Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 104
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, что на работу с клиентами потрачено 2,5 часа, т.е. 37,8% общего рабочего времени. При анализе должностной инструкции было выявлено, что функциональные обязанности прописаны недостаточно четко. Так, формулировка «осуществление работы с клиентами» не раскрывает, какую именно работу и с какими именно клиентами (юридическими, физическими лицами) необходимо осуществлять. Таким образом, начальник отдела продаж общается с клиентами, в том числе и по рядовым вопросам, связанным с удовлетворительной или неудовлетворительной оценкой поставки товара. Значительно сократить временные издержки в рассматриваемом случае позволило бы применение в организационной деятельности метода делегирования. Данные вопросы могли бы решать сотрудники отдела, в то время как проведением анализа и разработкой предложений по совершенствованию характеристик товара мог заниматься менеджер среднего звена.
Около 30 % своего основного времени руководитель тратит на работу с документацией. Существенно сократить временные затраты помогут следующие мероприятия:
. Необходимо классифицировать всю документацию. К примеру, инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если рабочее место является новым, еще нет достаточной уверенности в собственной компетенции или же по долгу службы часто приходится пользоваться данным документом. В остальных случаях папка с инструкциями должна находиться в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике.
. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, распределять его необходимо по мере поступления. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, по возможности следует передать его, а не загромождать свой стол.
. Распределять входящие документы следует по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ - на бумажном носителе или в электронном виде). Назвать папки можно в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня необходимо проверять содержимое, особенно сроки исполнения. Как только документ прошел процесс выполнения необходимо убирать всю документацию по данному вопросу в личный архив.
. Если за переданные документы руководитель несет ответственность (к исполнению), то важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ.
В каждой колонке проставляется дата и отслеживается прохождение документа. Подобный график можно создать на рабочем столе компьютера, а можно распечатать и повесить в зоне видимости. Вся документация фиксируется и отслеживается. Все столбцы лучше всего заполнять сразу в момент обработки документа.
Немаловажно ввести в управленческую деятельность практику личного планирования. На сегодняшний день существует множество разных методик, нацеленных на управление временем. Наиболее простая и эффективная из которых, планирование рабочего времени по методу Лотара Зайверта - известного немецкого специалиста в области тайм-менеджмента. Для составления плана на день, в среднем достаточно потратить 10-15 минут.
Метод включает в себя 5 основных шагов:
Шаг 1. Список задач. В сформированном плане дня перечислены все задачи, необходимые или имеющие важное значение на следующий день. В колонке «задачи» следует указать следующие сведения:
1. Дела из плана на неделю или месяц.
2. Задачи, которые накануне не были выполнены.
. Периодически возникающие цели.
. Добавившиеся задачи.
Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Реалистичный план должен содержать список задач, которые могут быть действительно достигнуты. Поэтому, перед тем как начать управлять временем, следует оценить ориентировочную продолжительность нужных мер. В оценке длительности дел добиться полной точности невозможно. Однако опыт позволяет утверждать - достаточно недельного опыта по данной методике, чтобы добиться точности в 85-90%. Когда появится временной интервал, исполнитель будет точнее укладываться в отведенные сроки, эффективно справляясь с поставленными задачами.
Важное условие - при определении временного лимита на решение задач нужно указывать не только время для определенной задачи, но также уточнять, когда планируете к ней приступить и когда завершить.
Шаг 3. Резервирование времени. При составлении плана нужно учитывать первый главный совет - охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для важных дел, не запланированных изначально, но всё равно возникающих в работе каждого. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% своего рабочего времени, можно рекомендовать следующие шаги:
• откажитесь от одного из пунктов либо перенесите его на следующий день;
• определитесь со своими приоритетами
, важное значение отводится делегированию задач, уменьшая временные траты для данных задач;
• снижение расходов времени по каждому пункту в своем графике;
• если задачи выходят за выделенные временные рамки, их нужно в итоге отменить, либо перенести на следующий день.
Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. При планировании времени следует определить приоритеты задач, занявшись делегированием - чтобы сэкономить свое время по каждому заданию. Устанавливаются три вида приоритетов - a (важные и срочные задачи), b (что-то одно - срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). На каждый день следует планировать не больше 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.
Далее оценивается возможность делегирования каждой задачи - определить, кому она будет передаваться полностью либо частично. В результате удастся избежать лишних заданий, экономя свое время, сохраняя только важные цели из своей зоны ответственности.
Шаг 5. Контроль результатов. Основываясь на данной схеме, начинаем выполнение заданий, контролируя результат и соблюдение выделенного времени. Задачи, с которыми не успели справиться, переносятся на следующий день.
Польза от проведения данных мероприятий огромная: во-первых, появляется возможность планировать работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности, а во-вторых, сэкономлено большое количество времени. Применение разработанных нами предложений наиболее целесообразно будет для деятельности менеджеров среднего и высшего звена.
Заключение
Для любой организации, функционирующей в современных условиях, одним из важных ресурсов эффективного хозяйствования является время.
Проведенное исследование подтвердило актуальность проблем управления рабочим временем и позволило сделать следующие выводы.
На основе рассмотрения различных научных трактовок понятий «тайм-менеджмент», представленных в трудах отечественных и зарубежных ученых, мы можем заключить, что тайм-менеджмент - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями. Тайм-менеджмент содержит в себе четыре основных элемента: эффективность, технологию, стратегию, философию.
Факторами внедрения тайм-менеджмента в организационную деятельность компании являются:
. растущие темпы изменений среды,
. возрастающий удельный вес нематериальных активов в стоимости организации,
. постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления.
Одной из основных задач тайм-менеджмента является выявление потерь рабочего времени. Грамотный и регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что неэффективное использование своего рабочего времени - это потери не только главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее материальной стороны. Технологии тайм-менеджмента опираются как на классические методы оценки затрат рабочего времени, так и на новые, разработанные с учетом требований современности.
Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что в практике деятельности ООО «Босфор» используются в большей степени способы и приемы, характерные для научной организации труда (нормирование труда, разработка инструкций и алгоритмов и т.д.). Тайм-менеджмент же, по сути, является определенной управленческой философией. Менеджер, стремящийся овладеть навыками управления собственным временем и временем персонала, должен понимать, что тайм-менеджмент потребует не просто механического использования различных способов, а определенного образа мышления.
В связи с этим в рамках проведенного исследования представилась возможность не столько изучить реализацию технологий тайм-менеджмента, сколько ознакомиться с существующей организацией рабочего времени менеджера среднего звена.
С целью изучения затрат времени и видов работ был использован такой метод, как фотография рабочего времени, который позволил определить долю видов работ в общем бюджете времени и долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности. Также проанализированы затраты рабочего времени в следующих направлениях: экстенсивность использования рабочего времени и рациональность использования рабочего времени.
Было выявлено, что потерь времени из-за нарушения трудовой дисциплины нет. Однако по различным причинам (недостаточное оборудование кабинета оргтехникой, большой объем работы с документами, решение вопросов, не связанных напрямую с деятельностью менеджера среднего звена, например, выяснение отношения клиентов к качеству поставленного товара и т.д.) время работы используется не совсем рационально. Данный вывод позволил сформулировать следующие предложения. Так, эффективно организовать рабочее время поможет использование таких способов управления рабочим временем, как: правильная организация рабочего места, делегирование полномочий, рациональная организация работы с документацией, личное планирование, умелое использование которых, позволит высвободить ресурсы и рационализировать свой труд.
Данные предложения в большой мере отражают традиционные подходы к управлению временем. Реалиям сегодняшнего дня наиболее присуще применение технологий тайм-менеджмента, которые в большей степени должны быть использованы в управленческой деятельности менеджеров среднего и высшего звена. На первый взгляд, принять философию тайм-менеджмента не всегда кажется возможным, однако результаты деятельности все более возрастающего тайм-менеджерского сообщества в России опровергают этот факт.
Наиболее распространенной и часто применяемой методикой, позволяющей принять новые способы, является проведение тренингов и семинаров. В связи с этим представляется целесообразным организовать серию таких мероприятий для внедрения тайм-менеджмента в деятельность ООО «Босфор».
Библиографический список
. Анисинкова Е. Б. Тайм-менеджмент / Е. Б. Анисинкова, Н. А. Сидорова - M.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. - 200 с.
. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г. А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160с.
. Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2008. - 448 с.
. Архангельский Г. А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. / Г. А. Архангельский. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. - 140 с.
. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / [Г. А. Архангельский и др.] - М.: Альпина Паблишер, 2012. - 311 с.
. Архангельский Г. А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Г. А. Архангельский. - 21-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 272 с.
. Бабосов Е. А. Управление персоналом: учебное пособие / Е. А. Бабосов, Э. Г. Вайнилович, Е. С. Бабосова. - Минск: ТетраСистемс, 2012. - 288 с.
. Бондаренко В. В. Персональный менеджмент: Учебник / [В. В. Бондаренко и др.] - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 558 с.
. Бычин В. Б. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / В. Б. Бычин, С. В. Малинин, Шубенкова Е. В.; под ред. Ю.Г. Одегова. - 4-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Экзамен», 2007. - 248 с.
. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб. : Питер, 2009. - 256 с.
. Грицанов А. А. Новейший философский словарь: 3-е изд., исправл. / А. А. Грицанов - Мн.: Книжный Дом. 2003. - 1280 с .
. Егоршин А. П. Основы организации труда: учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. / А. П. Егоршин - Н.Новгород: НИМБ, НШЭУ, 2014. - 384 с.
. Захарченко Г. Тайм-менеджмент / Г. Захарченко. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.
. Кибанов А. Я. Управление персоналом / А. Я. Кибанов. - 4-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 680 с.
Около 30 % своего основного времени руководитель тратит на работу с документацией. Существенно сократить временные затраты помогут следующие мероприятия:
. Необходимо классифицировать всю документацию. К примеру, инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если рабочее место является новым, еще нет достаточной уверенности в собственной компетенции или же по долгу службы часто приходится пользоваться данным документом. В остальных случаях папка с инструкциями должна находиться в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике.
. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, распределять его необходимо по мере поступления. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, по возможности следует передать его, а не загромождать свой стол.
. Распределять входящие документы следует по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ - на бумажном носителе или в электронном виде). Назвать папки можно в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня необходимо проверять содержимое, особенно сроки исполнения. Как только документ прошел процесс выполнения необходимо убирать всю документацию по данному вопросу в личный архив.
. Если за переданные документы руководитель несет ответственность (к исполнению), то важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ.
В каждой колонке проставляется дата и отслеживается прохождение документа. Подобный график можно создать на рабочем столе компьютера, а можно распечатать и повесить в зоне видимости. Вся документация фиксируется и отслеживается. Все столбцы лучше всего заполнять сразу в момент обработки документа.
Немаловажно ввести в управленческую деятельность практику личного планирования. На сегодняшний день существует множество разных методик, нацеленных на управление временем. Наиболее простая и эффективная из которых, планирование рабочего времени по методу Лотара Зайверта - известного немецкого специалиста в области тайм-менеджмента. Для составления плана на день, в среднем достаточно потратить 10-15 минут.
Метод включает в себя 5 основных шагов:
Шаг 1. Список задач. В сформированном плане дня перечислены все задачи, необходимые или имеющие важное значение на следующий день. В колонке «задачи» следует указать следующие сведения:
1. Дела из плана на неделю или месяц.
2. Задачи, которые накануне не были выполнены.
. Периодически возникающие цели.
. Добавившиеся задачи.
Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Реалистичный план должен содержать список задач, которые могут быть действительно достигнуты. Поэтому, перед тем как начать управлять временем, следует оценить ориентировочную продолжительность нужных мер. В оценке длительности дел добиться полной точности невозможно. Однако опыт позволяет утверждать - достаточно недельного опыта по данной методике, чтобы добиться точности в 85-90%. Когда появится временной интервал, исполнитель будет точнее укладываться в отведенные сроки, эффективно справляясь с поставленными задачами.
Важное условие - при определении временного лимита на решение задач нужно указывать не только время для определенной задачи, но также уточнять, когда планируете к ней приступить и когда завершить.
Шаг 3. Резервирование времени. При составлении плана нужно учитывать первый главный совет - охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для важных дел, не запланированных изначально, но всё равно возникающих в работе каждого. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% своего рабочего времени, можно рекомендовать следующие шаги:
• откажитесь от одного из пунктов либо перенесите его на следующий день;
• определитесь со своими приоритетами
, важное значение отводится делегированию задач, уменьшая временные траты для данных задач;
• снижение расходов времени по каждому пункту в своем графике;
• если задачи выходят за выделенные временные рамки, их нужно в итоге отменить, либо перенести на следующий день.
Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. При планировании времени следует определить приоритеты задач, занявшись делегированием - чтобы сэкономить свое время по каждому заданию. Устанавливаются три вида приоритетов - a (важные и срочные задачи), b (что-то одно - срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). На каждый день следует планировать не больше 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.
Далее оценивается возможность делегирования каждой задачи - определить, кому она будет передаваться полностью либо частично. В результате удастся избежать лишних заданий, экономя свое время, сохраняя только важные цели из своей зоны ответственности.
Шаг 5. Контроль результатов. Основываясь на данной схеме, начинаем выполнение заданий, контролируя результат и соблюдение выделенного времени. Задачи, с которыми не успели справиться, переносятся на следующий день.
Польза от проведения данных мероприятий огромная: во-первых, появляется возможность планировать работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности, а во-вторых, сэкономлено большое количество времени. Применение разработанных нами предложений наиболее целесообразно будет для деятельности менеджеров среднего и высшего звена.
Заключение
Для любой организации, функционирующей в современных условиях, одним из важных ресурсов эффективного хозяйствования является время.
Проведенное исследование подтвердило актуальность проблем управления рабочим временем и позволило сделать следующие выводы.
На основе рассмотрения различных научных трактовок понятий «тайм-менеджмент», представленных в трудах отечественных и зарубежных ученых, мы можем заключить, что тайм-менеджмент - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями. Тайм-менеджмент содержит в себе четыре основных элемента: эффективность, технологию, стратегию, философию.
Факторами внедрения тайм-менеджмента в организационную деятельность компании являются:
. растущие темпы изменений среды,
. возрастающий удельный вес нематериальных активов в стоимости организации,
. постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления.
Одной из основных задач тайм-менеджмента является выявление потерь рабочего времени. Грамотный и регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что неэффективное использование своего рабочего времени - это потери не только главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее материальной стороны. Технологии тайм-менеджмента опираются как на классические методы оценки затрат рабочего времени, так и на новые, разработанные с учетом требований современности.
Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что в практике деятельности ООО «Босфор» используются в большей степени способы и приемы, характерные для научной организации труда (нормирование труда, разработка инструкций и алгоритмов и т.д.). Тайм-менеджмент же, по сути, является определенной управленческой философией. Менеджер, стремящийся овладеть навыками управления собственным временем и временем персонала, должен понимать, что тайм-менеджмент потребует не просто механического использования различных способов, а определенного образа мышления.
В связи с этим в рамках проведенного исследования представилась возможность не столько изучить реализацию технологий тайм-менеджмента, сколько ознакомиться с существующей организацией рабочего времени менеджера среднего звена.
С целью изучения затрат времени и видов работ был использован такой метод, как фотография рабочего времени, который позволил определить долю видов работ в общем бюджете времени и долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности. Также проанализированы затраты рабочего времени в следующих направлениях: экстенсивность использования рабочего времени и рациональность использования рабочего времени.
Было выявлено, что потерь времени из-за нарушения трудовой дисциплины нет. Однако по различным причинам (недостаточное оборудование кабинета оргтехникой, большой объем работы с документами, решение вопросов, не связанных напрямую с деятельностью менеджера среднего звена, например, выяснение отношения клиентов к качеству поставленного товара и т.д.) время работы используется не совсем рационально. Данный вывод позволил сформулировать следующие предложения. Так, эффективно организовать рабочее время поможет использование таких способов управления рабочим временем, как: правильная организация рабочего места, делегирование полномочий, рациональная организация работы с документацией, личное планирование, умелое использование которых, позволит высвободить ресурсы и рационализировать свой труд.
Данные предложения в большой мере отражают традиционные подходы к управлению временем. Реалиям сегодняшнего дня наиболее присуще применение технологий тайм-менеджмента, которые в большей степени должны быть использованы в управленческой деятельности менеджеров среднего и высшего звена. На первый взгляд, принять философию тайм-менеджмента не всегда кажется возможным, однако результаты деятельности все более возрастающего тайм-менеджерского сообщества в России опровергают этот факт.
Наиболее распространенной и часто применяемой методикой, позволяющей принять новые способы, является проведение тренингов и семинаров. В связи с этим представляется целесообразным организовать серию таких мероприятий для внедрения тайм-менеджмента в деятельность ООО «Босфор».
Библиографический список
. Анисинкова Е. Б. Тайм-менеджмент / Е. Б. Анисинкова, Н. А. Сидорова - M.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. - 200 с.
. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г. А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160с.
. Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2008. - 448 с.
. Архангельский Г. А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. / Г. А. Архангельский. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. - 140 с.
. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / [Г. А. Архангельский и др.] - М.: Альпина Паблишер, 2012. - 311 с.
. Архангельский Г. А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Г. А. Архангельский. - 21-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 272 с.
. Бабосов Е. А. Управление персоналом: учебное пособие / Е. А. Бабосов, Э. Г. Вайнилович, Е. С. Бабосова. - Минск: ТетраСистемс, 2012. - 288 с.
. Бондаренко В. В. Персональный менеджмент: Учебник / [В. В. Бондаренко и др.] - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 558 с.
. Бычин В. Б. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / В. Б. Бычин, С. В. Малинин, Шубенкова Е. В.; под ред. Ю.Г. Одегова. - 4-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Экзамен», 2007. - 248 с.
. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб. : Питер, 2009. - 256 с.
. Грицанов А. А. Новейший философский словарь: 3-е изд., исправл. / А. А. Грицанов - Мн.: Книжный Дом. 2003. - 1280 с .
. Егоршин А. П. Основы организации труда: учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. / А. П. Егоршин - Н.Новгород: НИМБ, НШЭУ, 2014. - 384 с.
. Захарченко Г. Тайм-менеджмент / Г. Захарченко. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.
. Кибанов А. Я. Управление персоналом / А. Я. Кибанов. - 4-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 680 с.