Файл: Носители документов, их развитие (Понятие о документе, документировании).pdf
Добавлен: 05.07.2023
Просмотров: 159
Скачиваний: 2
Введение
Тема представленного реферата – носители документов и их развитие.
Документирование — способ фиксации информации по определенным правилам и стандартам. В реферате дается историческая справка о способах документирования и рассказывается о ГОСТе Р 7.0.97-2016 оформления документов, который вступает в силу с 1 июля 2018 года.
Кроме того, в реферате уделено внимание истории появления документа как материального носителя информации. Рассмотрены взгляды на документ с позиции делопроизводства, документалистики, источниковедения, информатики, права. Сделаны выводы относительно научных взглядов на сущность документа в различных отраслях деятельности человека.
Кратко изложены проблемы электронных документов.
1. Понятие о документе, документировании
Документ используется в различных областях человеческой деятельности и является важным источником информации в жизни человека. Слово «документ» произошло от латинского doceo — «учить», «извещать». Корни этого слова уходят в самую распространенную языковую семью — индоевропейские языки, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии, слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo», от которого были образованы слова «doctor» — ученый, «doctrina» — учение, «documentum» — образец, доказательство, свидетельство. В русском языке слово «документ» было заимствовано из немецкого языка в XVIII в., в период реформ Петра I, и имело значение письменного свидетельства, что сразу подчеркнуло его правовое значение. В XIX в. документ приобрел значение и в сфере управления. Его роль как юридического документа сохранилась и в XX столетии, однако наряду с термином «документ» в нормативных актах дореволюционной России использовались понятия «деловая бумага», «акт», «дело», «служебный документ». После Революции 1917 г. все шире стал употребляться термин «документ». Так, постановлением ЦИК СССР от 12 ноября 1923 г. было принято Положение о Народном Комиссариате Рабоче-Крестьянской Инспекции Союза Советских Социалистических Республик, в котором Рабоче-Крестьянская Инспекция имела право требовать от всех государственных учреждений и общественных организаций Союза ССР сведений, материалов, документов, актов, объяснений, отчетов и иных справок, характеризующих состояние и деятельность учреждений, предприятий и организаций. Таким образом, постановлением было определено, что основным видом материального носителя информации о состоянии и деятельности учреждений, предприятий и организаций является документ.
Несмотря на широкое использование понятия «документ», научному исследованию он подвергся только в конце XIX — начале XX столетия Первым, кто обратил научные взгляды на документ, считается бельгийский писатель и мыслитель Поль Отле (1868-1944). Он по праву является основателем науки о документе и автором термина «документология» П. Отле предложил понимать под документом «носитель определенного размера из определенного материала, на который нанесены знаки, представляющие некоторые интеллектуальные данные».
Ученый впервые дал широкое толкование термина «документ», которое позволило считать таковым любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. При этом П. Отле отождествлял понятия «книга» и «документ».
В 1930-1940-е гг. к идее о том, что термин «документ» лучше всего использовать для обозначения предмета архивной деятельности, приходят Г. А. Князев и К. Г. Митяев. Из архивоведения понятие «документ» распространяется на область делопроизводства, и постепенно начинает формироваться документоведение как теория делопроизводства. Термин «документоведение» появился в советской научной литературе в 1943 г. В 1960-е гг. документоведение обрело официальный статус самостоятельной научной дисциплины и было включено в номенклатуру специальностей научных работников.
Г. Н. Швецова-Водка рассматривает документоведение как одну из наук, включенных в цикл наук о документе. В пределах документологии ею выделяются: наука о подготовке информации (которой более всего соответствует теория журналистики), наука о подготовке документов — собственно документоведение, наука об архивном деле (архивоведение) и наука о книжном деле (книговедение, или библиология). Документоведение как науку Г. Н. Швецова-Водка делит на общую (которая относится к любым документам) и специальную (посвященную определенным видам или типам документов). К общему документоведению относятся: теория документа, теория документных ресурсов, документная лингвистика, теория документальных информационно-поисковых систем (в том числе документографических и полнотекстовых), технология хранения документов В специальном документоведении выделяются: теория документных потоков (которая посвящена опубликованным документам), управленческое документоведение (посвященное управленческим документам), видео, кино, фото, аудио, документоведение, электронное документоведение, картоведение, учение о научно-технической документации, учение о специальных видах документов и другие частные дисциплины.
В 50-60 гг. XX в. процессы коммуникации начинают рассматриваться не только с позиции такого средства, как документ, но и более широко — как информационные. В связи с этим представление о документе стало приобретать информационное и кибернетическое содержание. Это послужило фундаментом для формирования в 60-е гг. информатики и появления нового направления в науке — документалистики.
Документалистикой считается прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов, от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. Она изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования. Однако при этом предметом документалистики не являются проблемы производства, распределения и использования документа. Таким образом, содержание предмета документалистики не позволило охватить все процессы создания и распространения документов, охарактеризовать его свойства и значение.
В 1960-е гг., главным образом благодаря трудам С. О. Шмидта и его учеников, стало стремительно развиваться источниковедение, предметом которого является исторический документ. Источниковедение вобрало в себя дипломатику — науку о юридическом документе, ведущую начало со времен римского права и появления понятия «документ».
Каждая из областей знания о документе имеет специальные задачи, формы и методы работы с документами, но вместе с тем теория документа является общей для них. В определении объектно-предметной области научных изысканий о документе значительную роль сыграли исследования ученых (Г Г Воробьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, С. Г. Кулешов, А. И. Михайлов, Е. А. Плешкевич, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, Д. Ю. Теплов, Г.Н. Швецова-Водка и др.). В их работах понятие «документ» выступает как самостоятельная лексическая единица.
Начиная с 1950-х гг. в официальной терминологии «документ» стал трактоваться по трехуровневой системе: в узком, широком и самом широком значении. Согласно самому широкому толкованию к документу можно отнести любой материальный объект, несущий информацию: письменный документ, аудио- или видеодокумент, произведение искусства, изделие промышленности, историческую реликвию и даже человека, с его умственными способностями. При этом следует отметить, что материальные формы-носители информации, по сравнению с идеальными, более надежны. По утверждению Р. Клацки, «с хранящейся в памяти человека информацией может что-нибудь происходить: она может изменяться под влиянием информации, поступающей позднее, или совсем утрачиваться». На память человека влияет множество различных внутренних и внешних факторов (свойства памяти человека, протекающие психофизиологические процессы, изменения состояния здоровья, внешняя природная и социальная среда пребывания человека и т. п.). По мнению Г. Эббингауза, количество сохраняющегося в памяти материала зависит от промежутка времени между первоначальным заучиванием и последующей проверкой информации. Исследования ученого показали, что количество забытого материала со временем возрастает. Таким образом, биологическая форма хранения информации менее долговечна и к тому же подвержена влиянию извне. Поэтому во все времена попытки человека зафиксировать информацию на материальных носителях, дабы уберечь ее от утраты, весьма естественны. Как утверждает Б. А. Семеновкер, в древности основанием для придания объекту статуса документа являлись наличие конструктивной формы материального носителя — листа и малый объем содержания.
Полагаем, что документ в самом широком значении этого слова напрямую зависим от времени. Иначе говоря, время формирует документ в самом широком его понимании. Например, с позиции источниковедения практически любые предметы или останки живых организмов со временем будут отнесены к «документам» как свидетельству древней цивилизации. Ю. Н. Столяров называет музейный документ наиболее своеобразным видом документа из всех документных ресурсов. К таковым он относит образцы горных пород, ископаемые останки древних животных, вещественные свидетельства тех или иных событий. Такой подход в историко-философском смысле вполне оправдан: в результате весь окружающий мир, с его многочисленными объектами, да и сам человек, созданный природой, рано или поздно станут документированной информацией. В связи с этим Е. А. Плешкевич отметил, что «феномен документа безграничен... Целиком изучить феномен документа не под силу одной конкретной дисциплине, пусть это будет документология или общее документоведение». Как следствие, документы такого уровня (в самом широком понимании) должны рассматриваться либо в общей теории документа, либо науками историко-философского цикла. Однако пока ученые не представили какую-либо четкую систему положений, формирующих теорию документа в самом широком его толковании
Переходя ко второму уровню документа, считаем, что существенным критерием, отделяющим документ в широком смысле слова от самого широкого его толкования, служит участие человека в его появлении. Е. А. Плешкевич заметил, что документ следует определять не как относительное, а сущностное понятие: он создается сразу как документ, а не становится им в силу каких-то обстоятельств (например, времени или явлений природы). Именно деятельность человека, а не какое-либо явление природы порождает документ в широком смысле этого термина. В данной связи считаем, что документ — результат осознанной и целенаправленной деятельности человека по закреплению информации на каком-либо носителе.
В условиях отсутствия устоявшейся общей теории документа он продолжает исследоваться с позиций отраслевых наук, и в результате рождаются интересные взгляды на его сущность. В частности, Н.С. Ларьков утверждает, что в настоящее время пока отсутствует общая теория документа, формируется подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя. Ю. Н. Столяров заметил, что «функционально предмет может выступать в качестве документа, если информация из него все-таки извлекается». Ученые в области документалистики и информатики первыми отказались от самого широкого уровня документа, ограничив его понятие обязательными атрибутивными элементами: наличием информации и материального носителя. На наш взгляд, эти два понятия неразрывны. Невозможно существование документа без его информационной составляющей. Под информацией понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информация представляет наиважнейший признак документа. Учитывая информационную сущность документа, можно предположить, что для него информация является первичным признаком, нежели форма. Такие взгляды на документ сформировались из-за информационных процессов и развития компьютерных технологий в мире. Следствием этого в 80-е гг. дополнительной наукой о документе стала информатика, которая рассматривает документ вне материальной ипостаси, как особую информационную среду. Предметом изучения информатики являются данные: методы их создания, хранения, обработки и передачи. А сама информация, зафиксированная в данных, ее содержательный смысл интересны пользователям информационных систем, специалистам различных наук и областей деятельности.
Информация объективна, она существует в природе вне зависимости от сознания человека, однако информация вряд ли может существовать без интеллекта — природного или искусственного Информация представляет собой набор специальных кодов. И для того чтобы она могла передаваться от одного объекта к другому, необходима фиксация этих кодов на промежуточный материал — носитель. Таковым в нашем случае является документ
В различных областях знания двуединство в документе информации и материального носителя трактуется по-разному. В одной науке главенствующее место занимает информация, а документ выступает лишь как материальное средство ее передачи, в другой первостепенное значение имеет материальный носитель информации, т е документ.
Право является сторонником главенствования материальной основы в информации. Область права служит ярким свидетельством того, что информация, зафиксированная на материальном носителе, может считаться документом только тогда, когда этот носитель выполнен в соответствии с установленной формой и имеет необходимые реквизиты. В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» под документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
2. Носители документов и их развитие
Фиксирование информации на различных носителях называется документированием.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».
Документирование ведется на естественном или на искусственном языке. В первом случае мы имеем дело с текстовыми документами, во втором — с электронными.
Средство документирования — это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. Например, шариковая ручка, пишущая машинка или компьютер.
Способ документирования — это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе. Например, запись от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютера.
Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования: Текстовое документирование. Техническое документирование. Кино-, фото- и видеодокументирование. Электронное документирование.