Файл: Процесс Регистрации документов.pdf

В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе, и, если необходимо, кем, когда и как об этом решении уведомлен автор этого документа. Приведенная запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии.

В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по выполнению документа и достигнутые результаты. Если в процессе выполнения составлялся новый документ, указывают его дату и индекс, должность и фамилию лица, подписавшего его.

Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с указанием своей должности, инициалов и фамилии.

В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметку о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов.

3. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — эго проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационные индексы проставляются на таких документах:

- входящих (приложения к ним не индексируются);

- исходящих и их копиях, остающихся в делах учреждения (приложения к ним не индексируются);

- внутренних и всех приложениях к ним.

На ответном документе проставляют индекс инициативного документа.

Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен. Например, 05—12 (05 — обозначение подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре). Индексы такой структуры используют для индексации любой категории дел в различных учреждениях, организациях или предприятиях.

Правила индексации некоторых видов внутренних документов отличны от правил индексации входящих, исходящих и ряда внутренних документов. Индексация постановлений, распоряжений, приказов, указаний и других распорядительных документов, а также протоколов производится раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документа в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года (в учебных заведениях в течение учебного года). Протоколы заседаний исполкомов Советов и других выборочных органов нумеруют в пределах срока их полномочий.

В индексе документа обозначение подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре отделяют дефисом, а порядковый номер документа и порядковый номер по номенклатуре — наклонной чертой. Также возможны индексы типа 05/12-536 или 05-12-530.

Следует отличать делопроизводственный индекс документа от индекса дела по номенклатуре и классификационного индекса.

4. Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек

Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки расположены в определенном порядке (по определенной схеме).

Справочный аппарат в делопроизводстве призван разносторонне раскрывать состав и содержание документов, циркулирующих в сфере делопроизводства; обеспечивать оперативный поиск документов и получение информации, необходимой для контроля за исполнением документов.

Количество и вид картотек в делопроизводстве определяются степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения. При централизации регистрационно-справочных операций все или большинство картотек располагают в канцелярии и контрольной группе

При необходимости используют более глубокое деление понятий: народное образование:

- строительство школ;

- организация учебного процесса;

- организация воспитательной работы.

При организация картотек по структурному признаку карточки размещают в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям учреждения, т. е. к управлениям, отделам, секторам. Разделами и рубриками такой картотеки являются наименования структурных подразделений.

Согласно хронологическому принципу документы располагают в картотеке по датам их поступления, исполнения и т. п.

В большинстве случаев алфавитный и хронологический признаки используют в сочетании с другими для более глубокого деления массива карточек и ускорения их поиска.

Справочная картотека учреждения делится на две части: неисполненных и исполненных документов.

Контрольные картотеки в основном формируются по срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки из картотеки неисполненных перемещают в картотеку исполненных документов, которая строится по производственно-отраслевому, вопросному или предметному признаку.

Дополнительными поисковыми признаками здесь являются хронологический и структурный.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основным принципом регистрации документов организации, ее структурных подразделений является однократность. Поступающие документы регистрируются в день доставки, отправляемые — в день подписания.

Самостоятельно регистрируется только инициативный документ, присланный извне или созданный в организациях. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на инициативный документ.

Обязательной регистрации подлежат документы, которые по своему содержанию требуют рассмотрения, решения или ответа.

При регистрации документов используются: список структурных подразделений; сводная номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; приказы о распределении обязанностей между руководителями; классификатор видов документов; классификатор исполнителей и контролеров; классификатор организаций; книга-нумератор.

На каждое поручение, обозначенное в документе и имеющее срок исполнения и ответственного исполнителя, заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Она обеспечивает цели учета, регистрации, контроля и поиска всех документов.

РКК изготавливается на листах карточной или обложечной бумаги (плотностью 160 г/м2) формата А5, бланки карточек должны печататься на бумаге светлых тонов, допускается цветовое различие карточек (и зависимости от группы или видов документов).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
3. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.
4. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.,
5. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000,
6. Кирсанова М.В Современное делопроизводство М: Инфра – М 2000,
7. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
8. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002,
10. Кузнецова Т.В Делопроизводство. М:2003г.,
11. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук. Автореферат / М., 2000,