Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 42
Скачиваний: 2
Введение
Во многих видах бизнеса разного уровня существует явный запрос на качественную систематизацию данных. Постепенно появляется множество инструментов для оптимизации этого непростого процесса.
Каждый руководитель мечтает не просто о финансовом отчете, а о «панели управления» бизнесом. Это называется дашборд — наглядный интерактивный отчет с ключевыми показателями бизнеса.
Зачем визуализировать данные? Информация в графическом виде привлекает больше внимания, легче воспринимается и помогает быстрее донести до аудитории ваше сообщение. С помощью наглядных графиков и дашбордов можно сделать понятными даже сложные наборы данных. Грамотная визуализация данных принесет бизнесу ряд преимуществ: скорость принятия решений увеличится, увеличится объем привлеченной аудитории, увеличится эффективность понимания данных и т.д. Все это обосновывает актуальность выбранной темы работы.
Объектом исследования является информационная технология, предметом – индикаторные панели (дашборды, dashboard).
Цель работы: изучить понятие дашборда и его основных характеристик.
Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:
- рассмотреть определение дашборда;
- изучить историю развития дашбордов;
- дать характеристику структуре дашборда;
- описать процесс составления техзадания на создание дашборда;
- дать понятие ключевых показателей;
- рассмотреть пример конкретного дашборда.
Понятие дашборда
«Слово «дашборд» происходит от английского dashboard – «приборная панель». Сразу возникают ассоциации с панелью автомобиля, на которой есть спидометры, индикаторы уровня бензина и другие приборы. Если возникают проблемы, то загораются лампочки. Они напоминают, что необходимо долить масло или проверить двигатель. Получая информацию с дашборда, можно управлять бизнесом, словно автомобилем: следить за состоянием приборов и вовремя реагировать на сигналы о неполадках.
Дашборд – визуальное представление информации, которая сгруппирована по наиболее важным для пользователя критериям. Это один из оптимальных инструментов для аудитора при анализе данных в реальном времени.
В исходном виде анализировать множество таблиц и ресурсов не очень удобно. Дашборды могут стать инструментом, который позволяет более оперативно обрабатывать имеющуюся информацию благодаря наглядному представлению уже подобранных параметров и определять приоритетные направления аудиторской проверки.
Дашборд – это инструмент мониторинга, управления и аналитики. Главное отличие от отчетов и других материалов – отображение данных в реальном времени, возможность самостоятельно подбирать материалы для анализа.
Например, если взять за основу отчеты по ранее выявленным нарушениям, в результате можно получить наглядную информацию об основных видах нарушений за любой выбранный период, динамику их роста и подразделение с наибольшим количеством нарушений.
С помощью дашборда можно осуществлять онлайн контроль выполнения аудиторских рекомендаций и планов минимизации рисков.
Каждый из нас пользовался дашбордами с детства, например, расписание занятий, календарь. Мы принимали решение, воспринимая и анализируя наглядную информацию.
Интерактивные дашборды могут быть полезны не только финансовым организациям, но и каждому человеку.
Для создания дашбордов существует множество программных продуктов и сервисов, которые содержат различные элементы визуализации, шаблоны и инструменты (самым распространенным инструментом является Excel).
Например, в Excel визуализация данных достигается с помощью таблиц, диаграмм. Рынок предоставляет огромный ассортимент инструментов, которые позволяют визуализировать данные вплоть до анимации, видео или произвольной инфографики. Группировка, агрегация, сортировка, фильтрация – основные методы, используемые для достижения наглядности.
Дашборды позволяют подключаться к обширному списку источников данных, начиная от Excel и заканчивая BigData (больших объемов данных) или веб-сервисами социальных сетей.
Правильно представленная и своевременная информация – залог правильных решений.
История развития дашбордов
Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT – EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и представляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля (рис. 1).
Рис. 1. Пример дашборда (книга Стивена Фью «Information Dashboard Design», 2003)
Объем данных увеличивался, и программы для автоматизации отчетов, обработки больших объемов данных стали еще нужнее. Этот класс программного обеспечения стал называться BI (Business Intelligence), а в русской адаптации – системы бизнес-аналитики. Появилось много программ, которые позволяли создавать дашборды, красивые и не очень. Вот, например, как выглядел дашборд в начале 2010-х, созданный в системе Qlikview, находившейся в то время на пике популярности (рис. 2).
Рис. 2. Дашборд системы Qlikview (начало 2010-ых)
Те же датчики-спидометры, характерную черту дашбордов того времени. BI-системы были дорогим удовольствием, и их обладатели стремились показать, что у них не просто база данных, а хай-тек. А в это же время специалисты, у которых не было лишних денег на BI, делали дашборды в обычном Excel. И внешне получалось ничуть не хуже, только требовало больше ручного труда.
В современных дашбордах можно увидеть сходство с «предками», только они стали технологичнее и удобнее. Сегодня дашборд – это интерактивный экран, на котором визуально представлены ключевые показатели компании, а данные динамически обновляются. Пользователь с первого взгляда видит важные для него показатели.
Дашборд состоит из трех уровней (рис. 3.):
1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ (KPI). Это самые важные итоговые цифры.
2. АНАЛИТИКА. На этом уровне показатели представлены визуально на диаграммах, графиках, картах.
3. ДЕТАЛИЗАЦИЯ. Это справочные данные, обычно в виде таблиц с условным форматированием.
Рис. 3. Составные части дашборда
Дашборд не всегда содержит таблицы. В нем могут быть только ключевые показатели и диаграммы. Бывает и наоборот, ключевые показатели и одна большая таблица. Но всегда лучше соблюдать правило очередности уровней: сначала KPI, потом диаграммы и после них таблицы, если они есть. Иногда я на своих курсах объясняю это так: у дашборда всегда есть «шапка» с самой важной информацией и рабочая область с основным содержанием.
Иногда бывают исключения, талантливый дизайнер может расположить блоки в другом порядке, и все равно будет смотреться красиво и понятно. Но так получится не у каждого, так что рекомендуется все же использовать простое правило – «сверху вниз, 1-2-3».
Техзадание на создание дашборда
Автоматизация корпоративной отчетности, как и большинство ИТ-проектов, предполагает составление технического задания.
Опытные эксперты говорят, что невозможно написать на 100% четкую постановку задачи, либо ее согласование займет пару месяцев. Алексей Колоколов, автор книги «Дашборд для директора» своей работе использует короткую форму брифа из 6 пунктов (рис. 4).
Рис. 4. Форма от Алексея Колоколова
В левой половине – логика, факты по существу: в каком формате будет представлен отчет, с какой периодичностью будут обновляться данные, какие ключевые количественные показатели и в каких разрезах (фильтрах, категориях) будут отображены. Справа – творческое полушарие, ассоциативное мышление. Эти пункты находятся за рамками самого отчета: заказчик, его выводы и решения. Рассмотрим таблицу подробнее.
ФОРМАТ И ПЕРИОД
Каким образом заказчик будет смотреть в отчет: на слайды с экрана проектора, на экране планшета в BI-приложении, в Excel на своем ноутбуке или бумажные распечатки? Это все разные форматы конечного носителя информации, и важно заранее определить реальный сценарий использования.
Период – это как часто отчетом будут пользоваться: раз в день, в неделю, в месяц, в квартал. Если совещание по этим показателям проходит раз в месяц, то не стоит тратить огромные ресурсы на обновление в режиме реального времени.
КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
Самые важные количественные показатели: прибыль, выручка, продажи, численность, ФОТ и другие (в зависимости от цели отчета). Они могут складываться из множества составляющих, но эти детали можно проработать потом. Сначала надо сфокусироваться на тех показателях, что в первую очередь важны заказчику для принятия решения.
КАТЕГОРИИ, ФИЛЬТРЫ
Этот пункт описывает, как будут детализироваться ключевые показатели: по филиалам, брендам, статьям бюджета. Это тоже нужно заранее узнать. Например, директору важно фильтровать сделки по типу клиента, а такого признака в базе нет. И необходимо либо заполнить это поле в источнике данных, либо сделать агрегированный промежуточный расчет.
ЗАКАЗЧИК
Не бывает универсальных дашбордов, «для всех». Менеджер по продажам, начальник отдела и коммерческий директор принимают разные решения в рамках своих полномочий. Поэтому выводы и наборы показателей у них разные, а следовательно, и отчеты должны быть персонализированы.
Исполнитель может думать, что готовит отчет для генерального директора, а на самом деле – для заместителя, который действительно анализирует, принимает решение и уже несет «на подпись» директору. Важно не запутаться, кто реальный адресат, а кто «стоит в копии».
ВЫВОДЫ
Вывод логически исходит из показателей и категорий в отчете, правильно представленных на диаграммах. Например, помесячный график выручки растет вверх, а рентабельность падает. А рядом можно видеть список убыточных проектов.
Здесь следует говорить о том, что можно понять, глядя в отчет: где отклонения, проблемы, задержки сроков, или же все хорошо идет по плану. Это преобразование данных в информацию, но еще не принятие решения.
РЕШЕНИЯ
Дашборд в явном виде не напишет решение. Оно всегда принимается в голове заказчика, причем на основе дополнительной внешней информации или просто опыта. Но решения должны логически стыковаться с выводами, например:
– падают продажи в сегменте – увеличить рекламный бюджет;
– офис не выполняет план уже третий квартал подряд – уволить руководителя;
– низкая конверсия агентских продаж – увеличить комиссионные ставки.
Чтобы принимать такие решения обоснованно, нужно сравнить и офисы, и каналы, и разные периоды. Для этого и нужен интерактивный дашборд.
Поначалу легко перепутать решения и выводы. Часто аналитики боятся спрашивать свое руководство: «А зачем вам этот отчет? Какие решения вы будете принимать?» Может показаться, что вы лезете не в свое дело. Но хороший директор не сочтет такой вопрос за наглость, а наоборот, оценит вашу инициативу и старание сделать отчет полезнее.
Невозможно предугадать и описать все варианты решений. Но обсудить один-два варианта, связать обе колонки таблицы в один сценарий – вполне реальная задача.
Ключевые показатели
Рассмотрим процесс выделения и графического представления ключевых показателей. Они позволяют оценить достижение компанией, отделом, сотрудником поставленных целей. С английского эта аббревиатура переводится как ключевой показатель эффективности (Key Performance Indicator).
В менеджменте часто под KPI понимают план, влияющий на премию сотрудника. Например, если у менеджера по продажам установлен KPI по дебиторской задолженности, это означает, что часть его премии напрямую зависит от суммы дебиторки за месяц. Но это в теории, а в реальном бизнесе почти невозможно достоверно вычислить вклад каждого фактора в премию менеджера. Например, отток клиентов может происходить из-за усиления конкурентов, политической ситуации и другого.