Раздел 3. Лекция 3.2. Формы письменной деловой коммуникации

3.2.1. Документирование и документ. Язык, средства и особенности лексики в письменной деловой коммуникации

Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций при решении наиболее важных вопросов является письменная речь.

Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями, руководством и подчиненными и т.д.), оформляются документально. В процессе деловых коммуникаций их участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу. Особенность документирования в том, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными актами.

Носитель информации является материальным объектом. В качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода. В древности, например, в качестве материальных носителей использовались обожженные таблички из глины, бересты, выделанная кожа – пергамент, затем их сменила бумага. Сейчас наряду с бумагой широко используются и новые носители – магнитные ленты, дискеты, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации – книг, газет, журналов и т. д, содержащихся переработанную вторичную информацию.

Документирование может осуществляться на естественном или искусственном языках.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовые документы являются традиционными документами на бумажном носителе или в форме видеограммы документа на экране.

---

При документировании на искусственных языках используются новые носители информации, и способы ее записи, обеспечивающие компьютерную обработку.
Документирование осуществляется при помощи определенных средств, используемых для создания документов.

Средствами документирования могут быть:

• 
  простые орудия (ручки, карандаши);
  
• 
  механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, и видеотехника);
  
• 
  средства автоматизации (компьютерная техника).
  

При помощи простых средств создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте), изобразительные документы (информация предоставлена в форме изображения) графические документы (изображение получено посредством линий). При использовании определенного вида техники создаются фотодокументы, кинодокументы, фоно- (или звуковые) документы. С помощью компьютерной техники получают письменные документы на бумажном или электронном носителях.

Особенности лексики, применяемой в документах, зависят от качества составленного делового текста, которое составляет его содержание, четко сформулированное и доступное для понимания, грамотно, вежливо и лаконично изложенное, и основанное на существующих правовых нормах и правилах.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания, не дублируя положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами. Текст делового документа должен быть кратким, учитывать не только особенности адресата, но и его возможную реакцию на информацию, изложенную в документе, при этом любая избыточная информация не допускается. Например, объем делового письма не должен превышать 1.5 страницы печатного текста.
3.2.2. Функции письменных форм деловой коммуникации
Любой документ многофункционален, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

---

Среди функций документа выделяют общие и специальные.

К общим функциям относятся:

• 
  информационная – любой документ создается для сохранения информации;
  
• 
  социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
  
• 
  культурная – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, исторических или дипломатических.
  

К специфическим функциям документов относятся:

• 
  управленческая – документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления;
  
• 
  правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых отношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты;
  
• 
  функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию документы приобретают после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.
  

3.2.3. Система документации и культура оформления документов

Документы входят в систему документации в качестве ее элементов.

Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на документы личного происхождения и официальные документы.

Документы личного происхождения подразделяются на личную переписку, дневники, мемуары.

Официальные документы в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т. д.

Документы и документационное обеспечение функциональны по своей природе и содержанию

---

, одновременно выполняя между субъектами коммуникационного взаимодействия не только функции сохранения, защиты и передачи информации, но и управленческую, правовую, политическую, экономическую, социальную, научную, историческую, психологическую, культурную и др. функции, при этом документы и документационное обеспечение управленческого процесса можно условно классифицировать.

Таблица 1. Условная классификация документов и документационного обеспечения управленческого процесса.

№	Основные		направления	Разновидности документов и
п/п	классификации			документационного обеспечения
1.	по времени создания			первичные, вторичные
2.	по назначению			организационно-распорядительные,
				информационно-справочные, учетно-
				расчетные, правовые и нормативно-
				правовые и др.
3.	по способу подготовки			рукописные,		машинописные,
				электронные,		изобразительные,
				печатные и др.
4.	по содержанию			текстовые,		аудиовизуальные,
				идеографические,		мультимедийные и
				др.
5.	по		носителю	бумажные,	электронные		для
	документированной			закрепления,		хранения	и
	информации			воспроизведения		речевой, звуковой
				или изобразительной информации
6.	по	необходимости		читаемые человеком, читаемые с
	применения		технических	помощью ЭВМ и др.
	средств	на	обработку
	информации
7.	по направлению отправки			входящие, исходящие
8.	по месту подготовки			внешние, внутренние
9.	по виду распространения			для широкого круга лиц, для
				ограниченного числа пользователей
10.	по степени секретности			для специального использования,
				секретные, совершенно секретные и
				др.
11.	по времени действия			с ограниченным сроком действия, с
				не ограниченным сроком действия
12.	по способу	воспроизведения		ручными, автоматическими

---

Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами. Текст делового документа должен быть кратким, учитывать не только особенности адресата, но и его возможную реакцию на информацию, изложенную в документе, при этом любая избыточная информация не допускается.

Точность составления, к примеру, текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример – многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг., км., р., коп., и т.п. При составлении деловых документов употребляется набор устойчивых синтаксических конструкций.

Высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных, т.е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько видов систем документации:

• 
  организационно-правовая документация;
  
• 
  плановая документация;
  
• 
  распорядительная документация;
  
• 
  справочно-информационная документация;
  
• 
  справочно-аналитическая документация;
  
• 
  отчетная документация.
  

Для каждого вида систем документации разработаны стандарты оформления документов.

Ознакомимся с некоторыми из них.

Организационно-правовая документация.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждений. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

---

Смотрите также файлы

• Рабочая программа внеурочной деятельности Занимательная география.doc

• План конспект дополнительное занятие.docx

• Тесты воуд по дисциплине Введению в биологию.docx

• Задание в чем заключается концепция социальноэтического маркетинга.doc

• Должна совпадать с темой на титульном листе.docx