МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ«КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВАКАФЕДРА ТЕОРИИ И ИСТОРИИ ГОСУДАРСТВА И ПРАВАРЕФЕРАТпо дисциплине «Делопроизводство и режим секретности»на тему: «Требования к оформлению документов»Выполнил: студент 3 курса, гр. ПД301 Куцеков ПётрСпециальности “Правоохранительная деятельность”Проверил: Чубанов И.И.Элиста, 2022СодержаниеВведение 31. Унификация и стандартизация управленческой документации 5 2. Унифицированная система организационно – распорядительной документации 93. Реквизиты организационно – распорядительных документов 10 4. Организационно – правовые документы 14Заключение 27Перечень литературы29ВведениеСреди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД , ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям:

• 
  создание организации, предприятия;
  
• 
  реорганизация организации, предприятия;
  
• 
  ликвидация организации, предприятия;
  
• 
  приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
  
• 
  распорядительная деятельность организации, предприятия;
  
• 
  организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
  
• 
  оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
  

---

Исходя из перечисленных функций , ОРД классифицируют на следующие группы:

1. 
   организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п);
   
2. 
   распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания);
   
3. 
   документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
   
4. 
   плановые (программы и планы развития, бизнес-планы, балансы, анализ отчетных данных);
   
5. 
   статистические (статистические отчеты, таблицы);
   
6. 
   информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные и служебные записки, протоколы);
   
7. 
   нормативные (нормативные документы, поступающие от вышестоящих органов).
   

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.1. Унификация и стандартизация управленческой документацииУправленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Управленческий документ - это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

---

На основе анализа практики документирования управленческой информации был создан комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов. Ниже приведены эти требования.

1. 
   Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.
   
2. 
   Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.
   
3. 
   Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.
   
4. 
   Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.
   
5. 
   Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.
   
6. 
   Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.
   
7. 
   Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.
   
8. 
   Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.
   
9. 
   Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.
   

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

---

Основными принципами унификации документов является:

• 
  унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
  
• 
  единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
  
• 
  комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
  
• 
  информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
  
• 
  сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
  
• 
  стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
  
• 
  сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  
• 
  экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.
  

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

---

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

• 
  приказы по приему, переводу, увольнению;
  
• 
  кадровые докладные и объяснительные записки.
  

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым. Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники. 2. Унифицированная система организационно-распорядительной

---

Смотрите также файлы

• Составляется список факторов, влияющих на размещение производства.docx

• Борозды,извилины и доли головного мозга выполнил студент группы м291.pptx

• Хранение химических реактивов в лаборатории.docx

• Требования к помещениям для химических лабораторий.docx

• Типовой комплект оборудования для хим лаборатории включает.docx