Файл: Системы электронного документооборота (СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система – это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

В управлении современным предприятием кроме сектора функцио­нальных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

---

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Документооборот ещё 10 лет назад применялся в основном только на управленческих должностях, однако сейчас документооборот применим к любому отделу, за исключением некоторых производственных, при этом взаимообмен документами происходит между каждым сотрудником (к примеру, при поступлении человека на работу отдел кадров [HR] выдаёт ему комплект подтверждающих документов, таким образом можно утверждать, что даже группа «клининга» (уборщики) так же входят в систему документооборота).  Документооборот является частью делопроизводства, об этом мы расскажем ниже.

На 2013 год мы оцениваем объём систем электронного документооборота в 500-600 млн. долларов, а в 2011 году этот же рынок составлял в численном значении около 250 миллионов долларов. При этом расходы на бумажную документацию и канцелярию, а так же оргтехнику – никто никогда подсчитать и не пытался.

Описание организации документооборота в организации невозможно без такого понятия как «управленческая деятельность», которая включает в себя обработку всей поступающей корреспонденции (документации), обработку этой документации, и хранение/сортировку этих материалов. Следующим шагом управленческой деятельности является производство документации и её распространение (читай, передача) как внутри организации, так и за её пределы.

Существует такое понятие как ДОУ, которое практически идентично понятию «делопроизводство». ДОУ – это документационное обеспечение управления. Основным документом в делопроизводстве является документ: ГОСТ Р 51141-98 (о нём мы ещё расскажем). Делопроизводство классифицируется на 3 этапа:

1) Документирование (производство документации)

2) Документооборот (ведение учёта, транспортировка документации)

3) Архив (или «архивное дело», то есть хранение документации)

При этом электронные системы документооборота активно вбирают в себя все 3 этапа делопроизводства, становясь фактически системами электронного делопроизводства, однако понятие документооборота крепко въелось во все сферы, и теперь делопроизводство применяется в русской речи гораздо реже. Понятие электронного документооборота появилось только благодаря техническому прогрессу и созданию платформ для разработки программного обеспечения для хранения и обменом документаций внутри и вне организаций.

---

Согласно российскому законодательству – ответственность за делопроизводство (документооборот в том числе) возложены на руководителя организации, если во внутренних договорах не оговорено иное (применимо к конкретным сферам). На основе ОКУД определяется состав организационно-распорядительных документов. Общие требования по делопроизводству и документообороту можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003.

Принцип работы документооборота. Обычный документооборот опирается на 3 логичных шага:

1) Обработка поступающих документов

2) Обработка исходящих документов

3) Обработка и работа с внутренними документами

Принцип работы электронного документооборота. Здесь всё так же относительно просто. Для того, чтобы создать и организовать работы электронной системы документооборота необходимо установить на клиентских машинах (ЭВМ или ПК) программу-клиент. На сервере нужно установить либо серверную часть программного комплекса, либо достаточно установить базу данных, с которой будут работать клиентские машины. Иногда база данных не требуется – это применимо в тех случаях, когда сотрудники имеют у себя только клиентскую программу (пример – Microsoft Office), а вся документация поступает на сервер (им может выступать даже 1 компьютер работника) в определенные каталоги.

Стоит отметить, что приведенной выше пример только с клиентской частью нельзя назвать полностью функционирующей электронной системой документооборота, так как не будут выполняться важные процедуры электронного документооборота: сортировка, хранение, контроль и мониторинг. То есть собрать статистические данные без какого-либо серверного программного обеспечения практически невозможно.

Последние версии СЭД (в том числе и некоторые бесплатные версии систем электронного документооборота, которые можно скачать в свободном доступе из интернета) способны так же строить самостоятельные графики, обладают веб-интерфейсами, умеют редактировать  документы налету, а некоторые из них даже работают в «облаке», то есть нет клиентской части (за исключением браузера/проводника, но их можно и не расценивать в качестве клиента).

Системы ЭД можно разделить на 9 классификаций на основе платформ, на которых они производятся, при этом мы отдельно выделили некоторые кластерные платформы:

1. Отечественные СЭД – системы электронного документооборота;
2. Западные ECM или ECMS – Enterprise Content Management System;
3. 1С;
4. Microsoft SharePoint;
5. Oracle;
6. IBM;
7. Внутренние разработки (In-house);
8. Системы документооборота на open-source платформах;
9. Google Apps for Business;
10. Другие ERP.

---

Отечественные СЭД отличаются от западных аналогов глубиной локализации и качеством проработки на уровне соответствия российскому законодательству, и как ещё говорят, «отечественным реалиям». В основном это либо поверхностные разработки широкого применения, либо слабые бесплатные ПО, либо узконаправленные специфические.

Зарубежные ECM отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой «ready to buy» и «ready to use», то есть многие программы легко можно купить в пару кликов (и списаний с карточки), самостоятельно установить. У некоторых даже встречаются филиалы в России, а так же есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского менталитета.

1С – мы выделили данную платформу в отдельную классификацию, так как рынок 1С один из самых насыщенных в разных сферах (это и СЭД, и CRM, ERP, ITSM, PM, HR-модули, и так далее). Достаточно стать программистом 1С, пройдя курсы, и можно выпускать свои модульные версии на любой случай жизни, взяв за основу, к примеру, «1С документооборот» и назвав модуль «1С: Документооборот в банке». Все модули 1С являются платными, однако за счет платформенности они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций (об этом в следующих главах). ITERANET активно развивает направление 1С, и мы будем рады создать для вас любой модуль по требованию, установить и настроить 1С-Документооборот, вы так же можете заказать у нас абонентское техническое обслуживание 1С. Наши контакты расположены.

Microsoft SharePoint – прочитать о SharePoint можно. SharePoint и есть система электронного документооборота. Система очень проста в использовании, и если раньше вы работали с Office, то сможете быстро обучиться SharePoint, однако код закрытый, что не позволяет дорабатывать SharePoint под свои цели. Функций так же немного, однако присутствует русификация, и цена в 100 рублей за 1 лицензию манит многих пользователей. Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, к примеру, ИП, или с штатом сотрудников около 10 человек, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. При этом стоит отметить, что Google Docs (он же Google Disk) совершенно бесплатен и уже может заменить SharePoint.

Oracle – на платформе Oracle (как и у 1С) есть приложение Oracle UCM. Это достаточно специфичная платформа, и её можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Если утрировано сравнить 1С и Oracle – то 1С это велосипед, а Oracle – это Lamborghini. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email,  Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами. Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Обо всех преимуществах Oracle UCM мы расскажем отдельной главой. Компания ИТЕРАНЕТ так же разрабатывает и внедряет Oracle UCM, а так же имеет статус партнера Oracle, поэтому мы можем специализировать UCM под ваши требования и пожелания.

---

IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Если вас интересует СЭД на платформе IBM – то компания ИТЕРАНЕТ с радостью сможет разработать для вас данный комплекс, так как в  нашем штате есть сертифицированные специалисты IBM.

In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля»; такие системы действительно существуют, однако информации по ним по понятным причинам практически нет.

Open-Source СЭД – это системы электронного документооборота написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco – компания ИТЕРАНЕТ давно использует данную платформу для тех применений, где нет возможности применить какие-либо другие платформы.

Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за 150 рублей в месяц (цена на одного пользователя) хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под Россию модулей (вроде бухгалтерских или иных отчетов), но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРИМЕРЕ 1С ДОКУМЕТООБОРОТА

Документооборот «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

---