Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 33
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Понятие о регистрации документов.
Правила регистрации документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[1].
Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.
В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.
При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.
Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.
Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения
В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).
Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений.
Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.
Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.
Документ регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ вторично не регистрируют.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы — регистрационную карточку и журналы.
Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам.
При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения; список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; список служебных телефонов сотрудников учреждения; справочники адресный и административно-территориального деления; другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству; перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.
Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи.
2. Формы регистрации документов
Кроме индивидуальной в делопроизводстве ряда учреждений до последнего времени использовалась групповая карточная система регистрации, при которой на одной карточке регистрируется несколько документов одной группы, объединяемых общностью содержания, авторством корреспондентов, принадлежностью к одному виду и т. д. Па ней указывается наименование корреспондента или вопроса, по которому идет переписка. На одной карточке могут регистрировать только поступающие или отправляемые документы, или те и другие вместе. Групповая карточная система регистрации документов позволяет создавать компактные картотеки, оперативно осуществлять поиск документов при небольшом числе и достаточно стабильном перечне корреспондентов, в ряде случаев содействует правильной систематизации документов внутри дела [6, с. 58]. В настоящее время используется редко.
Эффективность использования карточной формы регистрации документов определяется следующим:
- карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их систематизации;
- одним регистрационным актом можно создать несколько карточек, организовать несколько картотек, что создаст условия для централизации регистрационных операций;
- карточки можно использовать для создания каталогов в период архивного хранения документов; заполнять карточки (в отличие от журналов) можно на пишущей машинке;
- регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного заполнения карточек несколькими работниками (вносить данные в журнал может только один человек).
Эффективность использования картотек снижается, потому что карточки систематизируют по второстепенным поисковым признакам, например, по порядку регистрационных номеров; сведения о реквизитах, прохождении и исполнении документов фиксируют неполно и нечетко. На эти моменты следует обратить внимание при использовании карточной формы регистрации.
Эффективность карточной формы регистрации документов проявляется в следующих условиях:
- частая необходимость быстрого нахождения одного или группы документов, объединенных общим признаком;
- соблюдение должностными лицами правил работы с карточками, картотеками и порядка выполнения соответствующих операций;
- техническое обеспечение эксплуатации картотек.
Для визуального различия карт и картотек карты разрешается изготовлять из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Цветовые различия карт можно использовать следующим образом: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются соответственно на белых, желтых и голубых картах; письма, жалобы и заявления трудящихся на карточках с красной полосой.
Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, па какой инициативный документ заполняется карточка — входящий, исходящий или внутренний.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных, контрольных и других картотек во всех структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Число экземпляров карт, заполняемых при регистрации в учреждении, не всегда постоянно: на каждый документ создается одно и то же количество экземпляров карт, однако при регистрации тех документов, для учета которых в структурных подразделениях создаются специализированные картотеки, оно может возрастать.
Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
В графе «Корреспондент» указывается название учреждения либо фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес лица, от которого поступил или которому документ направлен. Название учреждения можно указывать в официально принятом сокращенном виде. При наличии утвержденного перечня постоянных корреспондентов с их условными обозначениями, они могут быть проставлены вместо названий учреждений. В графе «Дата поступления и индекс документа», которую заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил.