Файл: Реферат по дисциплине Делопроизводство и режим секретности.docx
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 231
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ«КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВАКАФЕДРА ТЕОРИИ И ИСТОРИИ ГОСУДАРСТВА И ПРАВАРЕФЕРАТпо дисциплине «Делопроизводство и режим секретности»на тему: «Документирование управленческой деятельности»Выполнил: студент 3 курса, гр. ПД301 Куцеков ПётрСпециальности “Правоохранительная деятельность”Проверил: Чубанов И.И.Элиста, 2023СодержаниеВведение
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относится к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый дли начисления пенсии.Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предприятиям работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.1. Понятие документДокументы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в каком отрасли и для каких целей он используется, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений,Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документпредставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т, п.).ГОСТ Р51141-98 определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документа, которая вытекает из общности свойств документов и их назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо.Как носитель информации он выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и так предмет труда, и как результат труда.Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - подготовкой различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т, д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственною управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.2. Виды документов
Организационно-правовые документы. С разработки именно этих документов начинается жизнедеятельность организации. Невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация без таких документов, как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций и др.Все вышеперечисленные документы составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.Исходя из названия данной группы можно определить их главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов выделим:-устав организации;- положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации;- штатное расписание- правила внутреннего трудового распорядка; - инструкции по отдельным видам деятельности; - должностные инструкции. Устав организациипредставляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.Положение о структурном подразделении организации- организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы со подчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.Штатное расписание
-
Понятие документ………………………………………………………… 4 -
Виды документов…………………………………………………………. 7-
Организационно-правовые документы……………………………… 7 -
Распорядительные документы……………………………………….. 8 -
Информационно-справочные документы…………………………...10 -
Деловые письма……………………………………………………… 11 -
Документы кадровой службы………………………………………. 12 -
Конфиденциальные служебные документы……………………….. 15
-
-
Оформление документов…………………………………………………16 -
Организация работы с документами…………………………………….22-
Регистрация и учет документов…………………………………….. 22 -
Организация контроля исполнения документов…………………... 24 -
Хранение документов, составление номенклатуры дел………….. .26
-
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относится к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый дли начисления пенсии.Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предприятиям работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.1. Понятие документДокументы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в каком отрасли и для каких целей он используется, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений,Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документпредставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т, п.).ГОСТ Р51141-98 определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документа, которая вытекает из общности свойств документов и их назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо.Как носитель информации он выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и так предмет труда, и как результат труда.Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - подготовкой различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т, д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственною управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.2. Виды документов
Организационно-правовые документы. С разработки именно этих документов начинается жизнедеятельность организации. Невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация без таких документов, как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций и др.Все вышеперечисленные документы составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.Исходя из названия данной группы можно определить их главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов выделим:-устав организации;- положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации;- штатное расписание- правила внутреннего трудового распорядка; - инструкции по отдельным видам деятельности; - должностные инструкции. Устав организациипредставляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.Положение о структурном подразделении организации- организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы со подчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.Штатное расписание
представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный икачественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру той самой организации, для нужд которой данное расписание разработано — то есть это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов.
Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) или ином аналогичном по предназначению подразделении организации, ежегодно по состоянию на 1 января.
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации,
«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа).
В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).
Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.
О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации.
Инструкция по отдельному виду деятельности— организационно-правовой документ, устанавливающий порядок действий сотрудника (категории сотрудников) при выполнении определенного вида работы (при работе на каком-либо приборе, агрегате и т. п.).
Инструкция разрабатывается руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).