моделирование с служит использованием графического таких описания информационных единых потоков, взаимоотношений лучше между процессами Функция обработки информации и реквизитов объектами, являющимися описан частью этих ценность процессов. У IDEF3 самых имеется специфический простые элемент перекресток. поиск Им описывают действительно последовательность выполнения отражающих работ, очередность деятельностью их запуска и информация завершения. С помощью документированных workflow-схем можно поиску моделировать сценарии Первичные действий сотрудников отражено организации, например данного порядок обработки шкафах заказа или описано события, на технологических которые необходимо учетной реагировать за причиной конечное время. утверждается Каждый сценарий данной сопровождается описанием пользователю процесса и может рынке быть использован компанию для документирования зарубежных любой функции, используемым моделируемой на Иногда схеме IDEF0. поиск IDEF3 предполагает менеджмента построение двух процедуры типов моделей: На модель может это отражать некоторые рапорты процессы в их Первичные логической последовательности, переплетены позволяя увидеть, нормальный как функционирует ситуация организация, или BPwin же модель оптимизацией может показывать «сеть передаче переходных состояний плата объекта», предлагая отличается вниманию аналитика, представления последовательность состояний, в производятся которых может автоматическом оказаться объект продаваемых при прохождении только через определенный проектных процесс. С помощью функционал диаграмм IDEF3 Фактически можно анализировать затрат сценарии из идентифицировать реальной жизни, Case например, как принятие осуществлять оформление важнейших документов при платы приемке груза. заказам Каждый такой дает сценарий содержит в ответить себе описание моделью процесса и может делегирование быть использован, выполняется чтобы наглядно самых показать или перенастройку лучше документировать Разработка бизнес-функции организации.

мотивация Каждая диаграмма физико может быть главным выполнена отдельно с создавшие помощью BPwin, ему но и все видов диаграммы в совокупности, месте заключенные в модель, выпускаться дают полную утвержденные картину разрабатываемой ВВЕДЕНИЕ предметной области.

рассматривает Пакет BPwin помогает пользователю справиться с ошибками. Часть их анализируется на этапе внесения новых объектов, так как некоторые ошибочные элементы просто невозможно внести в схему, а другая часть документируется в специальном отчете Model Consistency Report, который представляет собой список синтаксических ошибок.

Именно по этим причинам было выбрано Case-средство – Computer Associates BPwin – для проектирования системы автоматизации документооборота на предприятии^[7].

2.3. Моделирование регламента выполнения процесса «Управление закупками»

Рассмотрим существующую технологию управления швейным производством в части организации закупки сырья и сбыта готовой продукции швейного производства. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Контекстная диаграмма

В соответствии с приведенной схемой, в качестве входных потоков информации используются заявки клиентов на покупку и информация о товаре, данные о контрагентах. На выходе данного процесса имеются расходная накладная, товарный чек, товарно-транспортная накладная, свод по заявкам поставщикам, аналитический отчет. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Как показано на рис.2.5, основными процессами в технологии управления швейным производством являются:

- работа с заказами;

- производственная работа;

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Работа с заказами клиентов» приведена на рис.2.6.

Рисунок 2.6 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

Технология работы с заказами клиентов для швейного производства предполагает:

- работу с поставщиками;

- закупку сырья;

- управление производством.