Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»».pdf

1. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных [1]:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений [10].

Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД. Рассмотрим СУБД, которые применяются для разработки web-ориентированных информационных систем:

• Microsoft SQL Server;
• PostgreSQL;
• MySQL;
• Oracle database.

СУБД PostgreSQL является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную работу базы данных [2]. Недостатками системы является низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД MySQL. Эта СУБД входит в пакет программ web-сервера, а также распространяется на свободной основе.

Для разработки информационной системы будет использован объектно-ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [8]. При этом данные и операции вместе образуют определенную сущность, и они не «размазываются» по всей программе, как это нередко бывает в случае процедурного программирования. Использование локализации программного кода и данных улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения. В качестве языка программирования был выбран язык программирования php, который использовался при разработке программной части сайта компании.

---

Для создания интерфейса будет использована CMS-система Wordpress, которая была использована при разработке сайта компании. Проектируемая система должна функционировать в среде операционных систем Windows 10.

1. Проектная часть
2. Информационная модель и её описание

Для разработки информационной модели необходимо осуществить моделирование нового варианта организации информационной системы предметной области, в которую входят [3]:

• полный состав информации, которая необходима для решения комплекса задач;
• отражение этой информации на всех типах носителей;
• описание процесса преобразования информации, от получения первичной переменной и условно-постоянной информации, и заканчивая получением файлов с результатной информацией и выдачей ее пользователю;
• состав исходных первичных документов и распределение их по задачам;
• источники и способы получения первичной информации;
• состав файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и результатной информацией;
• информационная потребность для каждой задачи комплекса;
• адресаты выдачи и получения результатной информации.

Информационная модель представлена на рисунке 5.

Источником информации для функционирования системы управления документооборотом являются следующие пользователи: руководитель, исполнитель, пользователь и администратор. Все перечисленные группы пользователей осуществляют ввод данных в систему.

В базе данных проектируемой системы будут следующие таблицы со справочной информацией: сотрудник, должность, подразделение, вид документа, статус документа, категория секретности.

Рисунок 5. Информационная модель

Также в базе данных будут таблицы, в которых хранятся и обрабатываются оперативные данные: документ, стадия документа, файл, маршрут, версия документа, организация.

В результате работы системы будет формироваться отчет о состоянии документов, в котором будет представлена выборка документов за заданный пользователем период, с указанием даты создания документа, стадии документа, сотрудника ответственного за стадию и сотрудника, который создал документ.

1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

---

Дадим описание составу входных документов, файлов и справочников. В системе отсутствуют входные документы, поскольку документооборот осуществляется согласно устному распоряжению руководителя.

В системе будут созданы следующие справочники:

1. Сотрудник – справочник сотрудников организации.
2. Подразделение – справочник структурных подразделений организации.
3. Должность – справочник должностей сотрудников организации.
4. Вид документа – справочник документов, которые можно создать в системе.
5. Статус документа – справочник стадий прохождения документа.
6. Категория секретности – справочник видов секретности документа.

Все перечисленные справочники заполняются администратором. Характеристика справочников представлена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика нормативно-справочной информации

Характеристика	Подразделение	Должность	Сотрудник
Ответственный за ведение	Администратор
Объем справочника в записях	20	50	1 000
Частота актуализации	2 раза в год
Объем актуализации	1 запись
Реквизитный состав	Наименование	Наименование	Фамилия
			Имя
			Отчество
			Дата рождения
			Табельный номер
Характеристика	Вид документа	Статус документа	Категория секретности
Ответственный за ведение	Администратор
Объем справочника в записях	5	5	3
Частота актуализации	2 раза в год
Объем актуализации	1 запись
Реквизитный состав	Наименование	Наименование	Наименование

1. Характеристика результатной информации

---

Выходным документом системы является отчет о состоянии документов. Отчет представляет собой список документов, созданных за определенный период времени. В отчете для каждого документа представлены следующие параметры:

1. Дата создания.
2. Наименование документа.
3. ФИО сотрудника, создавшего документ.
4. Стадия документа.
5. Дата перехода на текущую стадию документа.

Отчет не имеет унифицированной формы. Он представляет собой двумерную таблицу, в строках которой представлены информация о документе, а в столбцах которого перечислены параметры документа. Для отчетной формы требуется оригинальное проектирование документа. Характеристика таблиц с результатной информацией представлена в таблице 2.

Таблица 10

Характеристика таблиц с результатной информацией

Наименование таблицы	Наименование поля
Сотрудник	Фамилия
	Имя
	Отчество
Документ	Наименование
	Дата
Статус документа	Наименование
Стадия документа	Дата

1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Функции, которые автоматизирует информационная система делятся на два типа [4]:

1. Служебные функции.
2. Основные функции.

К служебным функциям проектируемой системы будут относиться:

1. Настройка информационной системы.
2. Управление окнами.
3. Помощь по работе программы.

К основным функциям будут относиться:

1. Редактирование справочников.
2. Создание операций.
3. Печать документов.
4. Формирование отчетов [7].

На основании перечисленных функций составим дерево функций системы (рисунок 6).

Рисунок 6. Дерево функций системы

Затем, на основании дерева функций системы создадим сценарий диалога. Для взаимодействия информационной системы с пользователем был выбран язык типа «Меню». Разрабатываемый сценарий диалога должен обладать возможностью определения состава кадров диалога, содержания каждого кадра и их соподчиненность [5].

В сценарии диалога должно учитываться [6]:

• работа с формами входных документов;
• формирование результатных документов;
• ввод и редактирование и просмотр данных;
• протоколирование действий пользователей;
• помощь на всех этапах работы с системой.

---

Сценарий диалога представлен на рисунке 7.

Рисунок 7. Сценарий диалога

1. Характеристика базы данных

Разработка базы данных осуществляется на основании информационной модели предметной области. В результате построения информационной модели были выделены таблицы, в которых будет храниться и обрабатываться информация базы данных.

Разрабатываемая система будет хранить и обрабатывать данные в реляционной базе данных, которая представляет собой совокупность двумерных таблиц. База данных будет включать следующие таблицы:

1. Сотрудник.
2. Подразделение.
3. Должность.
4. Вид документа.
5. Статус документа.
6. Категория секретности.
7. Документ.
8. Стадия документа.
9. Роль.
10. Право доступа.
11. Файл.
12. Маршрут.
13. Версия документа.
14. Организация.

Поскольку для разработки используется реляционная база данных, необходимо дать описание связям между таблицами базы данных. Для описания взаимосвязей между таблицами построим ER-модель, построенная в редакторе Erwin Data Modeler. ER-модель представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. ER-модель

Затем нужно дать характеристику атрибутам таблицы базы данных. Характеристика полей базы данных представлена в таблице 11.

Таблица 11

Характеристика базы данных

Содержание

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Справочник «Должность»
ID_должности	ID_dolzhn	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Наименование	Naim_dolzhn	Текст	30
Справочник «Сотрудник»
ID_сотрудника	ID_emp	Счетчик	5	Ключевое поле
Фамилия	F_emp	Текст	30
Имя	N_emp	Текст	30
Отчество	O_ep	Текст	30
Табельный номер	Tn_emp	Число	3
Дата рождения	Date_emp	Дата	8
Справочник «Категория секретности»
ID_категории	ID_kat	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	N_kat	Текст	300
Справочник «Подразделение»
Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID_подразделение	ID_podr	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	N_podr	Текст	100
Справочник «Вид документа»
ID_вида	ID_vid	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	N_vid	Текст	100
Справочник «Стадия документа»
ID_стадии	ID_usl	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	Naim_usl	Текст	30
Организация
ID_организации	ID_org	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	N_org	Текст	30
Дата создания	D_org	Число	10
Маршрут
ID_маршрута	ID_marsh	Счетчик	5	Ключевое поле
Стадия	S_marsh	Текст	30
Сотрудник	Sotr_marsh	Текст	30
Документ
ID_документа	ID_doc	Счетчик	5	Ключевое поле
Дата	Date_doc	Дата	8
Номер	Nom_doc	Число	10
Наименование	Naim_doc	Текст	30
Sod_doc	Текст	3000
Дата окончания	Date_doc	Дата	8
Версия документа
ID_версии	ID_vers	Счетчик	5	Ключевое поле
Дата	Date_vers	Дата	8
Номер	Nom_vers	Число	10
Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Комментарий	Comm_vers	Текст	1000
Стадия документа
ID_стадии	ID_st	Счетчик	5	Ключевое поле
Дата	Date_st	Дата	8
Примечание	Prim_st	Текст	30
Файл
ID_файла	ID_file	Счетчик	5	Ключевое поле
Дата	Date_file	Дата	8
Название	Nazv_file	Текст	30
Роль
ID_роли	ID_role	Счетчик	5	Ключевое поле
Название	Name_role	Текст	30
Право доступа
Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID_права	ID_rul	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	N_rule	Текст	30

---