Файл: Технология Workflow, ее понятие.pdf

Введение

Оптимизация бизнес-процессов с целью повышения их эффективности - желание каждого владельца бизнеса. Для его исполнения прилагается немало усилий: создаются специализированные инструменты и методы, разрабатываются системы проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, формулируются концепции и правила функционирования процессов, реализуются способы поддержки готовых решений с помощью информационных технологий. Бизнес-процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определенной группы продуктов и услуг. Все бизнес-процессы служат выполнению функций предприятия, равно как и технологии, обрабатывающие различные бизнес-процессы. В том числе и технология Workflow: большинство аналитиков солидарны в вопросе признания роли этой технологии в качестве одной из важнейших составляющих современных корпоративных информационных систем, а также видят в ней наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами [2].

Мне как студенту факультета управления интересны возможности, предоставляемые менеджменту технологией Workflow. Чтобы изучить этот вопрос, необходимо для начала разобраться с самой сутью этой технологии. Этим и определяется актуальность темы работы.

Цель работы: изучение понятия технологии Workflow и ее возможностей.

Задачи работы

Поставленная цель предопределила выполнение следующих задач:

- раскрыть понятие технологии Workflow;

- изучить историю развития технологии Workflow;

- рассмотреть предпосылки внедрения Workflow-систем и вероятную пользу подобных изменений;

- дать характеристику инструментальным средствам описания процессов в Workflow-системе;

- описать управление выполнением процесса в Workflow-системе;

- рассмотреть особенности программной реализации технологии Workflow;

- охарактеризовать место технологии Workflow в организации бизнеса;

- определить стратегию внедрения и использования технологии Workflow.

Понятие технологии WorkFlow

• 1. История технологии

Исторический старт технологии Workflow относится к 1993 году (хотя впервые о ней уже услышали в конце 80-х) [8], когда была создана Коалиция по управлению потоком работ - международная организация, координирующая разработку терминологии, стандартов и спецификаций на системы класса Workflow - Workflow Management Coalition (WfMC) [4]. Это некоммерческая организация, объединяющая более 300 членов (по данным на 2018 год) по всему миру: пользователей, аналитиков, университетские и исследовательские группы. Уже в 1994 году коалиция выпустила свой первый документ – словарь-глоссарий, третья редакция которого вышла в 1999 году.

В России интересы WfMC представляет компания «Весть-Мета-Технологии». Компания создана в 1998 г. акционерами ОАО "Весть" и ООО "Метатехнология" для объединения инвестиционных ресурсов и опыта коллективов в области программного обеспечения, бизнес-консалтинга и реорганизации бизнес-процессов, систем управления знаниями, документами и деловыми процессами, выработки стратегии выхода на рынок технологий И-бизнеса, усиления позиций на рынке [9].

• 1. Терминология

Термин «workflow» переводится как «поток работ», что практически никак не раскрывает его суть. Рассмотрим некоторые определения понятия технологии Workflow и систем класса Workflow - программных продуктов на основе этой технологии.

Продукты класса Workflow – это программные системы, «обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия» [2].

«Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса» [6].

«Workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил» [5].

«Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели» [7].

Таким образом, Workflow, по сути, является синонимом термина «бизнес-процесс», но применяется, в основном, в отношении систем автоматизации бизнес-процессов. В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

• объект – любой объект, используемый в бизнес-процессе (письмо, офисная техника, бухгалтерский документ);
• событие - действие, произошедшее с объектом (получение письма, выход техники их строя, изменение налоговой ставки);
• операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (формирование письма, замена техники, оплата счета);
• исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких бизнес-операций (менеджер, сотрудник отдела, директор).

Перечисленные выше понятия далеко не единственные, которыми оперирует технология Workflow, однако являются базовыми для программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

• разработка описания бизнес-процесса;
• управление выполнением бизнес-процесса;
• интеграция приложений, используемых в процессе.

Важнейшая особенность технологии Workflow - поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами ИС), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции.

Бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если этот процесс:

• выделен;
• структурирован (состоящий более, чем из одной операции);
• выполняется по определенным правилам, которые поддаются формулировке. В первую очередь это правила, описывающие последовательность выполнения операций, условия и предусмотренные реакции на внешние события;
• периодически повторяется.

Для Workflow не важно количество подпроцессов: их может быть сколько угодно, поэтому сам процесс может быть любой сложности. Обычно это реализуется через запуск дочерних процессов и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Пример: клиент обращается в сервисный центр с претензией по поводу качества техники. Для реализации заказа требуется произвести следующие манипуляции:

• Зафиксировать входящую заявку.
• Определить тип ремонта.
• Определить ответственного за требующийся ремонт сотрудника.
• Установить время на исполнение заявки.
• Назначить лицо, ответственное за контроль качества ремонта.
• Произвести расчёт с клиентом.

Каждая стадия работы как раз и есть Workflow-процесс для данного отдела компании. Эти стадии характеризуются, в первую очередь, тем, что носят во многом рутинный, повторяемый характер.

Предпосылки и польза внедрения Workflow-систем на предприятии

Причины, приводящие к необходимости рассмотрения возможности оптимизации бизнес-процессов компании с помощью Workflow-систем:

1. Недостаточная скорость обработки заявок в отделах.
2. Плохая организация потока работ в отделе.
3. Необходимость автоматизировать отдельные стадии бизнес-процесса, не затрагивая процесс целиком.
4. Оптимизация обмена сообщения между сотрудниками.
5. Необходимость повышения эффективности документооборота.
6. Необходимость организации хранения информации в единой базе данных.
7. На поиск документа тратится очень много времени, при этом нет уверенности, что версия найденного документа – последняя.
8. Длительный процесс согласования документов. От этого компания несет убытки.

То есть наступает момент, когда необходимо повышать скорость выполнения бизнес-операций с наименьшими затратами труда и времени и наибольшей эффективностью.

Польза от внедрения Workflow-систем [3]:

• Сокращение издержек, в том числе, экономия времени, затрачиваемого на каждый этап бизнес-процесса и переходы между этапами.
• Упрощение работы благодаря чёткому регламенту действий.
• Четкий контроль как за каждым этапом Workflow-процесса отдела, так и за всем процессом в целом. Повышается конфиденциальность и ужесточается контроль доступа.
• Улучшение качества обслуживание клиента за счет повышения оперативности выполнения задач и оптимизации доступа к необходимой для работы информации.
• Комфорт для сотрудников за счет понятного интерфейса, быстроты взаимодействия, наглядности, системы подсказок и т.д.
• Оптимизация принятия решений для руководства за счет своевременного удобства доступа к задачам, находящимся в процессе, к информации, связанной с текущими процессами.
• Аналитик организации получает всю необходимую статистику по процессам прямо в системе.

Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот. При этом необходимо помнить о создании благоприятного климата в коллективе во избежание сопротивления персонала нововведениям. Также важно донести до каждого сотрудника тот список этапов и задач, которые предназначены конкретно для него.

Инструментальные средства описания процесса в Workflow-системе

Каждое действие в системе Workflow в составе бизнес-процесса представляет собой задание, в процессе выполнения которого необходимо произвести действие с информацией: как минимум, ее ввод и обработка. Чтобы описать операцию, необходимо оперировать следующими понятиями:

• адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на взаимодействие с информацией, относящейся к заданию;
• экранная форма – часть пользовательского интерфейса, в которой представлена информация для пользователя, взаимодействующего с заданием;
• предельный срок выполнения задания - указание, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;
• действия системы при выполнении операции.

Эти параметры участвуют в алгоритме выполнения процесса. Также, как правило, используются:

• логические условия;
• внешние по отношению к процессу события;
• средства создания параллельных ветвей;
• точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;
• автоматические операции - операции, выполняющиеся без участия пользователя и запускающие на сервере внешнюю процедуру обработки данных;
• сценарии - специальные экранные формы, содержащие вызов функций, операторов системы и внешних программ, используемых пользователем при выполнении различных операций.

Использование инструментов описания процессов в большинстве современных систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа файл, благодаря которым обеспечивается возможность связывать с формой файлы, находящиеся вне системы.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

• демонстрационные поля (1) - поля, не предназначенные для редактирования;
• обязательные поля (2) - поля, которые необходимо заполнить в процессе выполнения задания;
• необязательные поля (3) - поля, значения которых заполнять не обязательно;
• вычисляемые поля (4) - поля, значения которых вычисляются по заданным формулам;
• невидимые поля - вычисляемые, но неотображаемые на экране. В примере на рисунке 2 поле «Дата заполнения» может заполняться по формуле, запрашивающей текущую дату с данных операционной системы пользователя.

Примеры некоторых основных полей наглядно видны на рисунке 1.

Рисунок 1. Пример экранной формы.

Построение форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

• задание и форматирование текста, образующего форму;
• определение требуемых данных;
• указание способа представления данных в форме;
• описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы.

Кроме того, для каждого поля могут быть заданы:

• подсказка для заполнения поля: выдается на экран по запросу пользователя;
• диапазон данных, из которого пользователю можно выбрать нужное значение;
• одна или несколько таблиц, определяющих взаимосвязи между значениями полей формы.