Файл: Обзор и функциональные возможности СЭД «Дело» (Функциональные возможности).pdf

«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:

регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);
регистрации связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.

«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.

EOS Desktop Service

Предназначена для интеграции «ДЕЛО-WEB» с приложениями, установленными на рабочих компьютерах пользователей. При наличии опции «Сканирование» EOS Desktop Service предоставляет возможность сканирования документов напрямую из «ДЕЛО-WEB». При наличии пакета FineReader, установленного на рабочем месте пользователя, EOS Desktop Service позволяет также не только сканировать, но и распознавать документы напрямую из «ДЕЛО-WEB» с помощью опции «Сканирование».

Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)

Обмен документами между удаленными организациями.

Сервер электронного взаимодействия - позволяет автоматизировать обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота и обеспечить прозрачность обработки документов в этих организациях. СЭВ позволяет автоматически регистрировать электронные документы, поступающие из других организаций, с возможностью обмена сведениями о прохождении и исполнении документа. В новой версии СЭД «ДЕЛО» появилась возможность простой передачи файлов с поручениями и отчетами о ходе исполнения поручений между компаниями-участниками СЭВ, и организации шифрованного подключения для каналов отправки и приема сообщений СЭВ.

«Мониторинг документов»

«Мониторинг документов» - позволяет контролировать процессы выполнения работ по документам одной или нескольких организаций в соответствии с заранее определенным календарным планом / графиком. Решение обладает возможностями контроля выполнения этапов работ, формирования уведомлений и напоминаний по исполнению этапов, позволяет организовать доступ всех участников работ к актуальной информации в режиме реального времени.

Мобильные приложения

Компания ЭОС предлагает ряд решений для работы в системе с мобильных устройств (планшетов, смартфонов), которые делают электронный документооборот полноценным. Работает под ОС - iOS, Android, Windows.

Мобильные приложения компании ЭОС – это оперативный доступ для сотрудников различного уровня, от рядовых специалистов до высшего руководства, к документам и информации в любой точке мира. Мобильные приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» и в EOS for SharePoint позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами, соответственно дают возможность фокусироваться на проблемах, задачах, целях, принимать решения и давать поручения. Решения ЭОС для мобильной работы обладают дополнительными по сравнению со стационарными рабочими местами СЭД функциями:

Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев;
Работа с помощником и без него;
Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме;
Возможность работы решений в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети);
Защищенность данных, в том числе и с использованием ЭП (это несомненное преимущество СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint по сравнению с другими подобными системами).

Опция «Модуль локального системного технолога»

Модуль локального системного технолога обеспечивает возможность внесения ряда изменения на локальных пользовательских станциях без обращения к технологам, обеспечивающим администрирование СЭД «ДЕЛО». Применение «модуля локального системного технолога» наиболее востребовано в случае совместного использования централизованного сервера СЭД «ДЕЛО» множеством территориально-распределенных подразделений или независимых организаций. В этом случае, применения модуля позволяет значительно сократить время внесения необходимых изменений, не противоречащих централизованным настройкам СЭД. В частности, модуль обеспечивает изменение прав локальных пользователей по добавление новых организаций и граждан в справочники, вводу резолюций и контролю исполнения, получению отчетов и пересылке документов по электронной почте.

Кроме того, возможно внесение изменений в следующее параметры прав пользователя:

управление подпиской на оповещения;
исполнения поручений;
визирования и подписи проектов документов;
регистрации Регистрационной Карточки (при этом, выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
редактирования Регистрационной Карточки и ее реквизитов (выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
поиска по картотеке;
пересылки Регистрационной Карточки;
изменение отметки о списание в дело;
отметки об ознакомлении;
добавления файлов к Регистрационной Карточке;
доступ к Кабинетам.
внесению изменений в справочники Рубрикатор, Группы документов, подразделения, Номенклатура дел, Граждане, Кабинеты, Список организаций.

Поиск и архивное хранение документов

Быстрый поиск документов

Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых введённых в систему реквизитов и по их произвольному сочетанию. СЭД «ДЕЛО» позволяет определять наличие связанных документов, зарегистрированных ранее, тем самым облегчая работу пользователя по поиску документов. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются настроенными для него правами доступа к информации, в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями.

Поиск по штрих-коду

Система позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. При осуществлении поиска по штрих-коду, достаточно вызвать окно быстрого поиска и произвести сканирование штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.

После распознавания штрих-кода автоматически открывается регистрационная карточка документа, которой соответствует сканированный штрих-код. В случае если сканируемому штрих-коду не соответствует ни одна регистрационная карточка в системе, на экран будет выведено соответствующее сообщение.

Электронный архив документов

Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов). При работе в системе исполненные документы «списываются в дело», таким образом, формируя архивный фонд организации в соответствии с действующими нормами и стандартами. При работе с документами система «ДЕЛО» позволяет списывать документы на долговременное хранение в архив, с дальнейшим поиском документов по БД. Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов:

механизм списания документа в дело с автоматическим пересчетом страниц;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса, ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации.

Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

Дополнительная информация по системе «ДЕЛО»

Совместимость опций с версиями системы «ДЕЛО»

Подсистема «ДЕЛО-Web» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.0.1 (1999 год).
Конкурентные лицензии подсистемы «Дело-Web» («Дело-Web» КЛ) – включены в систему «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция «Сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.5.2 (2001 год).
Опция «Поточное сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
Опция «ЭП и шифрование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
Опция «Юридически значимый документооборот» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
Опция «Защита от НСД» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
Опция «Оповещения и уведомления» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
Опция «Поиск по штрих-коду» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
Опция «Печать штрих-кода» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
Поддержка формата MS Open XML в паспорте регистрационной карточки работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
Опция «Информер» - работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция «EosDesktopService» - работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Опция «Мобильный кабинет» - работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Подсистема «АРМ руководителя» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
Подсистема «EOSmobile» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
Опция «Управление процессами» - работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция СЭВ – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Опция «Партионная почта» - работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.10 (2010 год)

Реализация электронного документооборота

При реализации технологий электронного документооборота целью специалистов компании «Электронные Офисные Системы» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «ДЕЛО»:

создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;
автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;
регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц);
полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.