Файл: Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации.docx

Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Курсовая работа

по	Документационное обеспечение управления и архивоведение
	дисциплине/междисциплинарному курсу

Тема:	Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации.
	тема работы

Выполнил(а) студент(ка)	3	курса, группы	2009-1200-85
	Жукова Виктория Александровна
	фамилия имя отчество
Руководитель работы
	ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа

Рецензия
	актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах
Проверил
		Оценка. Подпись руководителя работы
		«____» ____________ 20 ___ г.

---

Пермь 2023__
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………..…………3

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА   ПРЕДПРИЯТИИ……………………………………………….…….………..5

1.1Понятие «документооборот», его развитие и

нормативно- государственная регламентация…………….……………………5
1.2 Законодательные акты и нормативно-методические материалы 

регламентирующие правил документирования и организацию работы с

документами……………………………………………………………………..10 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА………….………...……………….12 2.1. Номенклатура, формирование дел и классификационная Схем……...…16
2.2. Подготовка и передача дел в архив……………………………….……...19
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………….………………………...……..…….21
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………….….……..……23
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот — сложносоставное слово («документ» и «оборот»). То есть, документооборот — это жизненный цикл документа: от оформления и до архивации.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что в современном мире существует огромное количество предприятий и на каждом из них есть документы. Эти документы в целом составляют документооборот. 

Работа любого предприятия связана с документами. Непрерывные и оперативные действия с входящей, исходящей или внутренней  документацией (с момента ее получения или создания до отправки в пункт назначения  или сдачи на сохранение) обеспечивает грамотное   функциони-рование и выгодное развитие организации. Поэтому документооборот – это важная составляющая любого бизнеса. 

Согласно ГОСТу Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Документы могут быть оформлены на бумажных носителях и в электронном формате. Поэтому и документооборот может быть разный: стандартный, электронный и смешанный.

Все документы организации делятся на три документопотока:

• 
  входящие (поступающие)  документы
  
• 
  исходящие (отправляемые) документы
  
• 
  внутренние документы
  

Следуя из всего вышесказанного, целью моей курсовой работы является изучение анализа структуры документооборота организации. 

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие

---

задачи:
1. Определить общую структуру документооборота;
2. Изучить законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами;
3. Проанализировать документооборот: исследовать его этапы, определить сильные и слабые стороны, а также рассмотреть направление оптимизации.
Объект исследования – документооборот организации.
Предмет исследования – анализ структуры документооборота предприятия.

В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,  регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Цель - изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации В соответствии с поставленной целью определены задачи: 

1. 
   Изучить нормативные методические документы, регламентирующие организацию документооборота;
   
2. 
   Проанализировать основные виды и структуры документопотоков;
   
3. 
   Охарактеризовать порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами
   
4. 
   Провести анализ деятельности и организации документооборота “МБДОУ МАЙСКИЙ”
   
5. 
   Проанализировать объем документооборота в “МБДОУ МАЙСКИЙ”
   
6. 
   Проанализировать нормативные и методические документы по рассматриваемой теме.
   

 Методология исследования включает  в себя общенаучный,   общеисторический и конкретно  исторический методы, а также  выработанные современной наукой методы анализа, синтеза, абстрагирования и структурно функционального подхода. Основным общеисторическим методом, на котором  основывалась данная работа, был принцип историзма, а также его частные случаи историко-генетический

---

, сравнительно-исторический, историкоти-пологический и историко-системный методы. Работа состоит из введения, трех разделов, в каждом по два подраздела, заключения и  списка использованных источников. В первой главе рассматривается   информационная подсистема управления, а также дается характеристика типов нормативных документов. Во второй главе проводится исследование нормативного обеспечения на “МБДОУ МАЙСКИЙ”. В третьей главе предлагаются мероприятия по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на данном предприятии.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА

ПРЕДПРИЯТИИ

1. 
   ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ», ЕГО РАЗВИТИЕ И НОРМАТИВНО-ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ
   

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, который включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации. От одного неправильно оформленного документа может зависеть судьба человека, будущее компании, успешность проекта. Поэтому вопросы документационного обеспечения управления (ДОУ) заслуживают пристального внимания. Термин «делопроизводство» появился в устной речи на Руси приблизительно в XII веке и означал процесс решения некоторого вопроса (производства «дела»). В ходе решения вопроса возникала  необходимость закрепления, фиксации результата. Для этого создавали документы.  Таким образом, под делопроизводством понимался процесс создания и сбора документов, фиксирующих информацию о ходе решения некоторого вопроса.

Современное делопроизводство включает:

1. 
   Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);
   
2. 
   Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). 
   

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Классификация документов осуществляется по различным признакам. Наиболее общим из них является деление документов на личные и официальные. Личные документы составляются вне сферы трудовой деятельности человека.

---

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение  

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.

В технологию работы с документа­ми входит:

1. 
   Прием и первичная обработка документов;
   
2. 
   Их предварительное рассмотрение и распределение;
   
3. 
   Регистрация документов;
   
4. 
   Контроль исполнения документов;
   
5. 
   Информационно-справочная работа;
   
6. 
   Исполнение документов;
   
7. 
   Их отправка;
   
8. 
   Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
   

Раскроем некоторые из перечисленных понятий.
Реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.
Информация— сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка- историческим источником, кибернетика-документалиста -носителем информации.

---