Файл: Стадия формирования команды проекта (Теоретические аспекты организации работы команды проекта).pdf

Введение

Важной задачей управления проектом является формирования его команды. Руководителям проекта и функциональных подразделений, которые принимают участие в его создании, на этой стадии приходится решать ряд специфических задач, связанных с мотивацией труда, конфликтами, выполнением обязанностей, контролем, ответственностью, коммуникациями, властью, лидерством и т. п.

Правильные решения создают благоприятные условия для общей деятельности, помогают преодолеть психические нагрузки, которые возникают в процессе поиска, согласования и реализации проектных решений, избегнуть конфликтов и стрессов, которые, в конечном счете, отражаются на научно-техническом уровне и качестве проекта.

Большинство исследований подтверждают, что около 80% опрошенных сотрудников различных организаций выдвигают фактор человеческих отношений на первое место среди всех факторов, влияющих на успешное осуществление проекта. Поэтому приоритетной является эффективная организация работы команды проекта.

Создание профессиональной команды для нового проекта — одна из основных обязанностей проект — менеджера. Этот процесс требует ряда управленческих навыков в определении, отборе и объединении в команду специалистов из разных отделов и организаций. А в дальнейшем потребует и реализации навыков контроля за их совместной работой.

Все это определяет актуальность выбора тема нашей работы, целью написания которой является определение основных правил организации работы команды при реализации проектов.

Для достижения этой цели необходимо выполнить следующие задачи:

— охарактеризовать теоретические аспекты организации работы команды проекта;

— проанализировать особенности формирования команды проекта;

— исследовать процесс управления работой команды проекта.

1. Теоретические аспекты организации работы команды проекта

Команда проекта — совокупность работников, которые осуществляют функции управления проектом и персоналом проекта. Формируя команду, проект — менеджер собирает вместе группу людей, стараясь объединить их при помощи общей цели и единых задач.

Новизна, уникальность, риск и динамичность — все эти черты присущи новому проекту, они же и определяет трудность при формировании команды. Создание команды для нового проекта усложнено еще и тем, что эти люди не работали ранее вместе, не имеют общих ценностей и норм, но отныне должны работать эффективно и синхронно. Требуется продолжительное время, чтобы внутри группы возникло командное чувство, чтобы установились общие нормы, стандарты и ценности. Поэтому чтобы проект был успешным, объединение людей должно состояться до того, как команда начнет работать «на полную мощность».

---

Команда проекта обладает такими существенными признаками, как:

— внутренняя организация, которая состоит из органов управления, контроля санкций;

— групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде, а также общее мнение;

— собственный принцип обособления, что отличает ее от других команд;

— групповое давление, т. е. влияние на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности;

— стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, которые возникают между людьми в ходе решения общих задач;

— закрепление определенных традиций.

Главная цель формирования команды проекта — самостоятельное управление, решение конкретных задач и преодоление проблем. Ведь при организации работы над проектом необходимо решить две задачи:

1. сформировать команду проекта;

2. обеспечить эффективную работу команды проекта.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одного до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов.

Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом:

1. Первый принцип — ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому администратору проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может быть руководителем всего проекта. Руководитель проекта в любом случае имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

2. Второй принцип: для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят все участники проекта для осуществления функций в соответствии с зонами ответственности. При этом на начальном этапе требуются услуги проект-менеджера, организующего команду проекта и ее деятельность (чаще юридическое лицо).

Факторами, влияющими на выбор принципа формирования команды проекта, являются:

1. Специфика проекта. Она определяет формальную структуру команды, ролевой состав, перечень знаний, умений, навыков, способностей, которыми должны обладать члены команды.

2. Организационно-культурная среда. Внешняя среда — это все факторы, которые не зависят от команды проекта, но влияют на ее работу.

---

3. Личный стиль взаимоотношений руководителя с членами команды. Этот стиль зависит от типа лидерства.

Система управления командой проекта включает:

— организационное планирование;

— кадровое обеспечение проекта;

— создание команды проекта;

— осуществление функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта.

Аналогично жизненному циклу проекта команда проекта имеет свой жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий: 1. формирование; 2. срабатывание; 3. функционирование, 4. реорганизация, 5. расформирование. (таблица 1).

Начинается формирование команды с работы по подбору кадров. Поиск членов команды проекта может проводиться по таким направлениям:

— непосредственное обращение руководителя проекта или кадровой службы в организации, на предприятия, к знакомым и деловым партнерам;

— публикация объявлений в средствах массовой информации и рекламных изданиях;

— использование услуг кадровых посредников (государственные центры занятости населения, негосударственные предприятия и т. п.).

Во время формирования команды существуют варианты:

1. Работа над проектом, как дополнительная задача. Сложность такой модели управления заключается в том, что из-за необходимости выполнения текущей работы, работа над проектом выполняется в последнюю очередь. Менеджер проекта имеет ограниченное влияние на членов команды вследствие наличия жесткой иерархии на предприятии.

2. Организация отдельной структуры в рамках организационной структуры предприятия.

3. Смешанные формы.

Таблица 1. Стадии жизненного цикла команды проекта

Номер стадии	Название стадии	Особенности управления командой
1	Формирование	Знакомство членов команды друг с другом и с задачами проекта
2	Срабатывание	Определение лидеров и роли отдельных работников, построение культуры, создание психологического климата
3	Нормальное функционирование (рабочая)	Рациональное распределение обязанностей и ответственности согласно требованиям проекта и способностям работников; координация сотрудничества с др. подразделениями; мотивация и определение общих целей команды; поддержание психологической атмосферы, решение конфликтов; контроль за достижением промежуточных результатов
4	Реорганизация	Завершение определенных этапов проекта и изменение в распределении обязанностей и ответственности
5	Расформирование	Возвращение работников в их структурные подразделения при матричной структуре управления или возвращение на прежнее место работы, трудоустройство членов бывшей команды при др. структурах управления

---

При этом могут использоваться разные типы общей деятельности, формы управления и способы влияния — табл. 2.

Таблица 2. Связь организационной культуры, управленческих форм и типов общей деятельности при организации работы команды проекта

Тип совместной деятельности	Управленческая форма	Инструменты управления
Совместная взаимодействующая (максимальное взаимодействие членов команды)	Коллективистская (принятие решений лидером)	Авторитет
Совместно-индивидуальная (минимальное взаимодействие)	Рыночная (принятие решений из-за требований рынка)	Деньги
Общая творческая (соавторство)	Демократическая, диалоговая (общее принятие решений)	Законы и знания

2. Особенности формирования команды проекта

При формировании команды проекта проект-менеджеру необходимо:

1. Охарактеризовать такие факторы уникальности проекта, как:

a) продукт проекта;

b) среда реализации проекта.

2. Проанализировать соответствие корпоративных ценностей исполнительной организации ее стратегическим целям.

3. Определить влияние характеристик продукта и среды реализации избранного проекта на требования по отношению к профессиональной деятельности членов команды этого проекта.

4. Сформировать перечень функций команды проекта и определить приоритетность каждой из этих функций для успеха проекта.

5. Определить необходимые для выполнения каждой функции команды проекта требования к знаниям, навыкам и способностям членов команды.

6. Разработать профессиональную структуру команды проекта.

7. Определить для выполнения каждой функции команды наиболее важные роли в команде проекта.

8. Определить итоговую приоритетность каждой из ролей в ролевой структуре команды проекта.

9. Сформировать перечень профессионально-важных качеств для каждой роли в команде проекта.

10. Спланировать процедуры оценивания отдельных блоков знаний, навыков и способностей кандидатов в команду проекта.

11. Проанализировать соответствие профессионально-важных качеств каждого кандидата требованиям к выполнению отдельных ролей в команде проекта, и определить наиболее сбалансированную ролевую структуру команды проекта (с учетом приоритетности ролей).

---

12. Проанализировать соответствие знаний, навыков и профессионально-важных качеств каждого кандидата требованиям к работе на отдельных должностях в команде проекта, и определить наиболее сбалансированную профессиональную структуру команды проекта (с учетом приоритетности функций).

13. Графически отобразить ролевую и профессиональную структуру избранного состава команды проекта.

Работа по планированию команды проекта начинается с формирования перечня функций команды проекта. Именно перечень функций команды проекта определяет требования к компетенции членов команды и ролей в команде проекта, а также определяет уровень трудоемкости и психофизической нагрузки членов команды при выполнении их функций в проекте.

Для каждой из указанных функций необходимо определить ее приоритет для успеха проекта (важнейшей функции назначается приоритет 1, следующим по важности назначается приоритет 2, и так далее). Приоритетность выполнения функций команды проекта определяет приоритетность требований к знаниям, навыкам и способностям при подборе членов команды, а также приоритетность ролей в команде проекта (табл. 3). 

На основе выделенных функций команды проекта необходимо определить требования к знаниям, навыкам и способностям членов команды, которая являются необходимыми для выполнения каждой отдельной функции. При этом, категория «способности» может содержать указания на профессионально-важные качества, которыми должен обладать член команды для выполнения описываемой функции.

После этого функции, близкие по требованиям к знаниям, навыкам и способностям членов команды, должны быть выделены в отдельные группы для назначения будущих членов команды. Закрепление этих групп функций за отдельными должностями в команде проекта будет определять перечень профессиональных требований к каждой должности в команде проекта. Поэтому на этом этапе необходимо определить целевую профессиональную структуру команды проекта, и описать распределение функций между должностями в команде проекта. Одним из возможных форматов для этого выступает формат матрицы ответственности.

Таблица 3. Шаблон формирования профессиональных требований к членам команды для исполнения их функций в проекте

Номер п/п	Функции команды проекта	Категория	Профессиональные требования
1	Изучение внешней среды предприятия	знания	Знания о факторах внешней среды
		навыки	Навыки стратегического анализа, владение методикой методика T.E.M.P.L.E.S.
		способности	Логика, внимательность, анализ
2	Сбор информации для оценки внутреннего состояния предприятия	знания	Знания об источниках информациях, правил ее сбора и систематизации
		навыки	Работа с документами, в т. ч. электронными
		способности	Усидчивость, ответственность

---