Файл: Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации.docx

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на  термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ»  следует раскрыть и понятие «реквизит».
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия изго­тавливается  на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом. Совокупность реквизитов составляет формуляр документа.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и  официальные и др.

---

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.
Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные  документы, используемые в текущей деятельности организации.
Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства, можно сделать вывод, что в ней отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. 

1.2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ И НОРМАТИВНО МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРАВИЛ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ С

ДОКУМЕНТАМИ
Нормативная база делопроизводства – это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. 

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации (Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах", Закон Российской Федерации  

"О стандартизации", указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов 

Исполнительной власти. Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др.

---

Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими.
Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок

 стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.
Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.
Единые требования к оформлению документов зафиксированы в 

Государственном стандарте (ГОСТ). Государственная система 

документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к  документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях  (объединениях), в  учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации,  совершенствование работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами,  организации службы документационного обеспечения  управления.
Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную 

архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

 

2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Регистрация документов — процедура, подтверждающая создание или получение документа. Она заключается в присвоении документу  регистрационного номера и внесении основных сведений о нем в регистрационно-контрольную карточку.

Все документы организации подразделяются на два вида:

• 
  регистрируемые;
  
• 
  нерегистрируемые. 
  

---

  К регистрируемым документам относятся все бумаги, которые требуют учёта, ответа и исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. Система регистрации документов в организации учитывает и документацию, которая создается и используется внутри организации, и исходящую, ту, которая поступает извне — от других компаний и физических лиц.

внутренние документы делятся на группы по видам и также регистрируются отдельно.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие  исполнения, перечень которых утверждается руководителем предприятия. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов. 

Контроль исполнения включает в себя:

-постановку на контроль;

-предварительную подготовку и регулирование хода исполнения;

-снятие с контроля;

-направление исполненного документа в дело;

-учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

-информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» или словом, штампом со словом «контроль». Контроль осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), секретариат. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в днях. Сроки определяются руководителем, если в тексте документа не указана дата, к которой требуется прислать ответ. Перенесение срока исполнения может разрешить руководитель  предприятия при наличии уважительных причин, которые  должны указываться в  докладной записке от исполнителя.
Регистрационные формы подразделяются на регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки (РКК) в зависимости от объемов регистрируемых документов.
Регистрационные журналы применяются при небольшом количестве регистрируемых документов, так как на поиск необходимых документов тратиться много времени, т.к. приходится вести несколько журналов регистрации по входящей, исходящей, внутренней документации, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Также по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как возникает необходимость вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточка. Работа с РКК позволяет более оперативно вести информационно-справочную работу и проводить контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах и это дает возможность создавать несколько справочных картотек и в том числе контрольную картотеку.

---

Регистрационно-контрольные карточки удобны в работе при большом объеме документов разных видов, РКК позволяют не производить повторную регистрацию в подразделениях, т.к. один экземпляр можно передавать вместе с документом исполнителю.
При ведении карточной системы регистрации документов служба ДОУ должна подготовить к новому календарному году специальные  нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Формы регистрационных журналов и карточки определяется службой ДОУ.
Сроки хранения различаются на группы: 

1. 
   Дела со сроком хранения до 10 лет
   
2. 
   Дела со сроком хранения свыше 10 лет
   
3. 
   Дела со сроком хранения «постоянно».
   

В итоге можно отметить, что контроль за исполнением документов на предприятии далеко не совершенен.
В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

1. 
   Не используется система электронной почты, с помощью которой происходит предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с  уведомлением о прочтении).
   
2. 
   Отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
   
3. 
   Недостаточно развит автоматизированный контроль на предприятии;
   
4. 
   Несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа равным исполнителям в процессе выполнения одной и то же операции.
   
5. 
   Неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
   

Необходимо во первых, срочно совершенствовать автоматизированные технологии, т.к. использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

---