Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» (1. Аналитическая часть).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Величина издержек, возникающих при реализации продуктов и услуг организации, может зависеть от ряда внутренних факторов:

1. Квалификации персонала организации.
2. Степени износа оборудования.
3. Принятых управленческих решений.
4. Наличия необходимого количества товаров.

Для того, чтобы обеспечить наличие необходимого количества товаров, осуществляется контроль за их поставками. Для этого необходимо осуществлять контроль за заказами товара и выполнения обязательств поставщиков.

Организациям, осуществляющим деятельность в малом бизнесе, отслеживание выполнений условий договора с поставщиком не представляется сложной задачей. Сложность возрастает с масштабами деятельности организации.

Чем больше масштабы деятельности организации, тем шире становится товарный ассортимент и больше количество поставщиков. Отслеживание сроков выполнения договоров в такой ситуации становится сложной задачей, которая может выполняться большим количеством сотрудников.

Также сложность задачи зависит от учета договоров. Если учет договоров ведется на бумажных носителях. В этом случае специалистам, в задачи которых входит отслеживание сроков поставок товаров, необходимо оптимизировать организацию хранения договоров таким образом, чтобы быстро находить необходимые документы.

Наиболее рациональным способом организации процесса контроля поставок товара является использование информационных систем, которые обеспечивают хранение и обработку данных. В информационных системах осуществляется учет договоров на поставку товаров, вводятся даты поставок и объемы партий товаров. Далее специалист с помощью сортировки и выборки по базе данных может осуществляться оперативное отслеживание договоров.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс контроля поставок товара.

Предметом исследования является автоматизация процесса контроля поставок товара.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса контроля поставок товара.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

---

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Процесс организации учета и контроля поставок товаров является важной частью деятельности организации. Эффективность ведения предпринимательской деятельности в значительной степени зависит от надлежащего и своевременного исполнения сторонами-подписантами принятых на себя обязательств по договору. В связи с этим становится важной организация текущего контроля за исполнением условий договора и за ходом поставки товара. Контроль исполнения обязательств по договору является важным элементом повседневной коммерческой работы и позволяет обеспечить надежное бесперебойное и своевременное поступление товарного ассортимента к покупателю в согласованном в договорной документации ассортименте, в предусмотренном договором количестве и соответствующего качества.

Цель оперативного учета и контроля поставок товаров заключается в осуществлении ежедневного отслеживания процесса выполнения договоров поставки для обеспечения своевременности и бесперебойности поступления товаров на склад организации.

Традиционно процесс отслеживания условий выполнения договоров поставки осуществляется в специальных документах или журналах, в которых зафиксированы сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров. С помощью информации, зафиксированной в журнале, происходит выявление случаев нарушения поставщиками условий договоров [3].

Ведение перечисленных документов является необходимым условием для своевременного предъявления претензий поставщикам. Учет поставок товаров с помощью карточек или журнала является достаточно трудоемким процессом. Учет в этих документах осуществляется вручную, поэтому данные о поставках товаров не могут отличаться оперативностью.

В связи с этим актуальной задачей коммерческой деятельности является автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники. Поэтому рабочие места специалистов организации, отвечающих за контроль поставок товаров, должны быть оснащены персональными компьютерами, которые составляют основу автоматизированных рабочих мест (АРМ), что позволяет обеспечить непрерывный ежедневный контроль поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику.

---

Повысить уровень качества процесса контроля поставок товаров можно за счет разработки оперативных планов закупок, в которых предусмотрены объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

При проведении коммерческих операций, направленных на закупку товаров, возникает вероятность того, что стороны не выполняют обязательств по договору, что влечет за собой причинение торговому партнеру материального и морального ущерба [5].

В случае нарушения сроков поставок товаров, потерпевшая сторона может предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами. Претензия может быть представлена в форме письменного требования о добровольном устранении выявленных нарушений условий договора или законодательства.

Для того, чтоб осуществить выявление нарушений, необходимо организовать четкий и полный процесс учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

При проведении претензионной работы с поставщиками, необходимо:

• Обеспечить защиту своих интересов в максимальной степени с помощью подписания договоров поставки товаров;
• Осуществить устранение возникающих противоречий с поставщиком с помощью проведения переговоров и достижения взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам той или другой стороны;
• Обеспечить тщательность документального оформления претензий, это будет способствовать достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде.

Претензии направляются контрагентам в виде заказных писем или писем с объявленной ценностью, а также могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора должны быть направлены в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

При проведении претензионной работы с поставщиками необходимо указывать [7]:

• Название организации, предъявляющей претензию, и название организации, которой предъявляется претензия, адреса обеих организаций, номера претензии и дату предъявления;
• Обстоятельства, которые явились основанием для предъявления претензии и перечень доказательств, подтверждающих изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований;
• Перечень ссылок на нормативные акты, условия договора или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

---

Претензии заверяются подписью руководителя организации или лицом, заменяющим руководителя. Организация, которой предъявляется претензия, должна дать ответ, заверенный руководителем, в письменной форме. В ответе на претензию должны быть указаны:

• В случае полного или частичного удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
• В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии должны быть перечислены мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ;
• Перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.

Если удовлетворению подлежит претензия, имеющая денежную оценку, к ответу должно быть приложено платежное поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии, заявителю возвращаются подлинники документов, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответы на претензии должны быть отправлены заказным или ценным письмом, или с помощью телеграфа, телетайпа или с помощью других средств связи, которые обеспечивают фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Контроль выполнения условий договора на поставку товаров осуществляется по следующим метрикам:

• По общему объему сделки;
• По развернутому ассортименту;
• По срокам поставки.

По каждому договору рассматривают степень соответствия количества и качества поставляемых товаров, соблюдения условий транспортировки и своевременность и полноту оплаты.

Помимо этого необходимо контролировать оборот упаковки и тары, выполнения обозначенных в договоре условий отгрузки, соответствия цен. Контролю подлежит и наличие (включая юридически верное оформление) товарно-транспортных накладных и прочих сопроводительных документов.

Контроль выполнения условий договора всегда сопровождается большим количеством документации. Особую значимость имеют документы, в которых содержатся все необходимые сведения о количестве, ассортименте и стоимости поставляемых товаров, их базовых отличительных признаках [8].

Одним из важных документов является счет-фактура. Счет-фактура оформляется продавцом при отгрузке товаров на имя покупателя и является требованием оплатить обозначенную в счете-фактуре денежную сумму. В чете-фактуре указываются следующие реквизиты:

---

• Наименование организаций: продавца и покупателя;
• Адреса организаций;
• Номер и дата счета-фактуры;
• Характеристики товара: наименование, количество, цена, общая стоимость товара.

К договору на поставку товаров прилагается спецификация, в которой указан ассортимент товаров, количество, цена за единицу, общая итоговая сумма и сроки поставки товаров покупателю. Отгрузка товаров осуществляется в соответствии со спецификацией, имеющей полные данные.

Также важную роль грают документы, которые удостоверяют надлежащее качество поставляемых товаров. Перечень этих документов определяется сторонами при заключении договоров поставки.

Если поставке подлежат товары, которые в соответствии с действующим законодательством подлежат сертификации, к договору купли-продажи прикладываются сертификаты соответствия, которые являются определенной гарантией качества товаров, а также их безопасности для конечного потребителя (его жизни и здоровья) и для окружающей среды.

Процесс учета выполнения условий договоров поставки можно вести в журналах или карточках. В этих документах фиксируются данные о фактическом поступлении товаров, выявляются случаи всех нарушений поставщиками условий заключенных договоров. Собранная и систематизированная информация о выполнении условий договора поставки дает возможность получателю товаров предпринять своевременные и эффективные меры воздействия на недобросовестного поставщика, включая предъявление претензий.

1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

---