Файл: "Семейное предпринимательство его представления и ориентиры".pdf
Добавлен: 12.07.2023
Просмотров: 117
Скачиваний: 3
-при планировании следующего дня просматривается раздел «Неделя». Всё «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
- раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Всё наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».
Несоблюдение планов и невыполнение поставленной цели приводит к
постоянной нехватке времени и негативному результату будущих действий.
1.1 Принципы планирования
Основные принципы планирования, которыми необходимо руководствоваться при составлении планов, следующие:
Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, на сколько вы готовы к дисциплине и контролю. Разовые попытки применить отдельные рекомендации и инструменты ощутимого эффекта не дадут.
1 Регулярность планирования. На каждый день у человека должен быть план. Расписан должен быть каждый час. Составлять планы нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь какое-то определенное занятие.
2 Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов, мечтаний и «витания в облаках». Реальный план не обязательно будет выполнен. Невозможно предусмотреть абсолютно все факторы, влияющие на деятельность, поэтому нужно быть готовым к тому, что результат в действительности будет отличаться от планируемого.
3 Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства их можно было бы легко изменить. Непрерывно ищите, что именно можно сделать для достижения цели, насыщайте план альтернативными действиями.
4 Письменная форма. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. Даже в случае, когда предстоящий день похож на предыдущий, он не всегда может быть упорядочен, структурирован и оптимизирован без письменно составленного плана.
5 Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозначено, какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отводить как можно больше времени.
6 Нормирование работы. Для каждой работы должно быть выделено определенное количество времени. Одну и ту же работу разные люди выполняют с различной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить главным образом из личного опыта и собственной практики.
7 Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет признана выполненной. Человек может устанавливать критерии самостоятельно — или же их определяют другие люди (например, преподаватель). В последнем случае нужно обязательно выяснить, каков этот критерий и что от вас действительно требуется в результате.
8 Рациональность дробления задач. При необходимости разделения времени выполнения задач на несколько обособленных блоков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В противном случае вам нужно будет возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим. Кроме того, разнообразные виды деятельности должны быть сгруппированы в отдельные временные блоки, в которые были бы включены сходные по содержанию затраты времени (например, телефонные звонки или разбор корреспонденции). Размер таких блоков зависит от важности выполняемых работ.
9 Последовательность. Все дела необходимо выполнять последовательно. Планы должны предусматривать начало новой работы только тогда, когда закончена предыдущая (или её обособленный блок).
10 Делегирование. С самого начала необходимо установить, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим.
Начинайте планировать. Прямо сейчас, именно сегодня, не «с понедельника».
2. СОСТАВЛЕНИЕ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПЛАНА
Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определённые действия по её реализации. Основным временным элементом человеческой жизни является день, поэтому основное внимание должно быть уделено планированию программы дня. Существует правило «6П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Считается, что 10 % времени, израсходованного напланирование до начала реализации задачи, сэкономит 90 % в течение её разрешения.
Программа «День» существенным образом отличается от других видов планов. Она не включает в себя цели и задачи, а состоит из действий и практических шагов по их реализации. Это могут быть встречи, работа с документами, лекции, телефонные переговоры, размышления, принятие решений и передвижения. Конкретные действия могут быть с высокой точностью спрогнозированы по затратам времени. Данный аспект организации времени наиболее полно описан в книге Ю. Васильченко «Механизмы времени».
Важным условием эффективности программы «День» является сочетание в ней текущих дел и элементов, способствующих достижению долгосрочных целей. Планированию должны подлежать абсолютно все действия и виды деятельности. Следует также учитывать стандартные затраты времени (сон, еда, перемещения и т. д.). Наличие пробелов и «белых пятен» в программе «День» – верный признак того, что это время, скорее всего, будет безвозвратно потеряно.
Непреложная истина тайм-менеджмента гласит: план дня должен быть. Десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке, – планом дня не являются. Да и вообще возьмите за правило: написано на бумаге – можно с этим работать, что-то корректировать. А пока ваши планы в голове – это лишь идеи. План дня должен быть в одном месте, и обязательно должен быть материальным. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике – это не принципиально.
2.1 Планирование дня
Правило «Записывай всё» продвигается в большинстве методов организации личного и рабочего времени. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но обеспечит управляемость и подконтрольность задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.
Постоянно работайте со списком. Если появилась новая задача — включите её в список. Список хорош тем, что, при необходимости корректируя его в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить удовлетворение от сделанной работы. Это даст вам дополнительную энергию и разбудит новые творческие силы.
Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жёстко настаивают – с вечера. В любом случае, с вечера или с утра планировался день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что всё быстро меняется. Но план существует не для того, чтобы загнать себя в жёсткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План должен корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня, а сэкономит грамотное планирование – часы. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жёсткие рамки, – мы сейчас разберём на примере. Методика планирования дня, с которой мы познакомимся, не привязана к какому-то конкретному органайзеру. Большинство ежедневников вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать. Определите какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:
-«жёсткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («семинар в 12.00»);
- «гибкие» задачи – не привязанные к жёсткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» – у этих задач может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эти задачи решать;
- «бюджетируемые» («плавающие») задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жёсткого срока исполнения, но которые
- с обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; даёт хороший обзор общей картины недели;
- с обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; даёт возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю в таком ежедневнике будет труднее.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
требуют достаточно большого ресурса времени («подготовка к
семинару – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жёсткое и гибкое
планирование. Встречи планируются жёстко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня (на примере ежедневника с обзором дня) следующий:
- в свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени);
- выделите в списке каким-то образом, например, красным цветом или шрифтом («обрати внимание»), 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них;
- на сетке времени запланируйте «жёсткие» встречи, мероприятия — привязанные к конкретному времени;
- для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
Время между «жёсткими» встречами в течение дня заполняйте, начиная с выполнения «красных гибких» задач.
Многие задачи практически невозможно привязать к жёсткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее:
- выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5-7: общежитие, поездка домой, практика и т.д.);
- создать разделы в ежедневнике, соответствующие этим контекстам. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Помимо ежедневников, списков дел, планировщиков и т.д. необходимо
иметь под рукой ещё ряд тетрадей/блокнотов для того, чтобы записывать туда то, что не попадает в категорию «To Do». Наша память – крайне ненадежный союзник. Начните вести список важных данных, сгруппированных по жизненным сферам, который будет у вас всегда под рукой.
Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы, но максимальный успех может быть достигнут только при ее рациональной организации.
2.2.1 Приоритетное планирование
После того как список задач составлен, необходимо разметить их по приоритетности. «Приоритет» – означает «тот, кто идет первым» (prior, «первый» по-латыни). Приоритетные дела – то, что мы должны сделать в первую очередь. Планирование деятельности помогает правильно установить приоритеты. Без чёткого плана действий человек склонен выполнять «лёгкие» пункты, оставляя сложные на потом, и в результате не достигает своих целей. Чтобы не тратить много времени на незначительные задачи, важно разграничить намеченные дела по степени важности.
На основе чего мы ежедневно определяем, что этой задачей нужно заняться в первую очередь, а этой — во вторую? Критерии могут быть различными: от срочности проекта до финансовой мотивации. Именно критерии предопределяют ваши действия. У каждого из нас в голове действует своя матрица критериев, на основе которой мы оцениваем задачи. Не может быть единственно верной матрицы критериев.
Простой способ классифицировать дела по важности следует из закона, открытого известным экономистом Вильфредо Парето. В приложении к тайм-менеджменту Принцип Парето гласит: 20 % всех дел дают 80 % результатов; остальные 80 % дел дают 20 % результатов. Знание этого факта позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20 %, которые дают максимальный результат и поэтому требуют особого внимания.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесёт наибольшую выгоду и результат. Потеряв время на решение неважных задач, вы его уже никогда не вернете. И вам придётся изыскивать дополнительные временные ресурсы опять же в ущерб другим делам.
Более подробно рассмотрим одну из самых простых и эффективных в ТМ техник расстановки приоритетов, которая называется «матрицей Эйзенхауэра». Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Дэвид
Эйзенхауэр предложил её и сделал стандартом своей работы. Эта методика стала популярна после того, как её описал С. Кови в своей книге «Главное внимание – главным вещам». Смысл «матрицы Эйзенхауэра» заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела.