Файл: Обзор и функциональные возможности СЭД «Дело» (Функциональные возможности).pdf

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа – возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папка «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). Компания «Электронные Офисные Системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.