Файл: Теоретические и методические аспекты эффективного использования временного ресурса.pdf

На рисунке 1 представлена диаграмма примерного распределения рабочего времени сотрудников ресторана, по данным которой видно, что большую часть сотрудник отводит для выполнения своих непосредственных обязанностей; 30 % времени - профессиональному и личностному развитию, работая в коллективе или самостоятельно («работа в команде» - участие в тренингах, групповых занятиях).

Рис. 2 Технологии тайм -менеджмента

Следует отметить, что внедрение программы тайм - менеджмента должно сопровождаться созданием института наставничества и изменением системы мотивации [9].

Этот процесс должен включать в себя [4]:

1) занятость сотрудника (непосредственные обязанности, приобретение профессиональных знаний и компетенций, приобретение профессиональных навыков и умений);

2) строгую регламентацию рабочего времени персонала;

3) постоянное наблюдение со стороны тьютора за действиями сотрудников, при этом каждый работник должен получить индивидуальную программу своего профессионального роста и развития в компании.

Тайм-менеджмент в ресторанном бизнесе предполагает чёткое планирование.

Каждая рабочая зона имеет собственный набор правил и действий. Чтобы ресторан продолжал функционировать, как хорошо отлаженный механизм, и не давал сбоев, сотрудники должны полностью отдаваться работе, неукоснительно соблюдать правила и следовать инструкциям. Только в этом случае качество еды и обслуживания будут оставаться на высоком уровне. Крайне эффективный организационный инструмент – использование различных формуляров. Отчёты по продажам блюд, отчёты по расходу продуктов со склада, листы утверждённых продуктов, листы заготовки продуктов, бланки заказов для кухни, чеки упорядочат работу ресторана.

Сотрудники должны запомнить специальные коды каждого блюда из меню и использовать их в процессе обслуживания гостей, это позволит существенно сэкономить время на стадиях оформления заказа и передачи его на кухню. Обычно официанты, принимая заказ от клиента, записывают необходимую информацию в блокнотах, которые носят при себе. Если вместо этого они будут использовать распечатанные бланки с перечнем блюд, процедура оформления заказа упростится: официанту нужно будет только сделать соответствующие пометки в листе меню.

Ещё один действенный способ оптимизации работы ресторана – введение чётких графиков, которым должны следовать все сотрудники. Например, вы можете каждую неделю выборочно назначать двух или трёх человек, которые по очереди проводят ежедневную инвентаризацию продуктов на складе. Для работы они используют контрольный список товарно-материальных ценностей ресторана. В их обязанности входят подсчёт остатка провизии в конце рабочей смены и занесение данных в список, а при необходимости они могут оставить для бухгалтера или шеф-повара комментарии об испорченных или закончившихся продуктах.

Когда вы точно знаете, что нужно делать, распределять время и усилия становится гораздо проще. В ресторане с грамотно организованным процессом работы есть графики смен, уборки, диагностики электроприборов, покупки и доставки продуктов. Опираясь на предложенные рекомендации, вы можете создать собственную концепцию эффективного менеджмента.

К сожалению, в России нет современных стандартов работы и рамок квалификации для персонала ресторанов (кроме некоторых наработок Федерации рестораторов и отельеров), поэтому предложения по внедрению системы тайм - менеджмента в деятельность предприятий питания в целях повышения качества работы позволят сделать услуги ресторана более востребованными и выделиться на фоне конкурентов.

Глава 2. Анализ управления временем сотрудников ресторана на примере Ресторана «Баклажан» г. Москва

2.1 Специфика тайм-менеджмента в ресторане

Баклажан - это ресторан, который специализируется на блюдах с мангала, искусно сервируемых и подаваемых в изысканных, благородных интерьерах, которые очаруют самого искушенного гостя.

Именно слово «благородный» как нельзя лучше характеризует интерьер заведения: классическая мягкая, бархатная мебель, над которой едва уловимо покачиваются торжественные хрустальные люстры, бронзовые элементы декора, множество живых растений. При этом дизайнеры немного и похулиганили, выполнив несколько кресел в виде двух половинок птичьей клетки. Или обив диван тканью цвета дикого баклажана. Из панорамных окон открывается вид на Кутузовский проспект.

Для эффективного управления бизнес-процессами в заведениях сферы ресторанного бизнеса можно порекомендовать тайм-менеджмент, который рассматривается в экономической науке как эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль за выполнением запланированного. Тайм-менеджмент в ресторанном бизнесе – это не только один из самых современных инструментов по отладке эффективного управления бизнес-процессами в заведении гостеприимства, но и уникальный метод нематериальной мотивации линейного персонала ресторана.

На рисунке 2 представлена диаграмма распределения рабочего времени работников ресторана.

15%

10%

70%

Рис. 3. Распределение времени работника ресторана.

Согласно диаграммы, 70% рабочего времени связано с выполнением должностных обязанностей, 10% направлено на обучение, 15% - на индивидуальное развитие и 5 % на работу в команде.

В выбранном ресторане «Баклажан» система тайм – менеджмента отсутствует. Обоснованием для внедрения управлением временем сотрудников ресторана следуют считать следующие положения:

Применительно к работе ресторана тайм-менеджмент – это когда сотрудники предприятия за смену успевают выполнить всю свою работу. Предпосылками внедрения системы тайм-менеджмента могут быть следующие позиции:

Время сотрудника на работе на 100% принадлежит бизнесу. Это означает, что работодатель выкупает его время по договорной цене.
100% загрузка персонала приводит к установлению жесткой дисциплины и повышению производительности труда.
Работающее заведение – это когда все сотрудники предприятия работают не покладая рук. Такой подход быстро приводит к увеличению прибыли компании.
Тайм-менеджмент начинается с формализации функциональных обязанностей работников.

Тайм-менеджмент – это навязанный, но воспринимаемый как добровольный вы- бор коллектива. Этот процесс необходимо осуществлять поэтапно, а именно:

Объяснить сотрудникам, почему теперь придется работать больше.
Группа сотрудников не может работать без руководства и контроля. Внедрение программы потребует создания группы идеологов.
Формализация обязанностей должна пройти через демократический институт обсуждения и мозгового штурма.
Показать, что тайм-менеджмент – неотъемлемая часть карьерного плана каждого из сотрудников.

В инициативную группу должен войти директор, шеф-повар, старший метрдо- тель, старший официант или тренер-HR.

Для внедрения тайм-менеджмента на предприятии питания необходимо:

Объяснить рабочей группе цели и задачи внедрения программы тайм- менеджмента. Назначить время еженедельных совещаний.
Подготовить вместе с руководителями групп (контактного и производственно- го персонала) должностные инструкции для каждого из их подчиненных.
Обсудить план внедрения тайм-менеджмента и составить сетевой график работ.
Обсудить внедрение индивидуальных карьерных планов.

2.2 Внедрение системы тайм –менеджмент

Большую часть рабочего времени сотрудник посвящает выполнению своих непосредственных обязанностей. 30% времени – профессиональному и личностному развитию, работая в коллективе или самостоятельно.

Внедрение программы тайм-менеджмента должно сопровождаться созданием института наставничества и изменением системы мотивации.

Каждый руководитель заведения должен подготовить программу повышения квалификации своих подчиненных.

Процесс обучения призван повысить качество кухни и обслуживания данного заведения. Обучение осуществляется по специальным программам, которые разрабатывает рабочая группа.

Подготовка заведения к приему гостей осуществляется в виде тренинга, проводимого старшим официантом или метрдотелем (гостевым менеджером или менеджером зала).

Группа персонала получает сменное задание, представленное сеткой рабочего дня. Пример сменного задания для контактного персонала представлен в таблице 1.

Таблица 1

Пример сменного задания официантов

ВРЕМЯ	ДЕЙСТВИЯ СОТРУДНИКОВ
9.00 – 10.00	Уборка зала, поливка цветов, расстановка мебели, сервировка столов, столовых приборов, протирание пыли, смена столового белья
10.00 – 10.30	Тренинг: «Обслуживание банкета». Ролевая игра. Разбор маршрутных карт перемещения в процессе обслуживания. Алгоритм подачи блюд в четыре перемены. Правило рангов при обслуживании. Раздача материалов для самостоятельного изучения
11.00 – 12.00	Индивидуальная работа с одним из официантов. Отработка правил презентации меню. Повторение словаря заимствованных слов из классической французской системы об- служивания.
12.00 – 16.00	Парное обслуживание столов тьютором (наставником) и каждым из официантов по очереди. Внесение записей – замечаний в личную карточку
	Продолжение таблицы 1
16.00 – 17.00	Индивидуальная работа с одним из официантов. Отработка правил кросс-селлинга и ап-селлинга. Ролевая игра – презентация меню тьютору
17.00 – 20.30	Тренинг для хостесс (старшего официанта) – «Методика бронирования столиков по телефону. Заполнение плана-схемы столов. Увеличение оборачиваемости столов за вечер»
23.00	Закрытие смены. Сообщение тьютору (10 минут). Похвалы и недочеты, начисление баллов официантам, отличившимся за день. Анализ «чая». Внесение данных на доску рейтинга официантов

По факту при работе на предприятии время сотрудников распределяется следующим образом:

каждый сотрудник предоставлен сам себе во время отсутствия гостей / заказов на кухне,

внерабочее общение на рабочем месте сплачивает коллектив вокруг непрофессиональных интересов, стимулирует протестные настроения,

персонал не идентифицирует себя с профессией официанта, повара, бармена,

в заведении отсутствуют прописанные и формализованные правила работы, трудового распорядка, поведения,

у сотрудников отсутствует видение своего профессионального и карьерного роста, эффективность использования человеческого ресурса составляет 50 – 60%. Сотрудники не выполняют более 50% функций, из тех, что должны выполнять.

Внедрение системы тайм-менеджмента позволит наладить работу следующим образом: занятость сотрудника складывается из трех составляющих: а) выполнение непосредственных обязанностей,

б) приобретение профессиональных знаний и компетенций, в) приобретение профессиональных навыков и умений;

рабочее время каждого сотрудника регламентировано почти поминутно, работник не выпадает из поля зрения тьютора.

Каждый работник (исходя из намерений руководства) получает индивидуальную программу своего профессионального роста и развития на предприятии.

Когда официант будет получать конкретные задачи и оценка результатов его труда будет осуществляться относительно конкретных достижений, то меняется и мотивация контактного персонала.

Обслуживание официантов и слаженная работа поваров позволяют заведению зарабатывать деньги. Это особенно важно там, где хороший совет приводит к ап- и кросс-селлингу – и поэтому непосредственно увеличивает оборот, а стабильное качество блюд привлекает гостя в ресторан снова и снова. Очень важно донести до персонала, что система тайм-менеджмента позволит сотрудникам больше зарабатывать.

Распределение времени сотрудников должно осуществляться по следующей схеме:

70% - время на выполнение своих должностных обязанностей

10% - время на обучение

10% - индивидуальное развитие

5% - время на работу в команде (участие в тренингах и групповых занятиях)

5% - время на отдых и «перезагрузку»

Для эффективности работы персонала по системе тайм-менеджмента, необходимо ввести систему бонусов в 5 категориях:

Командный бонус – выплачивается в виде процента от выручки заведения в месяц.

Личный бонус – складывается из личного ТО и процента от кросс-продаж