Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 103
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Глава 2 Анализ технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор»
Для проведения исследования реализации технологий тайм-менеджмента был осуществлен анализ затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор».
Рабочее время - это время участия в трудовой деятельности, измеряемое установленной законодательством продолжительностью рабочего дня, недели, месяца или года. Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. Время работы включает в себя время, необходимое для выполнения производственного задания (подготовительно-заключительное время, основное время, время обслуживания рабочего места) и время работы, не обусловленное производственным заданием (время случайной работы, время непроизводительной работы). Во времени перерывов можно выделить три группы: время на отдых и личные надобности, время перерывов, обусловленных технологией и организацией управленческого процесса, и время, обусловленное нарушением трудовой дисциплины.
Начальник отдела продаж имеет высшее образование, стаж работы в должности составляет два года.
Начальник отдела продаж имеет собственный кабинет площадью 12 м2, оснащенный:
. мебелью (стол, кресло, шкаф для документов и бумаг, шкаф для одежды),
. средствами оргтехники (компьютер, средства для вычислительных операций),
. средствами для связи и системы информации (городской телефон, внутренний телефон, программные средства, бизлимитный Интернет),
. инвентарем (корзина для бумаг, настольная лампа),
. кондиционер.
Местоположение кабинета имеет удобное расположение, поскольку примыкает к кабинету, в котором располагаются работники отдела продаж. Следует отметить, что в подчинении начальника отдела продаж находится 8 человек: 1 координатор отдела продаж, 3 менеджера по продажам, 4 региональных менеджера по продажам.
В практике менеджмента используется такое понятие как норма управляемости, рассматривающееся как максимальное количество работников, подчиненных руководителю, потенциальные возможности которых могут быть максимально использованы. Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль над работой подчиненных. Чрезмерное же сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверхцентрализации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления.
Многочисленными исследованиями было подтверждено, что реальная управляемость достижима при 7 ± 2 подчиненных. Таким образом, можем сделать вывод, что в рассмотренном примере норма управляемости не нарушена.
Изучение затрат рабочего времени проводилось с использованием фотографии рабочего времени, путем наблюдения с последовательными замерами этих затрат времени по видам, на протяжении пяти рабочих дней. Особое внимание в исследовании уделялось выявлению потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а также изучению затрат подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.
Фотография рабочего времени проводилась в следующем порядке:
. подготовка к наблюдению, заключающаяся в подробном изучении и описании объекта наблюдения в производственной обстановке;
. непосредственно проведение наблюдения, путем фиксации последовательности всех элементов затрат времени;
. обработка полученных результатов.
Продолжительность смены * 570 *
В соответствии с трудовым кодексом (ТК РФ) рабочий день составляет 8 часов (480 минут). Однако рабочий день руководителя (менеджера) отличается от рабочего дня рядового работника и достаточно сложно поддается лимитированию. В данном случае: рабочий день руководителя длится на 30 минут дольше определенного ТК РФ, что позволяет нам предположить, что организация рабочего времени носит не совсем рациональный характер.
Фотография рабочего времени дает большое количество цифровых данных, характеризующих затраты времени на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат являются повторяющимися.
Для облегчения обработки результатов наблюдения воспользуемся типовой индексацией затрат времени с использованием условных обозначений элементов производственного процесса и различных положений рабочего при выполнении трудовых действии.
Выделяют следующие виды индексации:
. Индексация затрат рабочего времени по видам:
• ВР - время работы;
• ОТЛ - время на отдых;
• ПНР - время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;
• ПНД - время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.
. Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:
• О - время основной работы;
• ПЗ - подготовительно-заключительное время;
• ОРМ - время на обслуживание рабочего места.
Определим долю видов работ начальника отдела в общем бюджете рабочего времени (рисунок 2). Рабочее время руководителя составляет: 85,42 % времени основной работы, 8,3 % подготовительно-заключительное времени и 6,25 % времени расходуется на обслуживание рабочего места.
Определим долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности
Большую часть оперативного времени занимает работа с клиентами (37,8 %), на работу с документацией приходится 26,8 %, на составление планов и отчетов приходится 13,4 %, переговоры занимают 9,75 %, работа с почтой составляет 6,09 %, работа с подчиненными - 6,09 %.
Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:
. Экстенсивность использования рабочего времени.
Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:
А) без учета времени на отдых и личные надобности:
Кэ = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;
Кэ = 1 - (5+85) / 570 = 0,84;
Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом, рабочий процесс организован недостаточно рационально, отклонения составляют - 0,1.
Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:
Кэ = (Ф - (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ПНД) / Ф;
Кэ = 1- (5) / 570 = 0,99;
Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых, и личные надобности составляет 1,0; таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют - 0,01.
Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:
Кпнр = ПНР / Ф;
Кпнр = 5 / 570 = 0,008;
Нормативное значение коэффициента Кпнр при рациональной организации управленческого труда равны 0,00. Так как полученное значение коэффициента Кпнр равно 0,008, можно считать, что потерь времени из-за нарушений режима работы нет.
Котл= ОТЛ / Ф;
Котл = 85 / 570 = 0,15;
Значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,15, выше нормативного значения составляющего 0,06 времени рабочего дня.
Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что расчетное значение коэффициента времени подготовительно- заключительной работы и коэффициента времени на обслуживание рабочего места выше нормативного значения на 4,3% и 6,6% соответственно. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени ниже нормативного значения на 6,6 %.
Таким образом, проведение исследования по составлению фотографии рабочего времени позволило представить фактический баланс рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес отдельных категорий затрат времени в общем времени наблюдения, определить коэффициент рациональности использования основного времени.
Глава 3 Предложения по совершенствованию процессов управления временем сотрудников организации
Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс нуждается в усовершенствовании, поскольку построен недостаточно рационально и на решение важных вопросов не всегда хватает времени. Проведенный анализ позволил выявить, что время перерывов из-за нарушения режимов работы составляет 5 минут. Казалось бы, это незначительное значение, однако проведение несложных расчетов позволяют определить общую сумму расходов, связанных с оплатой труда сотрудников, не приносящего доход организации.
В среднем в году 247 рабочих дней, таким образом, рабочее время в часах при сорокачасовой рабочей недели составляет 1976 часа. Годовой фонд оплаты труда начальника отдела продаж составляет 468 720 рублей. Стоимость одного часа в среднем равна 237, 2 рублей. 5 минут в день в течение года превращаются в 1235 минут или 20, 58 часов. Таким образом, организация впустую тратит минимум 4 881,58.
В ходе проведения беседы с начальником отдела продаж ООО «Босфор», мы обратили внимание на организацию условий труда. В рациональном использовании рабочего времени значительную роль играет оборудование рабочего пространства, поскольку, чем лучше оснащено рабочее место, тем выше производительность труда руководителя.
Следует отметить, что рабочее место руководителя оснащено недостаточным набором средств оргтехники. Так, в кабинете отсутствует сканер. Для того чтобы отсканировать и отправить нужную документацию, руководителю необходимо пройти в кабинет отдела маркетинга, находящегося этажом выше. Таким образом, минимальная потеря времени приблизительно равна 10 минутам. Воспользовавшись ранее приведенным алгоритмом расчета и учитывая, что потребность в сканировании документов возникает примерно два раза в неделю, получаем 3 906, 7 рублей.
Также необходимо организовать рациональную планировку рабочего места, позволяющую обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Предлагаем внедрить в деятельность руководителя зародившуюся в Японии систему организации рабочего места 5S, позволяющую значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, повысить производительность труда и сохранить время. Не смотря на то, что изначально система 5S была разработана для рабочих мест работников, занятых на производстве, данные принципы могут быть адаптированы и для рабочего места руководителя.
В систему 5s входят пять действий:
) Сортировка - означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.
Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).
Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.
) Рациональное расположение - означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. В целях рационализации крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.
) Уборка (содержание в чистоте) - значит обеспечить рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.
) Стандартизация - это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании.
) Совершенствование - означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.
Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.
При проведении фотографии рабочего дня начальника отдела продаж ООО «Босфор» было зафиксировано