Файл: "Семейное предпринимательство его представления и ориентиры".pdf
Добавлен: 12.07.2023
Просмотров: 119
Скачиваний: 3
Для успешного планирования необходимо проанализировать и классифицировать все поставленные задачи. Есть два критерия, по которым оцениваются задачи в списке, – важность дела и срочность дела. Критерии оценки задач следующие:
- важные задачи – те, которые будут иметь большие последствия;
- не очень важные – их последствия незначительны;
- срочные задачи – их нужно выполнять безотлагательно, иначе
будет поздно;
- не очень срочные задачи – их можно отложить.
Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:
I срочные и важные;
II важные, но не срочные; III срочные, но не важные;
IV несрочные и неважные.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси – это ось важности и ось срочности. В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.
Некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на неё меньше «синдром студента».
Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займёт её выполнение, и назначить время завершения. Так минимизируется и незапланированная деятельность.
Освойте методы настройки на выполнение такого типа задач. В психологии есть такое понятие как «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, ритуал), связанная для нас с определённым эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь – и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние. Самый часто используемый на практике «якорь» – музыка.
Хорошим «якорем» для включения в задачу может быть любая техническая, подготовительная работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». То есть – с помощью технически простых дел настройтесь на сложную работу.
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно. Необходимо только одно — это соблюдать принцип полной концентрации внимания.
Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, тогда думайте только о ней. Не следует переходить к новой задаче до того, как будет завершена предыдущая. Чем больше дел выполняется одновременно, тем ниже коэффициент полезного действия. Почему так происходит? Если вы начинали выполнять какую-то задачу, потом вам пришлось прерваться, то, возвращаясь к работе через какое-то время, вам сначала необходимо вспомнить что уже было сделано, продумать что ещё осталось сделать, и опять продолжать решать эту задачу. Каждый раз все эти этапы придётся повторять заново. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы снижаете свою эффективность. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то на его выполнение потребуется намного меньше времени.
Сложную задачу лучше разделить на мелкие подзадачи, по принципу дерева решений, основная задача – ствол дерева, а подзадачи – его ветви. «Разветвлением» можно заниматься до тех пор, пока реализация плана не станет простой и прозрачной.
Чем менее жёсткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя её выполнить. В качество своего внимания удастся, если будете заниматься только одним- единственным делом. Ведь концентрация — это удерживание внимания на повысить одном объекте, а не распыление на несколько.
Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих выгодность такого подхода, но для человека неорганизованного это может оказаться непосильной ношей.
Важные объёмные задачи должны быть разбиты на ряд небольших
задач. Создавая небольшие, легче выполнимые задачи, вся задача в конечном итоге будет решена незначительно, но всё же быстрее. Такой фрагментарный подход не новшество, его довольно часто используют.
В терминологии тайм-менеджмента очень крупные задачи называют «слонами». К такому типу задач можно отнести, например:
- написание диплома, диссертации;
- изучение иностранного языка;
- улучшение своей физической формы.
О способах реализации подобных задач пишет Г. Архангельский: «Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и всё-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».
Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т.д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т.п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно. Знаете, как это бывает – достаточно начать, и одно потянется за другим.
Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному одногруппнику, зайти в деканат и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Брайан Трейси, один из самых успешных бизнес-консультантов, называет «лягушкой» самое неприятное, но важное дело, которое нужно выполнить в течение дня. Начинать свой день стоит именно с выполнения таких дел. У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». «Лягушки» часто подолгу откладываются, что формирует избыток эмоционального напряжения и связанные с этим нежелательные последствия. В результате получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов.
Учитесь говорить «нет». На уровне конкретного дня это означает — умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Можно до бесконечности увеличивать перечень запланированных дел, но на их выполнение просто не хватит времени. К тому же такой список часто включает и дела менее важные, а то и просто ненужные. Установление приоритетов помогает избавиться от большинства таких, обычно навязанных, дел. Всегда велик соблазн делать то, что нравится, а не то, что нужно, поэтому прежде всего следует научиться говорить «нет» самому себе. Уметь это — означает, прежде всего, избегать сиюминутных порывов предаться любимому занятию и отложить на потом более важные дела. Это довольно трудно, особенно когда задачи более высоких приоритетов труднее и менее интересны.
Умение говорить «нет» самим себе развивается по мере того, как мы овладеваем навыком управления временем, вырабатываем собственную систему и начинаем понимать разницу между мимолетными увлечениями и перспективными целями. Только научившись говорить «нет» самому себе, можно переходить к следующему этапу – учиться говорить «нет» другим. И это непременное условие. Умение говорить «нет» другим – тонкая наука, требующая осторожного, взвешенного подхода, поскольку, хотя в большинстве стандартных ситуаций сказать «нет» – единственно правильное решение, в отдельных случаях оно может привести к очень неблагоприятным последствиям. Форма, в которую облекается отказ, во многом зависит от контактной аудитории, к которой он относится. Учитесь проявлять твёрдость и решимость там, где это необходимо.
«Нет» – это огромный резерв экономии времени, своего и чужого. Но не только. Научившись говорить «нет», вы сможете поднять свой авторитет, потому что люди более благосклонно воспринимают прямой отказ, чем прикрытое туманными обещаниями откладывание решения проблемы. Помните: сказать «да» и не выполнить обещание гораздо хуже, чем твёрдо сказать «нет».
3. Способы минимализации неэффективных расходов времени
Задайте себе два вопроса:
1) «Почему вам всегда не хватает времени?!» Ответ здесь нужен прежде всего для того, чтобы выявить скрытые в вас ресурсы.
2) «На что именно вы тратите большую часть своего времени? На саму работу, или же всё-таки на поиски путей её избегания?» Поиск ответов — это и есть то самое «лечение», психологические упражнения в борьбе с прокрастинацией.
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени. Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» — хронометраж. Хронометраж — один из вспомогательных инструментов тайм-менеджмента. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени. Учёт вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нём всё, что делаете в течение дня.
Учёт можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учёта и лишь через две-три недели переходить к более детализированному. Сразу начать подробный учёт – это почти наверняка загубить дело. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Сам процесс учёта может вызывать некоторый стресс. Такой способ, как, впрочем, и все остальные, требует искренности, откровенности и беспристрастности по отношению к самому себе. Одна из основных задач документирования времени — идентификация вашего любимого направления ничегонеделания.
Что представляет собой деятельность личности: спонтанные действия или организованные процессы? Очевидно, и то и другое. Панорама деятельности человека дает возможность увидеть определенные процессы.
Самоуправление этими процессами позволяет создать лучшие условия для контроля времени выполнения работ и использования ресурсов.
Большое значение в вопросе минимизации неэффективных расходов времени имеет самодисциплина. Это значит, что вы можете взяться и поработать тогда, когда это нужно, вне зависимости от степени интересности занятия. Гораздо чаще предстоит справляться с однотипными, скучными, рутинными делами, но, для достижения успеха, нужно и их выполнять старательно. Поэтому, каким бы мелочным и незначительным или неприятным вам не казалось дело, выполнить его вы должны.
При необходимости руководствуйтесь «правилом 2-х минут», которое гласит: «Дела, укладывающиеся в рамки 2-х минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это не означает, что в любой ситуации нужно сразу бросаться выполнять поступившее новое дело. Да, в идеале так и нужно поступать, но иногда невозможно сразу отвлечься от выполняемой работы. В таком случае подобные дела необходимо держать на контроле и разобраться с ними при первой же возможности. Придется потратить больше времени и сил на организацию подобных дел, чем на их последующее выполнение (если ведете список дел, то имеется в виду занесение таких дел в список; если же нет, то это те усилия, которые потратите на удержание подобной мелочи в памяти).
Однотипные дела старайтесь выполнять подряд. Если предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, постарайтесь их выполнить подряд. При такой организации с каждой последующей задачей вы будете справляться быстрее.
Как бы тщательно ни осуществлялось планирование, в течение дня часто возникают не заполненные действиями промежутки времени. Вы завершили дело раньше намеченного срока, запланированная встреча сорвалась или вы вынуждены, по каким-либо причинам, ждать — это лишь некоторые причины возникновения промежутков времени. Если сложить появившиеся в рабочем графике промежутки, выйдет не такой уж маленький отрезок времени. Во время ожидания транспорта, друга, в перерыве между лекциями и т. д., вы вполне могли бы что-то читать, сделать нужный звонок.
Итак, вот мы и подошли к основным методам, позволяющим сократить потери времени:
1. Приучайте себя к дисциплине (следуйте распорядку дня, будьте ответственными).
2. Отведите «просиживанию» перед экраном (в соц.сетях, ТВ, скайп) строго определённое время (чем меньше, тем лучше).
3. Мотивируйте себя (представляйте успех, который ждёт, в случае
доведения дела до конца).
4. Поощряйте себя, вознаграждайте свой труд (посмотрите
любимый фильм, устройте себе праздник).