Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

Введение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений [7]. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

Объект исследования – организация с активным документопотоком, в которой актуальны задачи управления документооборотом.

Предмет исследования – разработка регламента выполнения процесса «управление документооборотом».

Цель работы – разработать регламент выполнения процесса «управление документооборотом».

Задачи: выделить основные задачи автоматизации предметной области, построить функциональные модели бизнес-процессов, модели информационной системы в нотациях UML 2.0 [14].

1. Анализ предметной области

1.1 Описание предметной области и постановка задачи

Во множестве организаций распространена система управления, представляющая собой многоуровневую иерархическую структуру, в которой каждый нижестоящий уровень управляется вышестоящим уровнем и подчиняется ему. При этом действуют принципы разделения труда, основанные на выполнении отдельных функций и специализации сотрудников. Типовая многоуровневая схема организационной структуры Компании приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура Компании

Общее руководство деятельностью осуществляет директор – его задачи включают своевременное общее обеспечение организации всеми необходимыми средствами, включая финансовые, материальные и другие ресурсы, участие в основных вопросах, определяющих работу организации.

---

Непосредственно директору подчиняются заместители по направлениям, каждый из которых контролирует и несет ответственность за деятельность своего направления. В рамках направлений функционируют отделы, которые наделенные своими полномочиями и функциями и имеют своих локальных руководителей подразделений и определенное число рядовых сотрудников-исполнителей.

На рисунке 2 приведена общая диаграмма документооборота, отражающая схему движения одного документа.

• создание документа;
• распространение первичным исполнителям;
• распространение документа далее по цепочке исполнения (согласований);
• исполнение и отчет в той или иной форме.

Рисунок 2 – Диаграмма документооборота

Подводя итог, можно выделить следующие входные данные типовой системы документооборота:

• непосредственно документы;
• приложения к документам;
• вспомогательные данные и справочники для составления и обеспечения документов;
• события изменения состояния документа (согласование, исполнение, отклонение и т.д.).

Выходные данные типовой системы документооборота могут быть представлены:

• данные по процессу обработки документов;
• электронные копии документов;
• архив электронной документации;
• события (задания) исполнителям;
• отчеты по документам.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Основное назначение средств бизнес-моделирования — обеспечение понимания функционирования бизнес-процессов на всех уровнях. Бизнес-модель даёт целостную картину жизнедеятельности организации, согласовывает разные точки зрения на постоянно развивающуюся деятельность (предметную область).

Для демонстрации бизнес-процессов, анализа их архитектуры в целом и принятия решений об оптимизации имеются специальные методики и языки моделирования [2]. Рассмотрим некоторые из них.

SADT

SADT использует структурный подход к моделированию – методологию структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique). SADT разработана Дугласом Т. Россом в 1969-1973 годах и базируется на структурном анализе систем и графическом представлении организации в виде системы функций [8]. Для существующих систем нотации IDEF методологии SADT могут быть использованы для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются [9]. SADT требует определенной строгости следования своим правилам, в то же время не накладывает жестких ограничений.

---

Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые представлены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из более общей диаграммы. На каждом шаге декомпозиции более общая диаграмма называется родительской для более детальной диаграммы [6].

В рамках SADT используется несколько нотаций моделирования. Остановимся на трех из них:

IDEF0. Основной концептуальный принцип IDEF0 состоит в представлении любой анализируемой системы в виде набора взаимосвязанных блоков. Этот набор отображает процессы, происходящие в анализируемой системе [15]. Таким образом, IDEF0 сводится к декомпозиции основных функций на отдельные бизнес-процессы, работы и действия, в результате чего разрабатывается иерархическая модель; при этом декомпозицию можно производить многократно, до четкого и детального описания всех процессов [8]. Таким образом, моделируемая система рассматривается как произвольное подмножество неограниченного множества. При этом система имеет рамки, через которые описывается взаимодействие с внешним миром посредством входов (исходные данные, которые обрабатывает система), выходов (результаты деятельности системы), управлений (стратегий и управляющих процедур, регламентирующих выполнение работ) и механизмов (ресурсы и исполнители работ). В итоге получается, что управляемая система преобразует входы в выходы, используя механизмы.

Методология IDEF0 имеет ряд преимуществ:

• графическое представление способно представить весь спектр исследуемых процессов в любой степени детализации (за счет декомпозиции процессов);
• позволяет точно описать моделируемые объекты и процессы;
• подтвердила свою эффективность в результате многолетнего опыта его применения в различных областях деятельности;
• достаточно проста и быстро поддается пониманию;
• поддерживается в большом количестве программных средств, в том числе и бесплатно распространяемых.

IDEF3 – данный метод используется для сбора информации о состоянии моделируемой системы. Это структурный метод, показывающий причинно-следственные связи и события. Он также показывает, как организована работа, и какие пользователи работают с моделируемой системой [8].

DFD (Data Flow Diagram) – диаграммы потоков данных. Являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С помощью этих диаграмм функциональные требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных [6]. Логическая модель DFD показывает внешние по отношению к системе источники данных, идентифицирует логические функции (процессы) и группы элементов данных, связывающие одну функцию с другой (потоки), а также идентифицирует хранилища (накопители) данных, к которым осуществляется доступ [12].

---

Для построения диаграмм DFD существуют разные нотации: Гейна-Сарсона и Йордана-де-Марка.

BPMN

Одной из технологий описания бизнес-процессов, относящихся к типу «work-flow» – моделей, является нотация моделирования BPMN (Business Process Model Notation) – технология моделирования и нотации бизнес-процессов [11]. Данная технология предлагает довольно обширные средства для отражения самых подробных и самых важных понятий моделируемого процесса.

Благодаря абстрактному представлению модели нотация BPMN позволяет наглядным образом описывать модели бизнес-процессов независимо от среды их функционирования. Полученная в результате модель представляет собой сеть графических объектов, которые изображают действия и события, связанные между собой потоками управления.

Основные достоинства нотации BPMN [3]:

• Возможность проследить влияние окружающей среды на бизнес-процесс (сообщение от участников, событие, ошибка).
• Возможность выделять исполнителей для каждого действия и объединять их в группы, позволяя контролировать иерархию и четко понимать роли исполнителей в рамках всего процесса.
• Возможность моделировать взаимодействие с внешними объектами: организациями или группами участников.
• Обеспечение очень высоким уровнем детализации.
• Возможность привязки к действиям объектов данных, которые создаются или используются в ходе этих действий, что позволяет описать не только последовательность действий, но и организацию документооборота.

eEPC

Методология EPC (Event-Driven Process Chain – цепочка процессов, управляемая событиями) является расширением нотации IDEF3, дополняя ее таким понятием, как событие. Методология eEPC – некоторое расширение методологии EPC.

Диаграммы eEPC представляют собой упорядоченный граф событий бизнес-функций. Нотация EPC предлагает простое, наглядное и эффективное средство моделирования, позволяющее в виде последовательности событий и функций описывать сложные бизнес-процессы. Она применяется в таких распространенных программных продуктах, как SAP и ARIS [13].

Методология ARIS применяется при комплексном описании деятельности предприятия. Данная технология позволяет документировать бизнес-процессы, определить их особенности и недостатки, проанализировать эффективность работы предприятия, получить на основе моделей бизнес-процессов нормативные документы для поддержки и автоматизации.

Технологии моделирования ARIS сочетают в своем составе функциональный и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Элементы ARIS-модели, отображающие отдельные части и аспекты бизнес-процесса, описываются в виде объектов, что позволяет создать его представление, независимое от используемого метода моделирования.

---

В данной работе для моделирования бизнес-процессов будет использована нотация IDEF0 методологии SADT.

1.2 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Документооборот регламентируется действующим уставом. Основными исполнителями, задействованными в процессе, являются отделы, заместители направлений и непосредственно директор. Исходными данными для процессов документооборота являются необходимость, продиктованная планами работы и производственными задачами. Результатами документооборота являются отчеты о работе отделов и направлений.

На рисунке 3 приведена контекстная диаграмма документооборота в нотации IDEF0.

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма IDEF0

Сам процесс документооборота включает (рисунок 4):

• создание документа;
• исполнение документа;
• отчет по исполнению.

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Создание документа реализуется следующими этапами (рисунок 5):

• непосредственное создание нового документа;
• подписание документа руководителем отдела;
• рассылка документа и его копий исполнителям;
• регистрация документа.

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции создания документа

Выводы по главе 1

Из приведенных диаграмм можно установить следующие недостатки в текущей системе документооборота:

• скорость получения приказов (распоряжений) и соответствующие уведомления о новых возникших задачах может быть недостаточно высокой для эффективного взаимодействия и работы отделов;
• создание и рассылка документов по адресатам ведется вручную, что влечет за собой множество рутинных операций, снижающих производительность;
• способ учета документов (в виде журнала приказов и распоряжений) неэффективен – при таком учете затрудняется поиск нужного документа, существует вероятность допущения ошибок ввода (человеческий фактор);
• отсутствует разграничение полномочий и прав доступа к документам;
• отсутствует автоматизированная система контроля исполнения поручений и приказов как со стороны инициаторов (контроль), так и со стороны самих исполнителей (уведомления).

---