Файл: Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационная система (ИС) – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Для эффективного функционирования ИС используются базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

ИС позволяют значительно упростить работу с большими объемами информации, которую необходимо хранить длительное время, и над которой необходимо выполнять различные операции.

Тема курсового проекта: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Данная тема является актуальной для предприятий и организаций, имеющих дело непосредственно с покупкой сырья и материалов.

Покупка сырья и материалов предполагает:

• ведение бухгалтерского учета по операциям покупки сырья и материалов;
• ведение складского учета по оприходованию сырья и материалов.

Объект исследования – предприятие ЗАО «Альбатрос».

Предмет исследования – бизнес-процессы «Покупка сырья и материалов».

Цель курсового проектирования – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» для предприятия ЗАО «Альбатрос».

Задачами курсового проектирования являются:

• выбор задач автоматизации;
• функциональное проектирование системы;
• разработка моделей данных;
• разработка приложения пользователя.

Структура курсового проекта включает в себя две части: аналитическая, проектная.

Аналитическая часть включает выбор задач автоматизации, описание существующих бизнес-процессов и документооборота, описание проектных решений.

Проектная часть включает описание информационной модели, характеристику видов информации, характеристику базы данных, описание программных модулей и контрольный пример.

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Проектируемая информационная система «Покупка сырья и материалов» предназначена для автоматизации процесса ведения учета о покупке сырья и материалов предприятием.

Покупка сырья и материалов предполагает:

• ведение бухгалтерского учета по операциям покупки сырья и материалов;
• ведение складского учета по оприходованию сырья и материалов.

Таким образом, бухгалтерский учет по покупке сырья и материалов взаимодействует со складским учетом по оприходованию купленных сырья и материалов, которое выполняется на основании документов, поступающих из бухгалтерии.

Определим границы рассматриваемой задачи. В рамках курсового проектирования будем рассматривать только ведение бухгалтерского учета по операциям покупки сырья и материалов.

При небольшой номенклатуре приобретаемого сырья и материалов и небольшом количестве операций по их приобретению материалы и сырье в момент поступления в организацию могут сразу оцениваться по фактической себестоимости, так как весь объем затрат, связанных с их приобретением, как правило, уже известен к этому моменту.

В этом случае в момент поступления сырья и материалов в организацию их оприходование отражается по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами (кредит корреспондирующего счета зависит от источника получения материалов).

Пример операций, сопровождающих бухгалтерский учет по покупке сырья и материалов, приведем на рис. 1-2.

Рисунок 1 –Учет бухгалтерских операций (вариант 1)

Рисунок 2 – Учет бухгалтерских операций (вариант 2)

В результате проектирования ИС «Покупка сырья и материалов» автоматизируем следующие функции:

• ведение списка бухгалтерских счетов;
• ведение списка первичных документов;
• ведение учета операций по покупке сырья и материалов;
• подготовка отчетов «Список операций за период», «Ведомость покупки сырья и материалов по месяцам года».

Входные информационные потоки: список счетов, первичные документы (счет-фактура, учредительные документы и т.д.).

Выходные информационные потоки: отчет «Список операций за период», отчет «Ведомость покупки сырья и материалов по месяцам года».

Решением рассматриваемой задачи по бухгалтерскому учету покупки сырья и материалов занимается бухгалтер предприятия. Бухгалтер на основании первичных документов регистрирует бухгалтерские операции (проводки) и передает документы работникам склада.

Основные понятия: проводка (операция), счет, дебет, кредит, корреспонденция счета, первичные документы, счет-фактура и т.д.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм: контекстная диаграмма системы и диаграммы декомпозиции.

Проектирование функциональной модели ИС начинается с построения контекстной диаграммы (рис.3).

Контекстная диаграмма дает общее представление о потоках входящей и выходящей информации, механизмах и управлении бизнес-процессами. Так на вход системы поступают данные в виде следующих информационных потоков:

• список счетов;
• первичные документы;
• документы по покупке сырья и материалов.

На выходе системы получаем отчеты и документы, необходимые для бухгалтера. Управляющим воздействием на бизнес-процесс являются нормативные документы, законодательство. В качестве механизма выступают бухгалтер и ПО (программное обеспечение).

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма

После создания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция, т.е. система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и т.д. Каждый фрагмент системы в результате такого разбиения изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Процесс «Деятельность по покупке сырья и материалов» разбивается на следующие процессы: Ведение списка счетов, Учет первичных документов, Ведение журнала операций, Подготовка отчетов.

Диаграмму декомпозиции представим на рис.4.

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции A0

Диаграммы потоков данных (DFD) используются для описания движения документов и обработки информации как дополнение к диаграммам IDEF0. DFD диаграмма отражает функциональные зависимости значений, которые вычисляются в системе, при этом включает входные и выходные значения, а также внутренние хранилища данных.

DFD-диаграмма – это граф, на котором показано движение значений данных от их источников через преобразующие их процессы к их потребителям в других объектах.

Диаграмма потоков данных представлена на рис.5.

Рисунок 5 – Диаграмма потоков данных

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами, используемыми при решении данной задачи, являются первичные документы (счет-фактура, накладная и т.д.).

Каждая операции по покупке сырья и материалов сопровождается каким-либо первичным документом.

Схему документооборота представим на рис. 6.

Рисунок 6 – Схема документооборота

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К входным документам относятся первичные документы (счет-фактуры, накладная и т.д.).

В нашем случае неважно, что собой представляют унифицированные формы данных документов, так как непосредственно их формирование в рамках задачи не используется.

К выходным данным отнесем: отчеты и документы. Вид выходных данных зависит от того для представления каких данных они подготовлены (список, карточка, с группировкой или без и т.д.).

Для ввода информации удобнее использовать ленточные формы, представляющие собой некоторый список данных.

При решении рассматриваемой задачи будем использовать системные классификаторы, т.е. такие которые действуют внутри заданного предприятия.

Используемые системы кодирования приведем в табл. 1.

Таблица 1 – Используемые системы кодирования

В рамках решаемой задачи всю входную информацию можно разделить на два вида:

• условно-постоянная: список счетов, список первичных документов (табл. 2);
• переменная: журнал операций.

Таблица 2 – Условно-постоянная информация

В целом информационная база (ИБ) проектируемой системы для рассматриваемой задачи представляет собой совокупность объектов: таблицы, формы, запросы и отчеты, объединенных в один файл БД (.mdb).

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционная система – это программный комплекс, обеспечивающий управление выполнением программ задач пользователя, вводом-выводом и обменом данных, распределением ресурсов ЭВМ и т.д.

ОС выполняет большое число функций управления прикладными процессами, областью взаимодействия, памятью, внешними устройствами, обеспечением безопасности данных, хранением данных, диагностикой неисправностей системы, интерфейсом, учетом используемых ресурсов.

Операционные системы различаются особенностями реализации алгоритмов управления ресурсами компьютера (однозадачные и многозадачные, однопользовательские и многопользовательские, локальные и сетевые и т.д.), областями использования.

В качестве операционной системы используем ОС семейства Windows версии 7, которая является многозадачной, многопользовательской системой.

При выборе базы данных очень важно выбрать БД, которая в наибольшей степени соответствуют предъявляемым к системе требованиям.

Наиболее известными СУБД являются Microsoft Access, Oracle, MS SQL Server.

Microsoft Access на сегодняшний день является одной из самых популярных настольных СУБД.

Основными объектами в СУБД MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты и др.

Таблицы – это фундаментальные объекты реляционной БД (РБД), в которых хранится основная часть всех данных приложения пользователя. Каждая отдельно взятая таблица, как правило, хранит данные по конкретной тематике. Все информация в таблице организована с помощью строк (записи) и столбцов (поля).