Файл: Обзор и функциональные возможности СЭД «Дело» (Функциональные возможности).pdf

Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Применение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

Сервер проверки электронной подписи

Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.

Юридически значимый документооборот

Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

Защита от несанкционированного доступа

Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.

Сканирование

Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

Поточное сканирование

Опция «Поточное сканирование» - предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода бумажных документов в электронный вид.

Опция «Партионная почта»

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

Автоматизация процесса согласования документов

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Контроль исполнения заданий и поручений

Работа с разными видами поручений и контроль сроков их исполнения. Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;
Использование шаблонов поручений;
Групповой ввод поручений к однотипным документам;
Формирование многоуровневых (иерархических) поручений;
Направление поручений исполнителям;
Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;
Создание отчета об исполнении поручений.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.

Интеграция с IT системами

Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.

«Интеграция ДЕЛО - 1С»

Интеграция с АС «Обращение Граждан»

Оповещение пользователей

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.

По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.

Стандартные отчеты

Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте;
Сводка об исполнении;
Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
Сведения о работе пользователей;
Сведения о результатах отправки документов.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.

Удаленная работа

Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.

Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.