Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

В таблице 5 приведена спецификация сущности «Documents» – документы.

Таблица 5

Спецификация сущности «Documents»

Содержание

В таблице 6 приведена спецификация сущности «Events» – события.

Таблица 6

Спецификация сущности «Events»

Все связи инфологической модели ИСЭД относятся к типу «один ко многим».

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На рисунках 15 – 18 приведены диаграммы бизнес-процессов «как должно быть» с учетом предложенного внедрения ИСЭД в бизнес-процессы обеспечения автоматизации документооборота.

В контекстную диаграмму «TO-BE» добавляется новый механизм – новая система ИСЭД (рисунок 15).

Рисунок 15 – Контекстная диаграмма IDEF0 (TO-BE) процесса документооборота

Поскольку документооборот теперь автоматизирован, то теперь, во-первых, документы приобретают электронную форму (с «бумажными» приложениями, которые хранятся на сервере файлов и могут быть распечатаны), а во-вторых, назначенные исполнители документов получают через ИСЭД соответствующие задачи на согласование или исполнение документов.

Кроме того, автоматизированные средства контроля исполнения документов будут следить за соблюдением сроков исполнения и оповещать как исполнителей, так и инициаторов (создателей и отправителей документов).

Таким образом, в корне изменяется задача создания документов, используя новую ИСЭД для автоматизации жизненного цикла документа.

Эти изменения отображены на диаграмме декомпозиции процессов документооборота на рисунке 16.

Рисунок 16 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 (TO-BE) документооборота

Декомпозиция задачи создания документов полностью переработана и отображена на диаграмме на рисунке 17.

Рисунок 17 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 (TO-BE) создания документа

В соответствии с рисунком 17 автоматизированы такие процессы, как подготовка и хранение документа, его согласование и отправка на исполнение, а также контроль исполнения.

Данные каждого документа подлежат хранению в базе данных. При создании документа также создаются соответствующие задачи исполнителям согласовать (исполнить) документ. Эти задачи назначенные исполнители получают автоматически в ИСЭД. Реагируя на них, они инициируют изменение статуса документов в БД, что позволяет просмотреть всю историю жизненного цикла документа: от создания и выполнения всех действий с ним до конечного исполнения.

Изменения в информационных потоков при новой системе документооборота с использованием ИСЭД приведено на диаграмме потоков данных на рисунке 18.

Рисунок 18 – Диаграмма потоков данных (TO-BE) процесса документооборота

Выводы по главе

Разработка и внедрение программного решения ИСЭД актуальна для управления документооборотом в рамках рассмотренных задач управления документооборота. Создание ИСЭД позволит существенно повысить эффективность документооборота, т.к. ее функции позволят:

• • автоматизировать большую часть ручного труда по управлению документооборотом;
  • понизить риск допущения непроизвольных ошибок при вводе информации вручную (человеческий фактор);
  • оптимизировать процессы хранения и доступа к данным;
  • оперативно и быстро составлять и искать необходимые документы;
  • разграничить доступ к данным и функциям в соответствии с компетенциями пользователей.

Заключение

В процессе выполнения данной работы был проведен анализ системы документооборота и ее описание в виде диаграммы IDEF0. В результате этого анализа были выявлены основные недостатки, снижающие эффективность процесса:

• скорость получения приказов (распоряжений) и соответствующие уведомления о новых возникших задачах может быть недостаточно высокой для эффективного взаимодействия и работы отделов;
• создание и рассылка документов по адресатам ведется вручную, что влечет за собой множество рутинных операций, снижающих производительность;
• способ учета документов (в виде журнала приказов и распоряжений) неэффективен – при таком учете затрудняется поиск нужного документа, существует вероятность допущения ошибок ввода (человеческий фактор);
• отсутствует разграничение полномочий и прав доступа к документам;
• отсутствует автоматизированная система контроля исполнения поручений и приказов как со стороны инициаторов (контроль), так и со стороны самих исполнителей (уведомления).

Для устранения выявленных недостатков были предложены цели оптимизации проекта, его исполнители, механизмы и средства его реализации. По результатам предложений был проведен реинжиниринг разработанной схемы IDEF0 процесса. Новая схема IDEF0 предполагает разработку и внедрение ИСЭД.

В работе были разработаны модели бизнес-процессов (реинжиниринг: IDEF0 TO-BE), модели системы в нотации UML 2.0.

В работе были использованы такие программные средства автоматизированного проектирования информационных систем (CASE-системы), как:

• AllFusion Process Modeler 7.1;
• MS Visio 2013.

Cписок литературы

1. Арлоу Д. UML 2 и Унифицированный процесс. Практический объектно-ориентированный анализ и проектирование: пер. с англ. / Д. Арлоу, И. Нейштадт. – 2-е изд. – СПб.: Символ-Плюс, 2012. – 624 с.
2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.– Издательский центр Академия, 2005 – 288 с.
3. Баранкова И.А. Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN и ее применение при проектировании автоматизированных систем.: Молодежный научно-технический вестник. – Электронный журнал.: Изд. ФГБОУ ВПО «МГТУ им. Н.Э. Баумана». Эл. No. ФС77-51038
4. Бардина Н.В. Диаграмма классов и модель «сущность-связь» как логические модели информационной системы. // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2012., № 2 (3)
5. Буч Г. UML. Классика CS / Буч Г., Якобсон А., Рамбо Дж.; пер. с англ.; под общей ред. проф. С. Орлова. ­– СПб.: Питер, 2009. – [2-е изд.]. – 736 с.
6. Головичнер М Н. – Проектирование информационных систем. Методические указания по подготовке к государственному экзамену, Томск, 2009., 110 с.
7. Игонина Л.Л. Инвестиции: Учеб. пособие / Под ред. д-ра экон. наук, проф. В.А. Слепова. — М.: Юрист, 2002. — 480 с.
8. Коцюба И.Ю., Чунаков А.В., Шишков А.Н. – Основы проектирования информационных систем. Учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2015. – 206 с.
9. Маклаков С. В. – ERWin и BPWin. CASE-средства разработки информационных систем. М., 1999
10. Малыхина М. П. Базы данных. Основы, проектирование, использование. – БХВ-Петербург, 2013. – 528 с
11. Нотация BPMN. Электронный ресурс: [Режим доступа]: http://bpmsoft.org/bpmn/
12. Тасваева А.Н. Диаграммы потоков данных и вариантов использования как инструменты проектирования информационных систем. // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2012., № 2 (3)
13. Самуйлов К.Е., Серебренникова Н.В., Чукарин А.В., Яркина Н.В. «Основы формальных методов описания бизнес-процессов»: Учеб. пособие. – М.: РУДН, 2008. – 130 с.: ил.
14. Object Management Group Inc., UML 2.0 Infrastructure Specification: Document number 03-09-15 (Спецификация инфраструктуры языка UML 2.0: Документ номер 03-09-15). сентябрь 2003 г.
15. Orientsoft. Software development & Business consulting. Функциональное моделирование на базе IDEF0. Учебный курс – Минск: 2002 – 35с.