Файл: Носители документов, их развитие (Понятие о документе, документировании).pdf

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др. Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования. Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение. Перечисленные способы и особенности документирования стали предпосылками развития письменности и текстового документирования.

Письменность имела несколько этапов развития: Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов). Идеографическое письмо (использование иероглифов). Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог). Буквенно-звуковое письмо. Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование

Средство фиксации технических идей и разработок. Результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных разработок, процессы промышленного производства товаров отражаются в документах, имеющих обобщенное название «техническая документация».

Кино-, фото- и видеодокументирование

Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом, называют фотодокументом. Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий. Изобразительный документ, содержание которого составляет последовательность зафиксированных на пленке изображений, называется кинодокументом. Кинодокумент фиксирует процесс или событие в момент его совершения. В настоящее время кинодокументы используются редко, им на смену пришли видеодокументы.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется.

---

Область права долгое время признавала существова­ние юридического факта лишь тогда, когда он запе­чатлен на бумаге. Лишь в недавнее время в праве стал официально использоваться термин «электронный документ».

Электронный документ нашел свое закрепление на законодательном уровне в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», где под ним понимается документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Для того чтобы электронный документ приобрел статус носителя юридически значимых фактов, необходимо дополнительное условие - наличие электронной подписи - информации в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронная подпись посредством специального программно-информационного комплекса подтверждает оригинальность электронных сведений и факт его электронного подписания конкретным лицом. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Электронный документ как вид материального носителя инфор­мации требует дальнейшего изучения и внедрения в жизнь.

На данном этапе следует сказать, что в области права такая форма передачи информации является новой. Это требует дальнейшего изучения электронных носителей информации и определения их места в системе документооборота в целом и в праве в частности.

Современные службы ДОУ имеют дело с официальными документами, созданными юридическими или физическими лицами. Основное назначение документов — реализация функций управления: планирование, прогнозирование, финансирование, снабжение, учет и контроль.

Классификация документов проводится на множестве оснований. По способу документирования различают документы:

- письменные (рукописные или машинные);

- графические (схемы, рисунки, чертежи, карты);

- фото- и видеодокументы;

- аудиозаписи;

- электронные документы.

По содержанию документы делятся на: финансово-отчетные; организационно-распорядительные; по личному составу.

---

По наименованию деловая документация классифицируется на приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, инструкции, договоры и т. д.

Возможен вариант классификации по срокам хранения. Срок бывает временным (до 10 лет), долговременным (свыше 10 лет) и постоянным.

Для оптимизации процесса документирования в компании секретарь решает следующие задачи:

- определяет виды документов по конкретным функциям, ситуациям и способам документирования;

- пишет инструкцию по составлению деловых бумаг и приданию им юридической силы;

- разрабатывает образцы оформления наиболее часто используемых в компании документов или составляет трафаретные тексты.

Заключение

В завершение следует отметить, что документ имеет многовековую историю. Он нашел широкое применение в различных сферах деятельности человека. С научной точки зрения документ стал исследоваться не так давно, и в каждой отрасли науки дается свое понимание документа. По этой причине в на­стоящее время отсутствуют устоявшиеся научные взгляды на сущность документа, его роль в инфор­мационных процессах

Фиксация информации на конкретном носителе и с соблюдением определенных правил называется документированием. Для снижения временных и трудовых затрат на документирование используется ГОСТ.

Глобальная информатизация общества стремительно меняет взгляды на формы и виды материальных носителей информации. Это приводит к неоднозначному толкованию документа в управлении и праве. Право сегодня более консервативно, нежели управленческие процессы.

Далеко не все виды материальных носителей информации могут являться документом в правовом поле.

Поэтому требуется тщательное изучение истории ста­новления и развития взглядов на документ, а также современная его трактовка в праве и иных областях деятельности человека.

Список литературы

1. Амелина, А.М. Методика курса "Машинопись и основы делопроизводства"; Просвещение - М., 2017. - 160 c.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2016. - 222 c.
3. Кузнецова, А.Н.; Вагенгейм, Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. Практическое пособие; Высшая школа - М., 2016. - 303 c.
4. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документальное обеспечение работы офиса; Академия - М., 2018. - 176 c.
5. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; Москва; Издание 8-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 159 c.
6. Фалькенберг, Виола Письма, факсы и электронная корреспонденция; Омега-Л - М., 2017. - 128 c.

---