Файл: Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации.docx

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.
Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

1. 
   Справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);
   
2. 
   Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
   
3. 
   Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. Находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);
   
4. 
   Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);
   
5. 
   Справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);
   
6. 
   Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);
   
7. 
   Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);
   
8. 
   Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.
   

2.1. НОМЕНКЛАТУРА, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ  И

КЛАССИФИКАЦИОННАЯ СХЕМА

Для правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их   хранения, оформленный в установленном порядке. Проще говоря,   номенклатура дел это простейший классификатор, позволяющий быстро  разложить документы  по папкам (делам) для оперативного поиска их в  случае необходимости. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, который несет ответственность за работу с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с начала января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по форме и включает в себя нижеследующее:

1. 
   наименование предприятия
   
2. 
   наименование вида документа дату
   
3. 
   индекс
   
4. 
   место составления
   
5. 
   гриф утверждения
   
6. 
   заголовок
   
7. 
   текст
   
8. 
   подпись
   
9. 
   гриф согласования.
   
10. 
    Номенклатура дел:
    
11. 
    закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
    
12. 
    систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
    
13. 
    служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
    
14. 
    является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
    При формировании документов в дела используются признаки  заведения дел, это:
    

---

1. 
   Номинальный;
   
2. 
   Предметно-вопросный;
   
3. 
   Авторский;
   
4. 
   Корреспондентский;
   
5. 
   Географический;
   
6. 
   Хронологический.
   

Номинальный признак - основанием для группировки документов служат названия документов. По этому признаку документы одного названия (приказы, планы, отчеты) отделяются от документов другого названия и группируются в отдельные дела. 2. Предметно-тематический признак. При группировке документов в дела по этому признаку за основу берут их содержание, предметы, вопросы, которые в них отражены. По этому признаку группируют, например, судебные дела, личные дела, документы о строительстве  жилого дома и т.д. 3. Авторский признак – этот признак предполагает группировку в дело документов одного автора, например, «Постановления коллегии Министерства сельского хозяйства УР», «Приказы Министерства культуры РФ и УР по вопросам театрально-концертной деятельности». 4. Корреспондентский – служит для группировки переписки. На каждого корреспондента заводится отдельное дело, например «Переписка с Министерством природных ресурсов и охраны окружающей среды УР по геологическим вопросам», «Переписка с Министерством финансов УР по вопросам финансирования», «Переписка с налоговой инспекцией Ленинского района по вопросам налогообложения». 5. Географический – он предполагает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории, например, «Переписка с предприятиями Пермского района». 6. Хронологический – по этому признаку группируются документы в дело за определенный период времени: «Полугодовые отчеты отделов Министерства», «Годовой бухгалтерский отчет».

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и необходимо соблюдение следующих требований:
1. Раздельно группируются: документы постоянного и временного сроков хранения; подлинники и копии документов; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; утвержденные документы и их проекты;
2. В дело включается по одному экземпляру каждого документа;
3. Документ, помещенный в дело, должен быть оформлен по гос. стандартам и нормативным актам;
4. Каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
5. В дело формируются документы одного календарного года, кроме переходщих дел, которые не закрываются по окончании года, например,  личные дела сотрудников;

---

6. Толщина одного дела не должна превышать 4 см;
7. Приложения к документам должны присоединяться к тем документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления или утверждения;
Документы в деле располагаются в следующем порядке: основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Неисполненные документы, дублирующие, разрозненные экземпляры, подлежащие возврату в дело не подшиваются.

2.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
 По окончании делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам со сроками хранения.
Это делается для определения сроков хранения на основе оценки и информационной ценности документа.
Для проведения экспертизы ценности документов и для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб и других вопросов, создаются постоянно действующие комиссии .
Экспертная комиссия действует на основании Положения, утвержденного   руководителем.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. По ее результатам составляются описи дел для постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Опись дел - это учетный документ, обеспечивающий оперативный поиск документов, составляется в 3-х экземплярах: один для ведомственного архива, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается  на предприятии.
Предархивная подготовка делится на две процедуры: оформление и описание дел.
Полное или частичное оформление зависит от сроков хранения документов:
дела свыше 10-летнего срока хранения подлежат полному оформлению;
дела до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела: -перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;

1. 
   Нумерация листов в правом верхнем углу арабскими цифрами;
   
2. 
   Составление внутренней описи для ценных бумаг;
   
3. 
   Составление заверительной надписи дела;
   
4. 
   Подшивка в твердую обложку темную из картона на 4 прокола с веревочными завязками или переплет;
   
5. 
   Внесение необходимых изменений дела в реквизиты обложки.
   

---

В случае отсутствия ведомственного архива на  предприятии обязанности  архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечает за сохранность документов и своевременную сдачу ее в госархив.
В случае прекращения деятельности предприятия, отсутствия условий для хранения документов, по желанию самой организации или ее нестабильности, организация может сократить срок хранения в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы была достигнута путём реализации поставленных задач.В результате проведённого исследования по теме «Анализ структуры документооборота» можно сделать ряд следующих выводов: 
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого
информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.
ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений,  документационное обеспечение которых как процесс, включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решений (составление проекта) Возможность исследования и проведения анализа документооборота обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).
При работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота (далее – СЭД). Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Передовиками в процессе распространения СЭД выступили организации государственного сектора и крупные промышленные компании. В настоящее время к ним присоединяется все большее количество образовательных учреждений, что не в последнюю очередь связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие  качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения  поручений.

---

Системы электронного документооборота – обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информации коммуникационных технологий. Внедрение СЭД способствует: повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации; упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса; максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде.
К современным технологиям документооборота относится: технологии преобразования бумажного документа в электронный; технологии хранения документов на базе файловой системы; технологии быстрого поиска информации; технологии сжатия информации и т.д. В целом современные  системы электронного документооборота  представляют собой широкий  спектр инструментов автоматизации ведения  делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес процессов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 1. А.А. Раздорожный Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие / А.А. Раздорожный. - М.: ИНФРА-М, 2020.

2. Андреева В.И. «Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). Бизнес-школа Интел-Синтез, Издание 2-е, перераб.и доп.-М.,2020г.

3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. «Документационное обеспечение управления. Делопроизводство». М.:Инфра-М,2018г

4. Гражданский кодекс РФ (части I,II,III). – М.: Проспект, 2002. – 125 с.

5. ГОСТ Р 7.0.97-2016– 98. Делопроизводство и архивное дело.

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятие и принципы

7. И.В. Гваева Делопроизводство. Справочник / И.В. Гваева, С.В. Собалевский. - М.: Тетралит, 2018.

8.  Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство: учебное пособие». ИНФРА-М-М, 2020

9.  Корнеева А.П., Амелина А.М., Занребальный А.П. «Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы». М.: Проспект, 2019г.

10. Колышкина Т.Б. «деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство» М.: Юрайт,2020г.

---