Файл: 1. Понятие делопроизводства и его основные элементы. Делопроизводство.docx

1. Понятие делопроизводства и его основные элементы.

Делопроизводство- отрасль деят-ти, обеспеч. документирование и организацию работы с официальными док-ми.

Документирование – запись инф-ции на различных носителях по установленным правилам

Документооборот - деят-ть по организации движения док-тов с момента их создания/получения до заверения исполнения (отправки/ направления в архив)
2. Взаимосвязь понятий «информация», «документ» и «документационное обеспечение управления».

Инф-ция – любые сведения

Док-т - зафиксированная инф. На материальном носителе в виде текста, аудиозаписи/изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

ДОУ – отрасль деят-ти, обеспеч. Документирование и процесс работы с док-тами
3. Служба ДОУ н ее задачи.

ДОУ – структурное подразд., на которое возложены делопроизводственные задачи

ДОУ – отрасль деят-ти, обеспеч. Документирование и организацию работы с док-ми

Задачи: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспеч. единого порядка документирования, организации работы с док-ми; разработка и внедрение норматив. и методич. док-тов по совершенствованию ДОУ
4. Формы организации делопроизводства.

Системы ДОУ: 1. Централизованная (все операции по обработке док-тов проводятся в канцелярии ОВД) свойственная небольшим/средним по объему переписки ОВД (районным)

2. Децентрализованная (все операции рассредоточены по структурным подразделениям (нп МВД))

3. Смешанная (все операции проводятся централизованно (прием, регистрация, отправка) и децентрализованно (хранение, формирование дел)) свойственна большим по структуре ОВД (нп УВД)
5. Документ и его функции.

Док-т – зафиксированная на материальном носителе инф. в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

Функции: 1.Информационные функции (инф-ная, соц-ная, коммуникативная), 2. Обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная), 3. Носящие культурно-исторический хар-р (культурная, исторического источника)
6. Задачи делопроизводства в органах внутренних дел

Совершенствование форм и методов работы с документами; обеспеч. единого порядка документирования, организации работы с док-ми; разработка и внедрение норматив. и методич. док-тов по совершенствованию ДОУ
7. Виды делопроизводства в ОВД.

Общее — документирование общей управленческой

деят-ти, присущей любому органу управления, и организация работы с док-ми, Спец делопроизводство, как правило, регулируется отдельным законодательством, Управленческое (общее) регулируется системой законодательных актов и осущ операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной), Секретное, то есть документирование сведений, составл гос и служебную тайны, Несекретное- многие док-ты, создаваемые в процессе деят-ти ОВД
8.Стандартизация и унификация ДОУ.

Стандартизация - возведение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде: • межгосударственных (ГОСТ); • государственных (ГОСТ Р); • отраслевых (ОСТ) стандартов; • стандартов предприятий, учреждения и организаций (СТП)

Унификация производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач
9. Состав и схемы расположения реквизитов.

Гос герб РФ; герб субъекта РФ; эмблема организации или товарный знак; код формы док-та; наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности лица, справочные данные об организации, наименование вида док-та, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего док-та, место составления док-та, адресат, гриф ограничения доступа к док-ту, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту отметка о контроле, текст, отметка о приложении, подпись, отметка об электронной подписи, гриф согласования, виза, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о направлении, отметка о поступлении док-та
10. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

В 1 части указывают причины, основания, цели составления док-та. Во 2 (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте, подготовленного на основании других док-тов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации — автора, Текст делится на абзацы, соблюдается офиц-деловой стиль
11. Бланки документов и требования к ним.

бланк док-та — это набор реквизитов, которые идентифицируют автора офиц письменного док-та

Виды: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида док-та, бланк структурного подразд/должн лица, продольный бланк. 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.


12. Классификация документов по различным основаниям.

1. 
   По видам деятельности: организационные: устав, должностная инструкция, штатное расписание и тд.; распорядительные: указание, распоряжение; информационно-справочные: протокол, акт, справка; кадровые (по л/с): резюме, автобиография; претензионно-исковая документация: исковое заявление; договорно-правовая документация: договор купли-продажи
   

По месту создания и хранения: внутренние, входящие, исходящие

По срокам хранения: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет); временного срока хранения (свыше 10 лет);до минования, По стадии создания и степени подлинности: проект; оригинал; копия
13. Классификация документов в зависимости от направления деятельности ОВД.

управленческие или организационно-распорядительные, оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные
14. Юридическое значение документов.

Юр значение - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что док-т не будет иметь юр значения (нп, нет подписи или да­ты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к опред трудно­стям в работе с док-том, но не повлияет на его юр силу

юр значение док-тов состоит в том, что они представл собой ср-во офиц. Удостоверения и юр доказат-ва действий, событий, имеющих занчение для деят-ти ОВД
15. Назначение и виды документов, составляемых в ОВД.

Значение док-тов: явл формой реализации всех функций управления, служат одним из ср-в связи ОВД между собй, с др организациями, гр-нами, юр значение док-тов состоит в том, что они представл собой ср-во офиц. Удостоверения и юр доказат-ва действий, событий, имеющих занчение для деят-ти ОВД

Виды: по участию заинтересованных лиц (односторонние/двусторон), по кол-ву отражающих вопросов (простые/сложные), по степени служебного пользования (ДСП,секретные, совершенно секретные,особой важности), по месту возникновения (входящие,исходящие,внутренние)
16. Правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в ОВД может быть рассмотрено как общее и спец. Первое опред общие особенности регулирования делопроизводства в организациях, второе - непосредственно отражает специфику организации и осущ делопроизводства в ОВД

Приказ МВД от 20.06.2012 №615
17. Требования к оформлению документов в ОВД.

Документ не должен противоречить законодательным и иным НПА РФ и НПА МВД России. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями Инструкции по делопроизводству в ОВД. В документе не должно быть помарок и исправлений. При оформлении документов на ПК рекомендуется использовать шрифт Times New Roman размером No 13-15 через 1-1,5 межстрочных интервала. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4, A5 или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением ПОЛЯ ДОКУМЕНТОВ (мм):30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
определяет:  состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов; схемы расположения реквизитов на документе;  образцы бланков; правила создания документов.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ОВД. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утвержденная
приказом МВД России от 20.06.2012 No 615.Реквизиты: Госуд. герб РФ, Геральдический знак,Код организации, основ.гос.регистрац.номер, идентификационный номер налогоплательщика, код формы док-та, наименование ОВД, справочные данные, вид док-та,дата док-та и тд.


18. Классификация организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает в себя следующие группы документов: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и т.п.). Организационные документы Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документыпроходятобязательно процедуру утверждениянепосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительными документами (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или на заседании коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. Организационные документы по сравнению с другими группами документов являются основополагающими и обладают высшей юридической силой, так как распорядительные и справочно-информационные документы создаются на их базе.


19. Порядок составления и оформления должностной инструкции.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. В должностной инструкции есть следующие разделы: Общие положения; Должностные обязанности; Права по должности; Ответственность. Выделим основные особенности оформления должностной инструкции: текст должностной инструкции не должен быть слишком большим; если документ напечатан на нескольких страницах каждая из них должна быть обязательно пронумерована; нумеруют страницы должностной инструкции арабскими цифрами, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы, нумерация сквозная по всему документу; для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры; пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами. Должностная инструкция — внутренний нормативно-распорядительный документ на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты: Название организации так, как оно указано в регистрационных документах. Наименование документа. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции. Дата составления документа. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов. Оформляется по ГОСТУ. Нац.стандарт РФ.


20. Общая характеристика организационных документов.

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях.  К документам в организации относятся: устав; положение; правила и инструкции; штатное расписание; структура и штатная численность; правила внутреннего трудового распорядка. Организационно-правовые документы определяют: выбор организационно-правовой формы; штатную численность и номенклатуру должностей; структуру компании; функционал имеющихся структурных подразделений и сотрудников; состав и функции совещательных управляющих органов и управленческого аппарата.


21. Устав, виды уставов, правила составления.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации. Виды уставов: Индивидуальный. Это устав, который составили под конкретную организацию и его участников. В нем, например, можно увеличить количество голосов, которое требуется для принятия решений, или прописать особый порядок уведомления о созыве собраний участников.
Типовой. Это уже готовая форма устава, которую утвердило Минэкономразвития. Типовые уставы могут использовать как новые, так и уже действующие компании. Как составить устав
Устав составляют письменно в произвольной форме. В него не нужно переписывать нормы закона, достаточно просто сослаться на них. Например, раздел «Порядок хранения документов и представления информации участникам и другим лицам» может состоять всего из одного пункта:
«Общество хранит и представляет участнику и другим лицам документы в соответствии с требованиями статьи 50».
Рекомендуем указать, что ООО вправе заниматься любыми видами деятельности, которые не запрещены законодательством. Конкретные виды деятельности писать в уставе не надо, они указаны в ЕГРЮЛ. Иначе при смене видов деятельности придется вносить изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в устав. Уставы с несколькими и с одним участником будут отличаться. При составлении такого устава надо заранее проработать все организационные вопросы.


22. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению положения об отделе.

Положение об отделе — локальный нормативный акт, который устанавливает статус и функционал внутреннего структурного подразделения организации. Структура типового положения об отделе состоит из следующих разделов: Общие положения. Основные цели и задачи. Функции отдела. Права руководителя. Ответственность. В разделе «Общие положения»: полное наименование структурного подразделения; реквизиты документа, на основании которого отдел создан и действует; порядок создания и ликвидации подразделения; правовое и административное место подразделения в иерархической структуре предприятия; перечень документов, которыми руководитель и сотрудники должны руководствоваться в своей деятельности; порядок назначения на должность и снятия с нее руководителя. Содержание раздела «Основные цели и задачи» положения об отделе определяется направлением деятельности данного подразделения. В положении о юридическом отделе в разделе «Задачи» будут такие пункты: Правовое обеспечение деятельности предприятия, юридическая защита его прав и интересов; Эффективное использование правовых инструментов для укрепления финансового положения предприятия, повышения производительности труда и улучшения экономических показателей его работы. Руководство организации устанавливает сроки разработки и назначает должностных лиц, ответственных за подготовку проекта.  В приказе прописывается состав рабочей группы с указанием конкретных фамилий и должностей, а также указывается дата завершения работ над проектом документа. Ознакомьте с приказом под роспись всех сотрудников, которые в нем упоминаются. Готовый проект необходимо согласовать с профсоюзом. Если на предприятии создана организация, представляющая интересы работников, ее мнение приходится учитывать при составлении правил внутреннего трудового распорядка


23. Общая характеристика распорядительных документов

Распорядительные документы - это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: 1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований; 3) правовые акты организаций.

Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы: 1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа; 3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа; 4) принятие решения по рассмотренным материалам; 5) оформление протокола заседания; 6) издание распорядительного документа; 7) доведение решения до исполнителей.