Файл: Теоретические и методические аспекты эффективного использования временного ресурса.pdf

Введение

Актуальность темы исследования. XXI век – век высоких скоростей и высокого риска, связанного с неопределенностью экономической среды, необходимо быстро реагировать на изменения внешней среды, применять методики управления по слабым сигналам. Только адаптивные организации могут быть конкурентоспособны в XXI веке.

Тайм-менеджмент – действенная технология увеличения адаптивности и гибкости организации. За счет заметного улучшения показателей управляемости – упрощения контроля, большей скоординированности действий, организация быстрее реагирует на изменения факторов внешней среды.

Потребность внедрения тайм менеджмента обусловлена рядом проблем:

а) Турбулентная внешняя среда требует от современных компаний делегирования большего числа задач подчиненным. Это связанно с тем, что быстро- действие централизованной структуры сильно снижается за счет замедленных процессов коммуникации. В таких условиях от сотрудника требуется больше самостоятельности и организованности. Тайм-менеджмент отличный инструмент, а для кого-то и идеология, помогающая в эффективном, результативном выполнении задач и достижении целей.

б) В связи с повышением количества инновационных организаций, и роли нематериальных активов, повышается роль отдельного сотрудника, как источника творческих идей. Тайм-менеджмент дает положительные результаты для 6 организации творческой деятельности при работе над проектами с большой инновационной составляющей.

в) Внешняя среда требует от организаций стратегического планирования как гарантии существования компании в будущем. Стратегический подход к планированию обуславливает необходимость изыскания дополнительных резервов времени на корректировку курсов компании и разработку стратегий развития, в то время как у многих не слишком успешных компаний время хватает лишь на выполнения текущих задач.

Объектом исследования является система управления организацией, действующей в условиях динамично изменяющейся бизнес-среды.

Предмет исследования – методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией.

Цель работы состоит в изучении теоретических и методических аспектов эффективного использования временного ресурса, сокращению непроизводительных затрат и обучение методу эффективного планированию и организации рабочего времени сотрудниками ресторана.

Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:

---

- изучить тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации;

- рассмотреть ресторанный тайм-менеджмент;

- охарактеризовать специфику тайм-менеджмента в ресторане;

- предложить внедрение системы тайм –менеджмента в ресторан.

Структура исследования предопределена целями и задачами, в соответствии с которыми работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические основы исследования современных аспектов управления временем в организациях

1.1 Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации

В XX веке менеджеры практически в совершенстве научились эффективно руководить физическим трудом. В XXI веке важной задачей менеджера является необходимость овладеть искусством результативного управления умственным и творческим трудом сотрудников организации, используя при этом различные инструменты, одним из которых является тайм-менеджмент. Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы: людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс – время [3].

Время – основной ресурс нашей жизни, который можно «конвертировать» – тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость общения, поддержку и хорошие отношения [2].

Важно понять наиболее эффективный способ использования времени на постоянной основе. Ведь последовательность и характер выполняемых ежедневно действий имеют значительное влияние на результативность выполняемой работы и на уровень удовлетворенности ею. В настоящее время каждый менеджер должен стремиться организовать свое время и время работников организации таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с наименьшими затратами и приложенными усилиями достичь поставленных целей. Эти вопросы являются основными задачами тайм-менеджмента.

---

Тайм-менеджмент или управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность [5]. Однако согласно принципу Парето, лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата [4].

Следовательно, использование времени сотрудников необходимо рационализировать таким образом, чтобы направить все основные усилия именно на те 20 % мероприятий, которые дадут 80 % прироста эффективности организации.

Потребность в тайм-менеджменте в настоящее время обусловлена такими факторами: как быстрые темпы изменений внешней среды; нестабильность мировой экономики и конъюнктуры рынка; постоянная потребность в изменениях и инновациях, которые уже становятся нормой, а не редким исключением; рост удельного веса нематериальных активов в стоимости организации и другие составляющие, непосредственно связанные со сферой функционирования организации. Все они приводят к конкретным действиям в отношении сотрудников организации, а именно требуют делегирования работникам больших полномочий, постоянного увеличения количества решаемых задач, предоставления возможности принятия самостоятельных решений и планирования своей работы. При этом важно организовать деятельность персонала так, чтобы они четко осознавали свою цель и задачи, стоящие перед ними, грамотно расставляли приоритеты и могли осуществлять гибкое планирование своего времени.

Прежде чем менеджеру приступить к реализации тайм-менеджмента в организации нужно определить, какая стратегия управления персоналом изначально реализуется в компании, «стратегия принуждения» или «стратегия убеждения». Эти две стратегии образно выражены Антуаном де Сент-Экзюпери: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». При этом в зависимости от выбранной стратегии совершенно по-разному проявляется роль тайм-менеджмента в управлении персоналом.

Первая область технологий тайм-менеджмента касается систем управления. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы.

В наше время за это направление «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и другие технологии управления временем организации.

---

Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни [1].

На основании такого разделения технологий тайм-менеджмента можно выделить области их применения в процессе управления деятельностью организации и ее сотрудников. Если от работника требуется лишь четкое следование указаниям руководителя и выполнение должностных инструкций, то более действенно будет применение «стратегии принуждения» и управленческих технологий первой группы, непосредственно влияющих на временные затраты и их минимизацию. Это объясняется тем, что исполнительность и результаты деятельности сотрудника персонала напрямую зависят от функционирования всей организации в целом и от грамотного регулярного менеджмента.

В случае, если исполнителю необходимо проявлять творческую инициативу, принимать самостоятельные решения непосредственно в ходе работы, гибко и незамедлительно реагировать на происходящие вокруг изменения, а также брать на себя ответственность, а не только следовать заданным инструкциям и выполнять предписанные действия, нужными и актуальными становятся управленческие технологии тайм-менеджмента второй группы. Очевидно, что в данной ситуации, работнику необходим личный тайм-менеджмент с целью повышения личной эффективности, как одного из ключевых звеньев успешной работы организации в целом.

Таким образом, для успешного функционирования организации и достижения эффективных результатов менеджер должен уметь грамотно осуществлять тайм-менеджмент, учитывая характер выполняемых работ и особенно стратегию управления персоналом, реализуемую в данный период времени в организации. Важно осознавать необходимость применения тайм-менеджмента, и влияние его технологий на поведение сотрудников, которые, в свою очередь, могут превратиться в активных деятелей благодаря правильному применению технологий тайм-менеджмента.

Реализуя тайм-менеджмент в организации, менеджер сможет скоррелировать цели организации и цели работника, тем самым направить его в нужном направлении и получить при этом нелинейное улучшение процесса функционирования организации, повысить ее адаптивность, конкурентоспособность и скорость реакции на изменения.

Грамотный и регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что неэффективное использование своего рабочего времени – это потери не только главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее материальной стороны. Реализация тайм - менеджмента и применение его технологий повышает эффективность управления персоналом организации, сокращает потери времени и способствует достижению желаемых результатов.

---

1.2 Ресторанный тайм-менеджмент

В России в последнее время наблюдается переориентация с промышленного производства на сферу услуг, где общепит занимает немалую часть, способствуя развитию экономики [3]. Индустрия питания в нашей стране развивается довольно быстро. По разным оценкам, среднегодовые темпы роста ресторанного бизнеса составляет около 25 - 30 %.

Сейчас ресторанный бизнес нужно рассматривать не просто как общественное питание, а как целую систему, состоящую из компонентов, которые необходимо учитывать в ожесточенной конкурентной борьбе. Одним из таких компонентов является мотивация сотрудников ресторана с помощью тайм - менеджмента. В экономической науке понятие тайм - менеджмент определяется как эффективное планирование рабочего времени, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль за выполнением запланированного для достижения целей организации.

Тайм - менеджмент в ресторанном бизнесе – это не только современный инструмент для отладки эффективности управления бизнес - процессами, но и уникальный метод нематериальной мотивации персонала [1].

К задачам тайм - менеджмента относятся:

повышение производительности труда и побуждение сотрудников к выполнению дополнительных функций во благо компании; создание системы управления карьерой и развитием для усиления мотивации персонала [6];

внедрение системы постоянного повышения квалификации сотрудников без отрыва от производства [5];

повышение дисциплины; снижение текучести кадров; увеличение прибыли компании благодаря улучшению качества блюд и обслуживания; повышение производительности труда и ресурсосбережения [8].

Опыт показывает, что большинство ресторанов имеют одни и те же проблемы с персоналом, к которым относятся: предоставление сотрудника самому себе в отсутствие гостей (заказов); общение на непрофессиональные темы в рабочее время; персонал не идентифицирует себя с профессией; отсутствие прописанных и формализованных правил работы, трудового распорядка, поведения; эффективность использования человеческого ресурса составляет 50 - 60 % , т.е. сотрудники не выполняют более 50 % положенного объема работ [2].

Подобные проблемы и призван решить тайм - менеджмент. Инициатива внедрения данной системы должна исходить от директора, шеф - повара, старшего метрдотеля, старшего официанта или тренера по обучению персонала.

---