Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»».pdf

ВВЕДЕНИЕ

С распространением персональных компьютеров большинство документооборота организаций создаются в электронном виде с помощью текстовых редакторов и процессоров. Документы, которые организация получает от контрагентов, представлены на бумажных носителях и часто подвергаются оцифровке. Масштабы организации также оказывают влияние на объем документооборотом. Поэтому процесс документооборота нуждается в управлении.

Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными версиями документов, но и электронными, управление документооборотом включает в себя, помимо прочего, формализацию движения электронных версий документов, то есть электронный документооборот.

Виды и способы организации электронного документооборота могут быть разными – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем. Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, которая позволит упорядочить работу и с бумажными документами, и с электронными. Это позволяют сделать системы электронного документооборота различных видов.

Системой электронного документооборота (СЭД) называется программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками. Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems), что означает систему управления электронными документами.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности процесса управления документооборотом.

Объектом исследования является бизнес-процесс управления документооборотом.

Предметом исследования является автоматизация процесса управления документооборотом.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

---

Рассмотрим процесс документации поставленной задачи. Создание проектов документов осуществляется по распоряжению начальника канцелярии, поэтому входным информационным потоком процесса является распоряжение начальника, которое представляет собой устное обращение. В результате формирования документооборота получается документ, подлежащий исполнению. Таким образом выходящим информационным потоком является документ, подлежащий исполнению.

Процесс формирования документации связан со всеми процессами организации, поскольку ее деятельность управляется приказами, постановлениями и распоряжениями, входящими в документооборот.

Процесс формирования документооборота будет рассматриваться от получения распоряжения от руководства до появления готового документа.

Важность процесса формирования документооборота в целом для предприятия заключается в том, что управление и деятельность организации подчинены приказам, распоряжениям и постановлениям.

Процесс формирования документации организации осуществляется специалистами канцелярии.

Основным определением в рассматриваемой предметной области является определение организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительными документами называются такие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятия.

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановлением называется правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа ведомства, создаваемый с целью разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказом называется правовой акт, издаваемый начальником отдела канцелярии, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжением называется правовой акт, издаваемый единолично руководителем, с целью разрешения оперативных вопросов. Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Указанием называется правовой акт, направленный на решение вопросов информационно-методического характера, а также вопросов, связанных с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

---

Результатным показателем процесса является количество документов, предназначенных для исполнения.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим бизнес-процессы предметной области. Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Управление процессом осуществляется согласно инструкции. Механизмами процесса являются сотрудники канцелярии и текстовые процессоры, в которых осуществляется создание документов. Входным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным потоком бизнес-процесса является документ, переданный на исполнение. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления документооборотом.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом организации. Процесс управления документооборотом включает в себя формирование, согласование и визирование документа.

В соответствии с распоряжением руководителя специалист выбирает тип распорядительного документа, вводит текст документа и передает полученный проект документа для согласования. После того как проект документа готов, он переходит в стадию согласования.

Согласование может осуществляться как одним должностным лицом, так и группой лиц. В процессе согласования осуществляется прочтение документа, в ходе которого может потребоваться внесение изменений. Если не требуется внесение изменений, документ передается на визирование. Если требуется внести изменения в документ, формируется список изменений и проект документа передается на исправление.

Ответственное лицо за подписание документа просматривает проект документа, если документ оформлен верно, он подписывается и передается на исполнение. Если требуется внесение изменений, они оформляются и передаются сотруднику, ответственному за создание проекта документа.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

---

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В рамках осуществления управления документооборотом организации формируются следующие документы:

1. Постановления.
2. Приказы.
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.

Для описания формирования документов составим схему документооборота (рисунок 3).

Рисунок 4. Схема документооборота

Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на выполнение процесса складывают из следующих показателей:

1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.

После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.

В таблице 1 представлена характеристика документооборота без внедрения средств вычислительной техники

Таблица 1

Характеристика документооборота

Показатель	Постановление	Решение	Приказ	Указание	Распоряжение
Количество документов в год, шт.	10 000	5 000	1 000	1 000	5 000
Количество символов в документе, шт.	10 000	10 000	5 000	5 000	5 000
Частота возникновения в год	1	1	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	50 000	25 000	5 000	5 000	25 000

Годовые трудозатраты на управление документооборотом организации составляют 110 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение и визирование документов. При автоматизации управления документооборотом планируется снижение временных затрат на перечисленные операции. Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с использованием средств вычислительной техники (таблица 2).

---

Таблица 2

Характеристика документооборота

Показатель	Постановление	Решение	Приказ	Указание	Распоряжение
Количество документов в год, шт.	10 000	5 000	1 000	1 000	5 000
Количество символов в документе, шт.	10 000	10 000	5 000	5 000	5 000
Частота возникновения в год	1	1	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	35 000	17 000	3 000	3 000	17 000

После внедрения автоматизированной системы управления документооборотом трудозатраты рассматриваемой задачи составят 75 000 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что временные затраты были снижены на 32%. Следовательно, применение средств вычислительной техники является обоснованным.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Опишем состав входных и выходных документов процесса документации и отчетности. В процессе отсутствуют входные документы, поскольку процесс инициируется по устному распоряжению руководителя отдела или по распоряжению, полученному с помощью системы межведомственного взаимодействия.

Выходными документами процесса являются:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Перечисленные выходные документы имеют унифицированную форму, поэтому при разработке системы не потребуется оригинального проектирования форм документов.

Рассмотрим состав справочников и классификаторов. В их составе должны быть:

• Справочник подразделений организации.
• Справочник сотрудников организации.
• Справочник должностей сотрудников организации.
• Справочник стадий формирования документооборота (проект, согласование, визирование, исполнение).

Информационная база должна быть интегрированной с локальной организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным [9]. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

---