Файл: Развитие ЕСМ систем.pdf

Компоненты ECM-решения

Integrated Document Management (IDM) — управление электронными документами. Это один из базовых компонентов, на основе которого выросло современное здание ECM. Чистое IDM-решение обеспечивает хранение документов и метаданных («карточек документа»), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы с документом. IDM-система, по сути, представляет собой электронную библиотеку. Технологии IDM развиваются более десяти лет и уже вышли на плато стабильности. Существенного прорыва больше не ожидается и, скорее всего, базовая функциональность по управлению документами появится на уровне операционных систем, но еще будут существовать специализированные по отраслям IDM-решения. Лидерами этого рынка являются компании Documentum, Hummingbird, FileNet и OpenText. Решения Lotus слишком уникальны, чтобы их можно было отнести только к классу IDM. К лидерам подтягиваются компания iManage, объединенная с Interwoven, Stellent, Hyland Software и еще ряд компаний второго эшелона. Microsoft относительно недавно включилась в работу в этом секторе, и пока программное обеспечение SharePoint еще не достигло серьезных успехов на этом поприще. SAP предлагает весьма продвинутую систему SAP DMS, но в составе своих комплексных решений, поэтому она редко упоминается отдельно, хотя и заслуживает этого. Также на рынке IDM работает множество компаний, предлагающих решения для среднего и мелкого бизнеса.

Web Content Management (WCM) — управление информацией на Web-сайтах. Традиционные EDM-системы, даже снабженные Web-интерфейсом, оказались тяжеловаты и избыточны для задач производства и публикации информации на сайтах. Поскольку они не учитывали специфику работы с Web-содержанием, возник новый класс систем — WCM. Инструменты подобного рода помогают распределить обязанности по созданию содержания между сотрудниками и дать им возможность его публикации. Когда сайт содержит даже несколько сотен страниц, ни один Web-мастер не в состоянии его поддерживать. При внешней похожести задачи публикации Web-содержания существенно отличаются, как, например, обновление баз юридических документов Lexis-Nexis или поддержка каталога электронного магазина, поэтому и инструменты для этих целей нужны разные. Наиболее мощные корпоративные WCM-платформы предлагают компании Documentum, FileNet, Interwoven, Stellent и Vignette. Следом идут Microsoft со своим Content Management Server и OpenText, купившая Gauss. Отдельно стоит сказать о решениях для среднего рынка, которые обеспечивают достаточную функциональность при умеренной цене: RedDot Solutions, Percussion, Tridon и др. Также модули WCM включают в свои предложения такие известные игроки рынка электронной коммерции, как BroadVision.

Records Management(RM) — управление записями (или управление официальной документацией). Сегодня соответствующая функциональность является для любого поставщика ECM-решений в ряде западных стран обязательной, благодаря недавно принятым актам, которые обязывают учитывать и хранить все электронные документы, относящиеся к ведению бизнеса, даже переписку с клиентами по электронной почте. В тех странах, где законодательное регулирование в области электронных документов отстает, RM следует рассматривать как полезное средство для достижения прозрачности бизнеса (в первую очередь, для его владельцев), а также для прохождения сертификации на соответствие различным стандартам (ISO 9000, CMM и др.). В нашей стране подобный инструментарий помогает вести архивы и организовывать делопроизводство в соответствии с рекомендациями отечественных ГОСТов. Большинство отечественных систем документооборота в первую очередь решают именно задачи категории RM, обеспечивая регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. RM реализует одну из важнейших функций ECM — поддержку полного жизненного цикла документа вплоть до его списания и уничтожения. Еще недавно рынок RM-систем существовал и развивался сам по себе, однако после принятия в 2002 году в Соединенных Штатах акта Sarbanes-Oxley, практически все независимые поставщики RM-продуктов были скуплены крупными игроками рынка ECM. Поэтому в списке лидеров можно увидеть те же самые имена, возможно, немного в ином порядке: OpenText, Hummingbird, IBM (купила Tarian Software в 2002 году), Documentum (купила TrueArc в 2002 году) и Vignette (купила Tower Technology в январе 2004 года). В программных продуктах OpenText и Hummingbird соответствующие модули появились еще в 1999 году. Остальным игрокам, только отреагировавшим на инициативу законодателей, еще предстоит полностью интегрировать RM-функции в свои решения. Среди независимых поставщиков RM можно выделить только Tower Software из Австралии, которая обгоняет многих более именитых поставщиков.

Business Process Management (BPM), workflow — управление бизнес-процессами и управление потоками работ. Роль BPM в концепции полного ECM-решения трудно переоценить. Без интеграции с бизнес-процессами любая система остается статичной и служит всего лишь хранилищем информации. Бизнес-логика «зашита» в головах менеджеров, поэтому они тратят много времени на выполнение рутинных операций по размещению заказов, обработке жалоб клиентов, подготовке отчетов и т.д., поэтому задача автоматизации и оптимизации бизнес-процессов ставится во многих проектах во главу угла и часто связана с проектами по внедрению ERP-систем. Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия, потому что главное назначение ECM — активно включить неструктурированную информацию в бизнес-процессы. Нельзя рассматривать BPM и workflow всего лишь как элементы ECM — следует считать эти технологии связующим звеном между миром ECM и миром транзакционных систем. Учитывая граничное положение технологий BPM/workflow, здесь несколько групп лидеров. FileNet и Documentum двигались от ECM, развивая свои средства управления потоками работ в целях управления документопотоками. Следом идут OpenText и Hummingbird, которая недавно лицензировала продукты workflow у компании Drala Software. Вторая группа лидеров — компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых также есть развитые модули управления потоками работ. К третьей, самой многочисленной группе, относятся независимые поставщики подобных решений; среди них следует выделить Staffware и Metastorm. Далее идет плотная группа компаний, обладающих правильным видением рынка и добротными технологиями; в их числе Action Software, Drala Software, Intalio и Ultimus. Есть еще большое количество нишевых игроков, предлагающих собственные системы управления потоками работ. В случае гетерогенных систем, когда имеется несколько разных ERP-приложений да еще и документооборот, часто выигрышным оказывается использование продуктов от независимых поставщиков.

Knowledge Management (KM) — управление знаниями. Данный термин можно трактовать сколь угодно широко, поэтому остановимся только на аспектах, имеющих прямое отношение к ECM. Основная проблема, для решения которой привлекают отдельные технологии из арсенала KM, связана с большим объемом информации, что требует мощных поисковых механизмов. Кроме того, практика показывает, что не удается свести всю информацию в единое хранилище, поэтому требуется обеспечить прозрачный доступ к разнородным источникам информации. И, наконец, есть задача, в принципе не решаемая без применения KM; речь идет об автоматической категоризации информации по содержанию документов. Также существует проблема удобной визуализации больших массивов информации. Привычная иерархическая модель вложенных папок наподобие каталогов в файловой системе неприемлема: человек не воспринимает более пяти-семи уровней вложенности. Требуются иные, более наглядные средства визуализации. Без удобных средств навигации по вашему хранилищу, большая часть информации так и останется мертвым грузом, поскольку человеку свойственно бегло просматривать информацию и только потом выбирать то, что нужно, а вовсе не посылать системе точный запрос. Охарактеризуем решения, соответствующие каждому из направлений.

Полнотекстовый поиск. Все ECM-решения обладают встроенной поисковой машиной, собственной или лицензированной у третьих фирм.

Сквозной поиск по разнородным источникам информации. Раньше других подобное решение предложила компания Hummingbird, которой достался продукт Fulcrum после поглощения ею компании PC DOCS в 1999 году. Недавно в эту сторону двинулась и Documentum, купив технологию AskOnce у Xerox в марте 2004 года.

Автоматическая категоризация. Лидерами этого направления являются компании Autonomy, IBM/Lotus, Inxight и Verity. Однако, для построения ECM-решения важно не только качество конкретного продукта, но и, прежде всего, возможность его прозрачной интеграции в комплексную систему, поэтому стоит уделить внимание и поставщикам полных ECM-решений, Documentum и Hummingbird. Не стоит упускать из виду компании Convera (ранее Excalibur), Inktomi (которая ныне принадлежит Yahoo), Mohomine (ее купила Kofax), а также таких крупных игроков, как Microsoft и SAS, которые развивают собственные технологии поиска и категоризации.

Визуализация информации. Здесь можно использовать и портальные технологии различных производителей и собственные разработки, но наиболее интересные решения на сегодня предлагают компании Inxight и Entrieva.

Digital Asset Management (DAM) — управление цифровыми активами. На первый взгляд, никакого различия между DAM и привычным инструментарием IDM нет. Система управления документами может хранить файлы в любом формате, будь то MP3, AVI или JPEG. Каждый файл снабжается учетной карточкой. Зачем же еще DAM? Однако, не стоит рассматривать DAM как всего лишь расширение функциональности инструментов управления документами средствами работы с мультимедиа. DAM оперирует данными в электронной форме именно как активами в бухгалтерском понимании этого слова, ставя своей целью извлечение организацией максимальной выгоды из использования этих активов. Области применения DAM, естественно, связаны с теми отраслями, где материальные ценности существуют в электронном виде — индустрия развлечений, реклама, фотография, музыкальная продукция, электронные книги и т.д. DAM-решения предлагают Documentum, купившая Bulldog в конце 2001 года, Interwoven с покупкой MediaBin в 2003 году, а также OpenText с недавним приобретением (август 2004-го) Artesia, одного из лучших данных продуктов. Также стоит упомянуть компанию INSCI, которая недавно поглотила WebWare и предлагает теперь свое ECM-решение с функциональностью DAM. В целом же аналитики признают, что рынок DAM еще не сформировался, а потому для него характерна некоторая размытость терминологии, что затрудняет сравнение решений поставщиков. При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают. Однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своей марки, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому, для того чтобы понять, насколько для конкретного ECM-решения подходит то или иное решение, нужно провести его декомпозицию. Кроме того, полезно внимательно присмотреться к предлагаемому решению, чтобы понять, насколько оно подходит именно вашему предприятию, а не только счастливчикам из Fortune 50

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».