Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработ­чиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Должностная инструкция— организационно-правовой доку­мент, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения),

В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректирован­ный документ после тщательной проверки подписывается ответ­ственным разработчиком и представляется на утверждение руко­водителю организации (одному из его заместителей).

Распорядительные документы, одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий,посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распоря­дительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями офор­мляют также и результаты деятельности других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. д.

Постановление принято определять как «правовой акт, прини­маемый высшими и некоторыми центральными органами коллеги­ального управления в целях разрешения наиболее важных и прин­ципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установ­ления стабильных норм, правил поведения».

Распоряжение - акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­

---

ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас­поряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными ак­тами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельно­
го случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый мини­стерствами, ведомствами, организациями преимущественно по во­просам информационно-методического характера, а также вопро­сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководите­лем своим заместителям или руководителям подразделений в пре­делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний прово­дятся в соответствии с установленным порядком подготовки и офор­мления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Пред­лагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в преде­лах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями мини­стерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единонача­лия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отноше­ний, и актом применения норм права (например, приказ о назна­чении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди­тельного документа, применяемого в практике управления.

Оформлению приказами подлежат:

• решения и поручения, связанные с организацией работы,
порядком деятельности предприятия и другими основными вопро­сами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий;

• 
  утверждение и введение в действие положений, уставов, пра­вил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связан­ных с введением этих документов;
  
• 
  вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
  
• 
  итоги работы предприятия, объявления результатов прове­рок и ревизий;
  
• 
  прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
  

---

• поощрение работников, наложение дисциплинарных взыска­ний и другие кадровые вопросы.

Информационно-справочные документы, носят вспомогательный характер по отношению к орга­низационно-распорядительным документам и, в отличие от послед­них, не являются обязательными к исполнению. Информация, со­держащаяся в информационно-справочных материалах, может по­буждать к действию или может быть лишь примята к сведению. К ним относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма.

Справка— это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо­ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива­ния, наличии иждивенцев ит. п.

Докладная запаска— документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя.

В отличие от обязательных по срокам и содержанию отчетов, докладные подготавливаются по мере необходимости в соответст­вии с поступившими на этот счет указаниями.

Докладная записка почти всегда адресована конкретному ли­цу (директору, управляющему). В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.

Объяснительная записка— это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содер­жание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуа­ций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые

---

доказательства. Как и внутренние докладные записки, они офор­мляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же рек­визитов и подписываются составителем.

Акт — документ, составленный несколькимилицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя, В отдель­ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Телефонограмма— разновидность телеграммы: разница заклю­чается лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих ор­ганизаций, например, почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записы­вающему слова на другом конце телефонной линии.

Другими отличиями являются более высокая скорость переда­чи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.

---

Деловые письма

Официальное письмо— один из важнейших каналов связи пред­приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают ма­териальные ценности в пути и т. д.

Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Диапазон управ­ленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классифи­кации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Официальные письмапишутся на бланках для писем, письма бывают следующих видов:

- письма-просьбы, в которых излагаются просьбы от имени организаций, учреждений, предприятий. В тексте обязательно подчеркивается заинтересованность в её исполнении.

- письма-ответы (отказы), в которых повторяется просьба, обоснуется причина отказа, констатируется отказ.

- сопроводительные письма, которые составляются при отправке адресату документов, материальных ценностей.

- договорные письма, подтверждающие факт отправки договора.

- письма-напоминания, когда не удается с помощью телефонных переговоров или при личном контакте получить необходимый ответ.

- информационные письма, цель которых своевременное информирование других организаций и заинтересованных лиц о свершившемся факте.

- письма приглашения.

- письма разрешения.

- письма подтверждения.

Документы кадровой службы

Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другуюработу и увольнение. До­кументы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, со­ставляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем

---

Смотрите также файлы

• 7, проанализируйте речь 45го президента сша д. Трампа на инаугурации 20 января 2017 года.docx

• Уроки дата Класс.docx

• Тема 2 История развития методов психологической коррекции детей нарушениями в развитии.docx

• Производственная практика, практика по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности.docx

• Задача 20 Список литературы 21 Понятие, виды, функции правоохранительных органов.docx