Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» (1. Аналитическая часть).pdf

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

---

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

---

1.2 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим процесс контроля поставок товара. Для этого осуществим моделирование бизнес-процесса «как есть» с помощью CASE-средства BPwin Process Modeler в нотации IDEF0.

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса контроля поставок товаров.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса контроля поставок товаров

Управление процессов осуществляется регламентами и должностными инструкциями. Механизмами бизнес-процесса являются специалист отдела закупок и кладовщик. Входными потоками процесса являются дата поставки и журнал договоров. Выходными потоками процесса являются заполненный журнал договоров и претензия контрагенту.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса контроля поставок товаров. В процесс контроля поставок товаров включены следующие процессы:

1. Поиск договоров.
2. Сбор данных о поступлении товаров.
3. Учет данных о поступлении товаров.
4. Претензионная работа.

На рисунке 3 представлена модель процесса поиска договоров. Ежедневно специалист по закупкам осуществляет поиск договоров, поставка по которым должна осуществиться на текущую дату. Затем специалист в журнале договоров ищет договоры с истекающей датой поставки. Найденные номера договоров оформляются в файл «Перечень договоров» и передаются на склад организации.

На рисунке 4 представлена модель процесса учета данных о поступлении товаров. Кладовщик формирует отчет, в котором по каждому из договоров перечня договоров указа дата поступления, количество товара, данные о браке. Этот отчет передается специалисту отдела закупок.

Специалист отдела закупок по данным отчета кладовщика вносит изменения в журнал договоров. А именно: даты поступления товара, данные о дефектах и данные о количестве поступивших товаров. Модель процесса представлена на рисунке 5.

Если в процессе учета данных о поступлении обнаружены расхождения с условиями договора, специалист отдела закупок приступает к претензионной работе. Модель процесса претензионной работы представлена на рисунке 6. Специалист отдела закупок составляет претензию, в которой изложены факты

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса контроля поставок товаров

---

Рисунок 3. Модель процесса поиска договоров

Рисунок 4. Модель процесса сбора данных о поступлении товаров

Рисунок 5. Модель процесса учета данных о поступлении товаров

Рисунок 6. Модель процесса претензионной работы

несоответствия условиям договора. К ним прикладываются подтверждающие документы. Затем составляется опись приложенных документов и отправляется заказное письмо с претензией контрагенту.

2. Практическая часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса контроля поставок товаров. По результатам моделирования бизнес-процессов можно сделать вывод о том, что наиболее трудозатратными и ресурсоемкими процессами являются:

1. Поиск договоров.
2. Сбор данных о поступлении товаров.
3. Учет поступления товаров.

Поскольку документооборот ведется на бумажных носителях, специалисту отдела закупок в процессе поиска договоров необходимо вручную осуществлять поиск бумажной копии договора купли-продажи на необходимую дату. Чем шире деятельность организации, тем больший объем документов необходимо обработать.

После того как договоры на заданную дату найдены, они откладываются для сверки со складом. Специалист отела закупок составляет перечень необходимых договоров, данные по которым нужно сверить с данными о поступлении товаров на склад.

Кладовщик также тратит значительное количество времени на то, чтобы оформить отчет в бумажном варианте, в котором содержатся данные о поставке товаров в разрезе договоров. Поскольку данные о приходе и расходе товаров на складе содержатся в журнале складского учета, оформление отчета является менее трудоемкой задачей, чем поиск договоров.

На основании полученного отчета специалист отдела закупок осуществляет сверку данных складского учета с данными договоров. Поскольку данные о поставках товаров содержатся в бумажной копии договора, специалисту необходимо просмотреть каждый договор для оформления сверки.

---

Таким образом можно сформировать ряд недостатков выявленных в результате анализа бизнес-процессов:

1. Отсутствие единого хранилища данных о поступлении товаров.
2. Высокие временные затраты на обмен данными между отделами организации.
3. Высокие временные затраты на проведение сверки из-за использования бумажного документооборота.
4. Высокие временные затраты на формирование документооборота (журнал договоров).
5. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
6. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
7. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будут учитываться данные о поступлении товаров и вестись учет договоров поставок товаров. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела закупок и склада, поскольку данные, которые собирают и формируют сотрудники склада впоследствии используются отделом закупок для контроля поставок товаров.

Ручной способ контроля поступления товаров обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на осуществление сверок между отделами.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс контроля поставок товаров и формирования документов.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий:

1. Ввод данных о поступивших товарах на склад организации.
2. Ввод данных о заключенных договорах.
3. Формирование отчета о просроченных договорах.
4. Формирование сверки по данным о поступлении товаров.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем неавтоматизированный способ контроля поступления товаров. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на ввод данных, которые являются параметрами для процесса сверки со складом.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

---