МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ІНСТИТУТ ВИМІРЮВАЛЬНОЇ ТЕХНІКИ

Білоцерківська філія

Методичні вказівки та завдання

до виконання лабораторної роботи №8

з дисципліни

обчислювальна техніка

та програмування

Спеціальність: 5.0500103 «Механічні вимірювання»

5.0500102 «Електротеплотехнічні вимірювання»

Методичні вказівки розглянуті та рекомендовані у навчальний процес цикловою комісією

Протокол №____ _____ __________ 20_ р.

Голова циклової комісії ________________ _______________

м. Біла Церква

Тема: Створення бази даних у вигляді реляційних таблиць

Мета: Уміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводити дані в таблицю.

План

1. Створити структуру таблиці Оцінки.

2. Ввести дані в таблицю Оцінки.

3. Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, І ортувВННЯ

4. Модифікувати структуру таблиці і ввести ноні дані

5. Створити таблицю Телефони.

6. Створити таблицю Адреси.

7. Проаналізувати зв'язки між таблицями

Теоретичні відомості

Таблиці і поля

Основний структурний елемент Access — таблиця, в якій зберігається інформація. Об’єкт «таблиця» — це лише одна частина Access-системи, в якій справді зберігається інформація. Всі інші об’єкти (такі, як запити, форми та звіти) ґрунтуються на даних таблиць.

Для більшості користувачів операції, що виконуються в ба-
зі даних, починаються зі створення однієї чи більше таблиць.
І хоча, з одного боку, таблиця — це колекція даних, з іншого — це дещо більше, ніж просто набір даних. Яка ж відмінність таблиці від сторінки тексту або чисел у структурі електронної таблиці? Структура перетворює дані в інформацію. Структуровану інформацію, організовану в таблицю, легше зрозуміти і читати.

По-перше, за рахунок класифікації по стовпчиках. Кожен стовпчик таблиці являє собою результат певної класифікації.

По-друге, тому, що рядки повторюють шаблон. Шаблон, установлений за допомогою стовпчиків, повторюється в кожному
рядку. Кожний рядок подає інформацію про певний існуючий об’єкт, наприклад, про легковий автомобіль, заводи-виготовлю­вачі або роки випуску.

Ці два чинники дозволяють легко читати інформацію таблиці, оскільки кожен рядок у таблиці передбачений.

Ця передбачена структура дає можливість комп’ютерній програмі виконати аналогічні операції набагато швидше і з вищою точністю, ніж це може зробити людина.

Стовпчики і рядки, поля та записи

Усі бази даних мають двовимірну структуру. Якщо структуру розуміти як таблицю, то, природно, використовуються терміни стовпчик і рядок. Загалом, поле є синонімом стовпчика, а запис — синонімом рядка.

Терміни рядок і стовпчик застосовуються, коли йдеться про фізичну структуру таблиці, що містить інформацію. Поле та запис слугують для вираження логічного зв’язку елементів даних, оскільки поля й записи не завжди постають у формі рядків і стовпчиків. Наприклад, усі поля форми належать одному запису, навіть коли у формі відсутні фізично рядок і стовпчик.

---

Поля визначають класифікаційну характеристику даних, за якою можна знайти кожен запис, такий, наприклад, як прізвище чи дата народження. Коли працюємо з полем, то можна маніпулювати даними, що належать одному чи кільком записам. Наприклад, за потреби відсортувати інформацію вибираємо одне або більше полів у ролі ключів сортування.

Запис містить інформацію про окрему особу, місце чи предмет.

Терміни рядок, стовпчик, поле та запис використовуються в різних частинах системи Access.

Робота з вікном бази даних

Перш ніж перейти до створення таблиць, потрібно створити базу даних, у якій зберігатимуться таблиця та інші об’єкти Access. Із запуском Access з’являється діалогове вікно (рис.1).

Рис.1

Можна відкрити вже існуючу базу даних, створити нову базу даних або запустити Мастера для створення нової бази даних за зразком. Після відкриття наявної бази даних з’явиться вікно з такими вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. На кожній вкладці є кнопки: Запуск, Конструктор, Создать. Натиснувши на одну з цих кнопок, починаємо певну роботу з базою даних. Роботу можна також почати, натиснувши на об’єкті правою кнопкою миші. З’являється відповідне контекстне меню, в якому вибираємо відповідний пункт і починаємо роботу.

Створення нової таблиці

Кожна база даних може містити одну чи більше таблиць інформації. Нові таблиці створюються натисканням кнопки Создать у вікні бази даних, якщо обраний корінець Таблицы. У результаті цього відкривається вікно Новая таблица, показане на рис. 2.

Рис. 2

У правій частині вікна наведено п’ять пунктів, які дають можливість вибрати спосіб задання таблиці Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц і Связь с таблицами. Вибираємо пункт Конструктор і натискуємо ОК.

Вікно конструктора таблиці має три стовпчики: Имя поля, Тип данных і Описание (рис. 3).

Рис. 3

Имя поля — це ім’я, що присвоюється даному полю. Кожне поле в одній таблиці мусить мати унікальне ім’я, а також може мати протяжність не більше 64 символів і містити літери, цифри, проміжки та знаки пунктуації. Бажано у разі надання імен полям дотримуватися таких правил. Імена повинні бути набрані латинськими літерами і завдовжки не більше 8 символів, тобто слід намагатися дотримуватися правил іменування об’єктів у MS DOS. Після введення імені поля натискуємо на клавішу <TAB>, щоб перевести курсор у стовпчик Тип данных. За замовчування дане вважається текстовим, завдовжки 50 символів. Щоб змінити тип даних, натискуємо на кнопку розкриття списку та вибираємо потрібний тип. У Access є дев’ять типів даних і майстер підстановок: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Поле типа Гиперссылка, Мастер подстановок. Вибравши потрібний тип поля, знову натискуємо клавішу Tab, і курсор переходить у поле Описание. Описание — це записаний нами коментар, у якому мовиться про призначення даного поля. Ці нотатки заносити не обов’язково, але якщо проект виконується для замовника, то опис повинен бути зроблений, щоб не мати клопотів під час здавання проекту.

---

Говорячи про імена полів, слід зупинитися на одному моменті. Як уже зазначалося вище, бажано давати імена полям за правилами DOS. Але коли проект досить великий і даних багато та ще виникає бажання давати імена більш інформативні, то варто скористатися одним прийомом. Ім’я може складатися з кількох слів, початкові літери цих слів великі, пробіли між словами відсутні. Наприклад: ПосівнаПлоща, ТабНомер, ПосадОклад, ПреміяКвартальна, ПреміяЗаВислугу і т. ін. Access дає можливість використовувати пробіли в іменах полів, тому можна вводити фрази, подібні таким: «Премія за вислугу», але важко розібратися, скільки прогалин між словами у чужих імен полів. Користувачі, які працюватимуть з нашими додатками, теж не зможуть відразу розібратися з іменем поля¹.

Типи полів

Поле може належати до одного з десяти типів, описаних нижче.

Текстовый (Text) — використовується для збереження будь-якої послідовності символів, включаючи літери, цифри, знаки пунктуації, прогалини та спеціальні символи. Текстові поля можуть бути завдовжки до 255 символів. За замовчування довжина текстового поля дорівнює 50 символам. Найчастіше цей тип використовується в полях, призначених для збереження коротких текстових характеристик, наприклад, імен або адрес.

MEМO (Memo) — поля цього типу використовуються для збереження довгих текстових блоків до 65 000 символів (близько 16 сторінок інформації). Потрібно використовувати цей тип поля тоді, коли треба ввести чи імпортувати великий текстовий блок. Це поле змінної величини, і задавати розмір його не потрібно.

Числовой (Number) — використовується для збереження числових значень (крім грошових сум). У числових полях, як правило, містяться значення, над якими виконуватимуться обчислення; числа можуть містити десяткові коми та знак «мінус». Якщо число є іменем якогось об’єкта (поштовий індекс, шифр виробу), то потрібно задавати тип поля як Текстовый.

Дата/Время (Date/Time) — використовується для зберігання дати/часу, значення вводяться в поля такого типу в стандартному форматі, наприклад 1/1/99/, 12:53:00 РМ.

Денежный (Currence) — використовується для збереження числових значень. Автоматично додає фіксовану кількість цифр після десяткової коми, щоб уникнути помилок округлення.

Счетчик (AutoNumber) — автоматично присвоює унікальне числове значення для кожного запису, починаючи з 1 для першого запису, 2 для другого і т. д. Якщо запису присвоєно таке значення, то воно далі не буде змінюватися чи використовуватися знову в тій самій таблиці. Ми не зможемо змінити значення поля такого типу.

Логический (Yes/No) — цей тип поля використовується для збереження логічних величин, які можуть набувати лише двох значень типу «так» чи «ні».

OLE Object — цей тип поля містить дані з інших додатків, які підтримують технологію Object Linking and Embedding (OLE) — зв’язок та впровадження об’єктів. Цей тип поля дає змогу зберегти документи, таблиці, графіки, малюнки, звукові сигнали, відео- та іншу інформацію, створену додатками Windows, що підтримують технологію OLE.

---

Гиперссылка (Hiperlink) — поле цього типу містить адресу гіперпосилання, яка вказує шлях до іншого об’єкта, документа чи Web-сторінки. Наприклад, якщо таблиця створюється для відстежування документів, створених у Microsoft Word, варто ввімкнути поле гіперпосилання, натиснувши на яке зможемо побачити зміст цих документів.

Мастер подстановок (Lookup Wizard) — поле цього типу використовується для задання списку значень, які може приймати дане поле.

Хід роботи:

1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Access.

2. Створіть нову базу даних з іменем файлу - вашим прізвищем:

Прізвище 1. Діалогове вікно Access / Нова база даних / ОК / Виберіть свою папку і дайте файлові назву / Створити.

3. Розгляньте головне вікно БД. Які закладкиє у ньому? Активізуйте
закладку Таблиці і виконайте команду Створити.

4. Виберіть режим конструктора таблиці.

У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор / оk - відкриється вікно конструктора з назвою Таблиця 1.

5. Утворіть структуру бази даних.

Введіть назви полів і задайте їхні типи:Номер (лічильник або числовий), Прізвище (текстовий), Ім'я (текстовий), Мат (числовий),Інф (числовий),Фіз, Літ, Мова (числовий). Назви типів вводити не потрібно, клацніть у полі типу і користуйтеся списком типів, а також вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру.

6. Закрийте вікно конструктора таблиці ( але не переплутайте з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску і деякою назвою, наприклад, Оцінки.

Файл \ Закрити \ Так \ Замість назви Таблиця 1 введіть назву Оцінки \ ОК. Відмовтеся поки що від ключового поля (натисніть на кнопку Ні).

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних.

У головному вікні БД виберіть таблицю Оцінки і натисніть на кнопку Відкрити

8. Уведіть до таблиці дані.

Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців.

9. Заховайте перший стовпець.

10. Поновіть перший стовпець на екрані

11. Вилучіть другий запис з таблиці.

12. Доповніть таблицю ще двома записами. Записи додаються в кінці таблиці.

13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена. Вигляд \ Панелі інструментів \ Таблиця.

14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві, наприклад Прізвище, і натисніть на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням. Зауважимо, що в деяких російськомовних версіях програми впорядкування текстових даних відбувається неправильно.

15. Упорядкуйте записи за спаданням значень поля Мат, а пізніше — за зростанням значень поля Номер.

16. Модифікуйте структуру таблиці.

Перейдіть у режим конструктора структури. Для цього натисніть на кнопку Вигляд або виконайте команду Вигляд \ конструктор. Змініть назву першого поля — напишіть її великими буквами: НОМЕР

17. Закрийте свою таблицю, зберігаючи дані на диску.

18. У тій же базі даних створіть другу таблицю з назвою Телефони, яка міститиме номери телефонів тих же студентів. Повторіть дії, описані в пунктах 3-8.Структура таблиці має складатися з таких полів: числового поля НОМЕР і текстових полів Прізвище, Ім'я, Місто, Телефон, Типтел (зі значеннями: домашній, мобільний, батьків).

---

У конструкторі для типу поля Типтел увімкніть майстра підстановки і задайте режим Буде введено фіксований набір значень, натискайте на кнопку Далі і введіть один стовпець з трьох значень: домашній, мобільний, батьків. Перейдіть у режим таблиці і заповніть таблицю даними. Під час введення даних вручну стежте за відповідністю між номерами і прізвищами студентів у двох таблицях. Щоб не вводити одні і ті ж дані двічі, значення перших трьох полів таблиці Оцінки скопіюйте в буфер обміну і вставте їх у таблицю Телефони. Дані у таблицю введіть так, щоб записів, що стосуються одного студента, була різна кількість: 1, 2 або 3, — залежно від кількості контактних телефонів. Для цього вставте додаткові записи для студентів, які мають декілька контактних телефонів. Поле Типтел заповнюйте, користуючись створеним списком. Впорядкуйте таблицю за зростанням значень у полі НОМЕР або Прізвище. Закрийте таблицю із збереженням на диску.

19. Створіть третю таблицю з назвою Адреси, яка міститиме адреси тих же осіб.

Структура таблиці має складатися з трьох полів: числового НОМЕР і текстових Місто і Вулиця. Заповніть таблицю даними.

20. Закрийте базу даних зі збереженням на диску. Закінчіть роботу.

Контрольні запитання:

1. Що таке база даних?

2. Які типи баз даних ви знаєте?

3. Базою даних якого типу є Access?

4. Які елементи таблиці називають полями? Записами?

5. Що розуміють під термінами Таблиця, Запит, Форма, Звіт?

---