Файл: Кадровая стратегия современной организации (Глава 1. Теоретические аспекты кадрового потенциала организации).pdf

Современная информационная система по управлению персоналом представляет собой технологический комплекс, который автоматизирует работу с персоналом. Охватывая все уровни работы, она направлена для оптимизации рабочих процессов и для оперативного развития кадрового потенциала организации. Данная система активно взаимодействует с другими системами управления, которые направлены на финансовое обеспечение компании, а также помогает в решении производственных вопросов, с использованием в работе данных сотрудников.

Сочетание лучших методологических методов и возможностей современных информационных систем позволяют успешно решать такие задачи, как:

• доступ к данным, который становится быстрым и полным;
• информационное обоснование принятых решений, обеспеченное полным информационным анализом;
• оптимизация работы каждого члена коллектива, что позволит сделать большой шаг вперед к достижению стратегических задач компании;
• контроль за развитием и профессиональным ростом, обучение всего персонала;
• гибкое управление эффективной мотивацией персонала;
• эффективное планирование как стратегических, так и оперативных изменений в организации компании с параллельным формированием необходимых для этого бюджетов^[8].

При использовании информационных систем управления у компании появляется значительное преимущество за счет того, про происходит оптимизации информационных структур, а также создаются единые центры менеджмента. Данное преимущество положительно влияет на общую работу кадровой службы и сокращает финансовые расходы на ее обеспечение. Следует отметить, что при возникновении единого информационно-управляемого центра повышается продуктивность работы при процессе контроля. Одним из важных положительных факторов при внедрении в компанию HR-системы является то, что появляется возможность ведения документооборота в электронном виде, что значительно сокращает временные ресурсы. Компании необходимо только выбрать необходимый процесс и запустить начало работы: система управления самостоятельно отслеживает ход работ, информирует сотрудника в случае необходимости его участия в обработке документа, гарантируя высокую степень доступности информации.

ИСУ имеет широкий выбор функциональных возможностей, что позволяет использовать ее для решения большого количества вопросов компании. Современный бизнес развивается весьма динамично, и основными критериями успешности сегодня становятся информация и скорость реагирования. Это делает HR-системы одним из важных корпоративных инструментов, которые применяют сегодня компании любых размеров и в любых отраслях деятельности. Информационные системы управления персоналом являются необходимостью для успешного роста и развития предприятия, их внедрение решает целый ряд вопросов.

---

Наибольшее количество расходов компании связаны с оплатой труда работников. В каждой компании задействовано большое количество человеческих ресурсов и необходимо искать возможности для снижения финансовых затрат, с чем и помогает информационная система. При использовании данной системы осуществляется планирование и оптимизация статьи бюджета, связанной с расходами на персонал. Информационная система поддерживает большое количество производственных процессов. К ним относятся:

• кадровые решения и их обоснование;
• постоянное актуальное состояние личной информации сотрудников и ее поддержание;
• расчет расходов на оплату труда сотрудников;
• разработка и обоснование неординарных схем мотивации работников и многое другое^[9].

Помимо всего перечисленного, HRM-система также гарантирует правовую безопасность. Соблюдается требования законности и норм права между работодателем и работником. Данная система помогает эффективно решать вопросы на правовом уровне, если таковые возникают. Система также связана с использованием различных схем начисления зарплаты и помогает юридически грамотно вести необходимые кадровые документы.

Грамотно обученный персонал организации является одной из ее главных ценностей. Вместе с ростом профессиональный компетенций персонала возрастает и ее корпоративный актив. Некоторые организации ставят акцент на функции управления персоналом и поэтому им необходимо уделять больше внимания развитию профессиональных качеств и навыков своих сотрудников. Для этого сотрудникам кадровой службы необходимо периодически внедрять мотивационные схемы и программы группового и личного поощрения.

Информационная поддержка, которую обеспечивает HR-система, позволяет автоматизировать такие функции управления персоналом, как:

• профиль компетентности сотрудников,
• мотивация работников,
• ведение управления карьерой,
• контроль обучения и повышения квалификации,
• анализ персональной эффективности и соответствия занимаемой должности сотрудников и персонала в целом^[10].

ИСУ позволяет быстро отслеживать и осуществлять планирование движения сотрудников и выявлять потребности в расширении штата при необходимости. HR-система также позволяет сформировать кадровый резерв компании, что необходимо для ее динамичного развития. Использование HR-системы имеет еще один большой плюс в работе – благодаря ее разработкам у сотрудников появляется возможность при использовании интернета иметь доступ к личным учетным данным и возможность вносить изменения в информацию (только определенную часть).

---

HR-система осуществляет поддержку своего HR-портала в сети, где ею постоянно публикуется и оперативно обновляется актуальная информация по вакансиям компании. Помимо этого, система осуществляет регистрацию резюме, поступающих в on-line режиме. Система автоматически осуществляет анализ поступивших резюме и отбор соответствующих критериям отбора кандидатов на вакантную должность^[11].

Изначально использование HR-систем было осуществлено зарубежными компаниями, которые внедряли ее на своих российских предприятиях. Позже, при анализе положительных и отрицательных фактов, и видя успешный опыт компаний, российские крупные предприятия стали применять системы управления в своих организациях. Компании, которые постоянно сталкиваются с нестабильностью кадрового состава и высоким уровнем текучести кадров, также стали внедрять данные системы для оптимизации работы кадровых служб и выявления ошибок. Для небольших компаний, которые используют традиционные методы при работе, внедрение HR-системы является финансово не выгодным. Наблюдается зависимость между степенью использования систем и какое у организации направление деятельности. Компании, которые по большей части связаны с производственными процессами не так уж и часто применяют в своей работе современные методики управления персоналом. Если мы рассматриваем уже предприятие, основной деятельностью которого является сфера обслуживания, то уже видна совсем другая тенденция. Кадровые службы таких предприятий активно изучают и применяют на практике новые методики управления персоналом. Это связано с тем, что в сфере обслуживания конкурентоспособность компании напрямую связана с работой сотрудников, которые напрямую взаимодействуют с потребителем. Западные аналитики относят к основным направлениям развития информационных систем управления следующие: популяризация HR-систем; рост спроса на простые решения, находящиеся в ценовом диапазоне эконом-версии; вытеснение громоздких или дорогих HR-систем с рынка^[12].

Использование HR-систем позволяет решать две важные задачи. Первая задача связана с упорядочиванием всех имеющихся учетных записей, ее расчетными задачами и всеми действиями, связанными с персоналом организации. Решение данной задачи методами HRM-системы весьма эффективно, а выгоды очевидны. К ним можно отнести: устранение проблемы введения данных по нескольку раз, объединение данных в единую информационную базу, возможность анализа и создания отчетности, невозможность существования «мертвых душ», четкость и правильность расчета заработной платы и оплаты налогов предприятия. Данную задачу информационная система управления персоналом решает быстро, эффективно и всесторонне, но ее возможно решить и другими способами, используя обычные системы автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

---

Другой глобальной задачей системы управления персоналом является снижение потерь компании, которые связаны с увольнениями сотрудников. При этом российский рынок не выделяет эту задачу, как определяющую и и не ищет пути ее решения. Тем не менее, ведущие аналитики выделили ряд мер HR-систем, связанных с решением второй глобальной задачи. К ним относятся:

• привлечь, удержать и мотивировать лучший персонал;
• достичь стратегических целей компании, адаптировать их к уровню каждого работника;
• активно внедрять программы профессионального развития и обучения персонала, соответствующие политике и целям компании в целом и отдельных подразделений;
• применять меры стратегического планирования кадровых и организационных изменений, а также осуществлять заблаговременное формирование бюджет;
• использовать имеющийся информационный анализ для выработки и принятия эффективных и своевременных решений;
• привести оптимальное осуществление учетных функций, таких как управление персоналом, в категорию низкозатратных программ^[13]. Американской ассоциацией менеджеров было проведено исследование, связанное с потерями компаний, когда сотрудника заменяли. Они обнаружили, что от уровня квалификации сотрудника зависят потери организации. Взаимосвязь обусловлена тем, что если у сотрудника высокий уровень квалификации, то и компания понесет большие убытки при его потере. Анализируя проблемы текучести кадров, данная ситуация отрицательно сказывается на показателях эффективности организации. Для оптимизации и решения таких проблем были созданы HR-системы.

Условно все HR-системы можно разделить на «учетные», «расчетные» и системы с градацией по уровню автоматизации, использованному для выполнения задач управления персоналом. Существующие же полнофункциональные HR-системы имеют в своем составе «учетный контур», «HR-контур», «расчетный контур» и расширенные функции для генерации необходимых отчетов.

На сегодняшний день HR-система является не просто инструментом для кадрового учета и начисления зарплаты. При внедрении данной системы появляется возможность применения аргументированных решений при поддержке процессов развития и роста эффективности кадровых ресурсов организации и эффективного управления коммуникациями между сотрудниками и обеспечением информации на предприятии.

Внедрение HR-системы требует принятия определенных предварительных мер, что окажет большое влияние на конечный продукт. Для перехода к проекту необходимо описать производственные процессы, участвующие в проекте автоматизации, или те, которые будут так или иначе затронуты при работе системы. Необходимо также создать техническое задание и решить, кто и каким образом будет осуществлять реинжиниринг производственных процессов. Ведь степень эффективности работы HR-системы определяется возможностью достигнуть поставленные проектные цели, а также эффективностью реализации стадий проекта, отвечающих за планирование, контроль и выполнение. Следует учесть возможные ошибки, дабы избежать их повторения при внедрении информационных систем управления персоналом. К наиболее распространенным ошибкам относится неправильная оценка перспектив развития предприятия, что приводит к несоответствию стратегии компании настройке основных функциональных модулей. Следует обратить внимание на четкое озвучивание конечной цели – нет необходимости осуществлять за проектировщиков разработку методологии или процессов. Использование профессиональных знаний специалистов позволит создать систему быстрее и дешевле.

---

Глава 2. Анализ роли кадровой службы в принятии решений по персоналу и формировании кадровой стратегии

2.1. Задачи кадровой службы на предприятии ООО «Натура Сиберика»

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• прием работников на предприятие;
• учет работников;
• увольнение работников;
• работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
• расстановка работников предприятия;
• перемещение работников предприятия;
• становление в должности и адаптация работников.

Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• изучение работников;
• оценка работы работников;
• аналитическая работа;
• подготовка отчетов.
• Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
• профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
• организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
• работа с письменными обращениями работников предприятия;
• архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• документирование деятельности работников предприятия;
• кадровая работа в подразделениях предприятия;
• планирование кадровой работы;
• руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

---