Файл: 2 Общие сведения о системах электронного документооборота.doc

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 25.10.2023

Просмотров: 21

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

План:

Введение……………………………………………………………………………3

1. Принципы информационного сопровождения документооборота

организации………………………………………………………………………..4

2. Системы электронного документооборота организаций…………………….6

2.1. Общие сведения о системах электронного документооборота……………6


2.2. Системы управления электронным документооборотом………………….9

Заключение………………………………………………………………………..17

Список использованной литературы…………………………………………….18




Введение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы  (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения. Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия, позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Цель работы: изучить особенности функционирования формирования базы данных и организации документооборота с использованием ИТ.

Задачи:

  1. Сформировать представление о современных ИТ.

  2. Изучить проблемы внедрения и использования документооборота на современном рынке технологий.

  3. Выявить особенности формирования баз данных в управлении.

1. Принципы информационного сопровождения документооборота организации


Современные системы документооборота позволяют автоматизировать соответствующие процессы на базе информационных технологий. Часто в своей основе подобные системы используют объектно-ориентированные подходы организации хранения данных. Для мониторинга и анализа процессов документооборота использование такого подхода обработки информации могут вызвать различные технические затруднения, такие как замедление поиска информации, не удобное представление результатов анализа и т.д. Поэтому, на наш взгляд является целесообразным использование реляционных принципов организации хранилищ данных с использованием соответствующего программного обеспечения.

Перед разработкой структуры базы данных выделим несколько фактов об информации, которой приходиться оперировать в документообороте.

В результате анализа этих проблем, связанных с информацией, была задействована следующая структура базы данных.Основная цель, которую она преследует — хранение древовидной классификации и информации по пересечениям различных классификаций. Для хранения справочников предусмотрены таблицы classifier — список всех справочников и classifier_data — содержание конкретных справочников, таблицы params — список всех параметров и связка classifier_params — соответствие конкретной ветки справочника значению какого-либо параметра.

Для того, чтобы можно было в базе данных хранить информацию, предусмотрен неограниченный список полей, по которым есть возможность добавлять информацию — таблица fields. Для хранения собственно данных служит таблица fields_data. Данная таблица имеет динамическую структуру, которая позволяет пополнять или уменьшать список колонок таблицы в зависимости от нужд системы.

Для обеспечения корректного извлечения данных из базы существуют несколько связок, которые позволяют однозначно идентифицировать данные, то есть узнать, по каким полям group_ нужно строить выборку, чтобы получить значение нужного поля. Эта связка групп справочников с группами — таблица classifier_classifier позволяет определить, какие группы справочников связаны с требуемыми группами.

Для определения списка полей, по которым вносятся данные по группе классификаторов, служит таблица classifier_fields. Кроме того, в базе существуют несколько таблиц — requests, request classifier, request_fields, которые содержат информацию для правильного извлечения данных.

Описанная структура базы данных обеспечивает максимально возможную универсальность при высоком быстродействии. Как показали проведенные тесты, улучшение структуры в сторону универсальности приводит к резкому падению скорости обработки информации1.

2. Системы электронного документооборота организаций

2.1. Общие сведения о системах электронного документооборота


Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

  1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

  2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

  3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки. С этим в нашей стране дела обстоят пока не лучшим образом: пока не сформировалась адекватная юридическая база для электронного документооборота, систем электронной коммерции, не приняты нормативные акты об электронном документообороте и цифровой подписи2.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.



Форма

документа
Документопоток

входящей информации
внутренних документов
исходящей информации

Электронные документы
Сообщения электронной почты
Факсимильная информация
Сообщения в корпоративной сети

Факсы
Ответы и письма по электронной почте
Факсимильная информация

Бумажные документы
Письма

Договоры и контракты
Законодательные акты
Нормативные документы
Периодические издания
Книги

Реклама

Анкеты
Приказы

Инструкции.

Отчеты

Служебные записки

Командировочные документы

Бухгалтерские документы
Письма

Договоры и контракты

Пресс – релизы


Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее, зачастую, связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.
2.2. Системы управления электронным документооборотом

 Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

  1. интеграции процессов

  2. повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

  3. уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

  4. уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

  5. интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;

  6. создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами3.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

  1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

  2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

  3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

  1. создание документов;

  2. подготовка учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно–распорядительных, отчётно–статистических, учетных, плановых, информационно–справочных и других управленческих документов;

  3. работа с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового и табличного формата А3, А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

  1. оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

  2. оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

  3. передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

  4. реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

  5. хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

  6. адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

  7. поиска и извлечения документов из электронного архива;

  8. вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи;

  9. связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

  1. проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

  2. потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

  1. создание электронных документов средствами подсистемы;

  2. ведение версий (редакций) документов и их авторства;

  3. защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

  4. электронное визирование документов (электронная подпись);

  5. связывание документов в логические группы;

  6. организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

  7. допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

  8. протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

  9. управление маршрутами движения документов;

  10. контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;

  11. передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив»4.

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

  1. средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

  2. средства для создания электронных документов;

  3. средства для организации и работы с электронным архивом;

  4. технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

  5. технологические средства, ориентированные на управление документами;

  6. инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.


Виды систем электронного документооборота

Внастоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

  1. средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

  2. систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

  3. специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.)5.

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

  1. практическая неограниченность размера электронного архива;

  2. встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

  3. поддержка версий и подверсий документов;

  4. возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

  5. возможность ведения журналов действий пользователей.

Возникает резонный вопрос: можно ли на основе ПО поддержки групповой работы создать полноценную систему управления документооборотом предприятия? Следует сказать, что это вполне возможно, т. к. в некоторых программных средствах поддержки групповой работы есть развитые среды разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально. Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы.

В свою очередь, специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов.

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС настолько велика (сотни тысяч долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.


Заключение

Современные системы документооборота позволяют автоматизировать соответствующие процессы на базе информационных технологий. Часто в своей основе подобные системы используют объектно-ориентированные подходы организации хранения данных.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Список использованной литературы:


  1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер. 2005.

  2. Информационные системы в экономике. Под ред. В.В. Дик.  – М.: Финансы и статистика. 2001.

  3. Информационные системы в экономике. Учебник под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика. 2003.

  4. Информационные технологии в экономике. Под ред. проф. Г.А. Титоренко – М.: ЮНИТИ-ДАНА 2000.

  5. Исакевич В.В., Назарова О.А., Пыхтин Р.Г. Система электронного документооборота предприятий. М.: ИНФРА. 2006.




1 Исакевич В.В., Назарова О.А., Пыхтин Р.Г. Система электронного документооборота предприятий. М.: ИНФРА. 2006. С. 65-66.


2 Информационные технологии в экономике. Под ред. проф. Г.А. Титоренко – М.: ЮНИТИ-ДАНА 2000. С. 87.


3 Информационные системы в экономике. Под ред. В.В. Дик.  – М.: Финансы и статистика. 2001. С. 43.


4 То же. С. 48.

5 То же. С. 51.

Смотрите также файлы